Coordinateur administratif de la délégation ministérielle à l'encadrement supérieur H/F

Environnement professionnel :
Localisation administrative et géographique/Affectation :
Ministère de la culture - Secrétariat général
Délégation ministérielle à l'encadrement supérieur
182, rue Saint-Honoré - 75033 Paris cedex 1

Description du service :
La délégation ministérielle à l'encadrement supérieur (DMES) placée sous l'autorité directe du secrétaire général du ministère, est chargée de coordonner et de mettre en oeuvre la politique ministérielle des ressources humaines en matière d'encadrement supérieur dans le cadre des lignes directrices de gestion interministérielle fixées par la délégation interministérielle à l'encadrement supérieur de l'Etat (DIESE).
Elle est, notamment, chargée :
- d'accompagner les cadres supérieurs du ministère dans leur parcours professionnel et de les conseiller en matière de mobilité ;
- de promouvoir et mettre en oeuvre des actions d'accompagnement individualisé des cadres supérieurs ;
- de mettre en oeuvre le dispositif d'évaluation collégiale des cadres supérieurs ;
- d'accompagner la professionnalisation des processus de recrutement.
La DMES est composée de 7 agents.

Liaisons hiérarchiques : le délégué et son adjoint

Liaisions fonctionnelles : ensemble des membres de l'équipe de la DMES, secrétariat et chefferie de cabinet du SG et du SGA, Directions générales, services déconcentrés et établissements publics, délégation interministérielle à l'encadrement supérieur de l'Etat (DIESE.).

Missions et activités principales :
Sous l'autorité directe du délégué ministériel à l'encadrement supérieur et de son adjoint, et en lien avec les membres de l'équipe de la DMES, le ou la titulaire du poste exerce les fonctions de coordinateur administratif de la délégation et assiste le délégué et éventuellement son adjoint.
À ce titre, il assure principalement :
1-     L'ensemble du suivi administratif des recrutements des emplois de direction (chefs de service, sous-directeurs, experts de haut niveau, directeurs de projets, postes de direction de l'administration territoriale de l'Etat/DATE) : réception des candidatures, établissement des tableaux de suivi des candidatures, accusés de réception auprès des candidats, pré-examen de l'éligibilité des candidatures, convocation des candidats, constitution des dossiers pour les comités d'audition, réponses aux candidats à l'issue des processus de recrutement ;
2-     Le suivi administratif de la procédure du tour extérieur des administrateurs de l'Etat :
Pour la phase de pré-sélection des candidats : mise à jour de l'arrêté de composition du comité de pré-sélection ministériel, planification des réunions, préparation des dossiers, planification des jurys blancs et des séances de préparations diverses des candidats présélectionnés.
3-     L'organisation du parcours d'accueil des nouveaux cadres supérieurs du ministère (sorties INSP/INP/ Chaillot, tours extérieurs etc.) : organisation des réunions, déplacement en lien avec les DG, les services déconcentrés et les établissements publics ;
4-     Le suivi des déclarations d'obligations déontologiques du périmètre concerné de l'encadrement supérieur en cas de 1ère nomination et de renouvellement de mandat : assurer une veille des nominations au JO, l'envoi de mails aux cadres concernés, le suivi des retours et les réponses de premier niveau.
Par ailleurs, le coordinateur aura la responsabilité :
5-     De l'organisation des réunions et de la préparation administrative des « revues annuelles des cadres et des talents » : fixer et préparer les réunions préparatoires et finales, en lien avec les autorités d'emploi correspondantes et les DRAC/DAC ;
6-     Du suivi et le traitement des messages de la boîte mail fonctionnelle de la DMES pour traitement direct ou redirection vers les membres de l'équipe et une partie des prises de rendez-vous du délégué.
7-     D'assister le délégué sur l'ensemble des missions administratives (tenue d'agenda, prises de rendez-vous)
Le coordinateur administratif pourra se voir confier d'autres missions, en fonction des dossiers et actualités de la DMES.

Description du profil recherché :

Compétences techniques/ Savoir-faire :
-Maîtrise de l'environnement Windows (excel, word, outlook) et de RESANA
-Bonnes capacités rédactionnelles
-Connaissance du ministère, de ses missions et de ses services
-Gestion d'agenda, prises de contact téléphoniques

Savoir-être (compétences comportementales) :
-Discrétion et confidentialité impératives
-Esprit d'équipe et sens du service
-Esprit d'initiative
-Méthode, organisation, rigueur

Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur handicapé.

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.