Secrétaire administrative

Le ressort de la cour d’appel de Paris s’étend sur 6 départements (75, 93, 94, 91, 77 et 89). Il compte actuellement 9 tribunaux judiciaires, 19 tribunaux de proximité, 11 conseils des prud’hommes et 8 tribunaux de commerce.

La cour d’appel de Paris qui connaît de compétences régionales, interrégionales ou nationales comprend 8 pôles et 79 chambres. La chaîne civile, sociale et commerciale est composée de 55 chambres et gère un stock de 51 341 affaires. La chaîne pénale regroupe 16 chambres correctionnelles, 8 chambres de l’instruction, 1 service des assises et gère un stock de 11 510 affaires.

La cour d’appel de Paris a un effectif localisé de 324 magistrats (249 magistrats du siège, 75 magistrats du parquet général hors placés) et de 371 fonctionnaires (40 A, 189 B et 142 C).

Le secrétariat de la Procureure générale et de son cabinet se présente en deux services :
·         Le secrétariat particulier de Mme la Procureure générale, composé de 2 secrétaires administratives, représentant 2 ETPT ;
·         Le pôle « ressources humaines magistrats ››, composé de 2 adjointes administratives, représentant 2 ETPT.

Les missions doivent être gérées dans le cadre des priorités définies par la procureure générale, les secrétaires généraux et la cheffe de cabinet. Le supérieur hiérarchique est une directrice des services de greffe judiciaires.

1.       Secrétariat particulier de Madame la Procureure générale
La permanence est assurée par les deux agents de 8h30 à18hOO.
Accueil physique et téléphonique du secrétariat
Gestion de la boîte mail structurelle du service (sec.pg.ca-paris@justice.fr)
Gestion de l'agenda papier et électronique du procureur général, des rendez-vous extérieurs et des demandes de rendez-vous ;
Préparation et suivi des réunions et de toute manifestation et évènement organisé par le parquet général : réservation de salles, préparation des dossiers thématiques (reliure et plastification), édition de chevalets, etc. ;
Dactylographie, mise en forme et diffusion de notes, rapports et courriers administratifs, suivi de tableaux de bord ;
Organisation des déplacements du procureur général et de ses collaborateurs : ordres de mission internationaux, réservation des transports et de l’hébergement ; remboursement des frais de déplacement ;
Préparation et diffusion hebdomadaire du tableau de permanence du parquet général ;
Gestion (hors encadrement RH) des chauffeurs et navetteurs du parquet général, en lien avec le cabinet : tenue du tableau des déplacements, transmission hebdomadaire de l'agenda du procureur général.

2- Pôle Ressources humaines magistrats
Gestion des mails de la boite structurelle rh.pg.ca-paris@justíce.fr
Suivi des mutations et des nominations : suivi des transparences, transmission des desideratas à la Chancellerie, mise à jour du tableau de suivi, mise à jour d'ESABORA et des répertoires, préparation des dossiers physiques, demande de cartes professionnelles, etc.
Gestion du volet financier (primes « terrorisme ››, primes modulables, astreintes ressort): transmission au secrétaire général et au SAR, notification aux secrétariats des procureurs (pour les primes modulables), intégration dans ESABORA et classement au dossier
Suivi de la campagne CET des magistrats du parquet général et des substituts placés : liquidation des congés, transmission des formulaires d'options, envoi des notifications
Gestion des demandes diverses : mise à jour des informations personnelles, positions administratives (détachement, mise en disponibilité), temps partiel, décharge syndicale, cumul de rémunérations, formations / stages, habilitation / délégations /ordre de mission
Arrêts maladie : transmission au SAR, mise à jour ESABORA, classement au dossier
Départs en retraite : accusé de réception de la demande et envoi au SAR

3- Gestion et suivi des dossiers des magistrats honoraires
Réception des candidatures : création du dossier, transmission pour avis des chefs de cour, transmission à la DSJ, réception du PV d'installation et du décret de nomination ;
Réception des états de vacation et transmission au SAR
Etablissement annuel des propositions de mission et notification
Avocats honoraires : réception du dossier de candidature, demande de B2 et enquête de moralité, transmission pour avis chefs de renvoi et envoi du dossier à la Première présidence 

Connaissances

Règles statutaires
Droit de la fonction publique
Organisation judiciaire et administrative
Outils bureautique
Règle de la correspondance administrative e

Savoir-faire

Maitrise des logiciels métiers : LOLFI
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Maîtriser les techniques d’accueil
Capacité à rendre compte
Maîtriser les nouvelles technologies
Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi
Faire preuve de polyvalence
Faire preuve de discrétion

 
Savoir-être

Avoir le sens de l’organisation et de la rigueur
Avoir le sens des relations humaines
Aptitude au travail en équipe
Discrétion professionnelle
Sens de l’initiative

1PV réservé aux fonctionnaires

IFSE 3

Organisation de travail : 37h30

Restauration : Self sur place

Accessibilité en transport / Parking :  la Cour d’appel est accessible en transports (station châtelet, cité, saint-michel à proximité).