Agent administratif du service Etat Civil et Elections
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Vos missions en quelques mots
• Tenue de la liste électorale
• Inscriptions des citoyens Français et Etrangers de l’UE
• Contrôle de l’inscription au vu des justificatifs
• Saisie informatique
• Changements d’adresse et des modifications d’état-civil
• Tenue du registre des retours de cartes, propagandes et courriers :
• Saisie des nouveaux retours sur logiciel
• Enquêtes sur les électeurs (annuaire etc.)
• Purges des retours chaque année
• Vider les enveloppes et les classer par ordre alphabétique
• Etablissement de la liste des personnes à proposer pour radiation
• Soumettre les inscriptions volontaires et les radiations d’office à la Commission de contrôle
• Leur soumettre les inscriptions volontaires et d’office, les radiations demandées par l’INSEE, les décès et les radiations d’office (proposés par notre service)
• Tenue du registre des procurations :
• Enregistrer les nouvelles procurations sur le registre
• Saisie informatique
• Porter les mentions correspondantes aux procurations sur la liste d’émargement et sur la liste générale
• Après l’élection, enregistrer les procurations arrivées tardivement et écrire aux électeurs concernés
• Purge
• Contrôler et archiver les procurations périmées
• Mise à jour de la liste électorale : saisie sur logiciel
• Traiter les notifications envoyées par l’INSEE
• Mise à jour de la liste électorale sur le logiciel
• Jurés d’assises (informatique)
• Ecrire aux électeurs pour les informer, attestations à nous retourner
• Etablir le tableau des électeurs tirés au sort avec date et lieu de naissance, profession, domicile et l’envoyer au Greffe de la Cour d’Assises
• Accueils physiques et téléphoniques
• Mariages
• Recensement militaire
• Affranchissement courrier et dépôt à la poste
• Régisseur suppléant
• Gérer l’état civil
• Contrôler l’authenticité des attestations fournies
• Mariages et publications extérieures
• Naissances et naissances extérieures
• Reconnaissances
• Changement du nom de famille
• Décès et transcriptions
• Duplicatas de livrets de famille
• Délivrance d’actes
• Avis de mention
• Attestations d’accueil
• Baptêmes
• Envois INSEE
• Classement et de suivi des dossiers.
• Gérer les demandes du service.
• Gestion du courrier.
• Mettre en place et renseigner des tableaux de bord liés aux actions confiées à l’agent.
• Renseigner les interlocuteurs et relayer l’information
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
• Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous.
• Etre le relais d’informations avec le supérieur hiérarchique
Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o083260910000111-agent-administratif-service-etat-civil-elections?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".
Profil recherché
Compétences nécessaires :
Secrétariat
Savoir-faire :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels
- Rédiger des documents administratifs
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Savoir-être :
- Avoir le sens de l’accueil
- Ecouter et reformuler les demandes,
- Comprendre les Administrés et prendre en compte leurs attentes
- Faire preuve d'adaptation
- Faire preuve d'esprit d'équipe
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
Etat-Civil
Savoir-faire :
- Information générale relative à l'état civil
- Conventions internationales sur la délivrance des actes
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
- Procédures administratives de délivrance des actes d'état-civil
- Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants
- Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom
- Maitrise du logiciel de gestion de l'état-civil
- Notions de généalogie
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.)
- Droit des étrangers résidant sur le territoire
- Tenue des registres
- Tribunaux (TI, TGI)
Savoir-être :
- Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue
- Calme et maîtrise de soi
- Rigueur et sens de l’organisation
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie
Cimetière :
Savoir-faire :
- Bonne connaissance en matière de règlementation funéraire
- Connaître les droits en matière de donations et des reprises de concessions Savoir-être :
- Faire preuve de discrétion
- Être à l’écoute
Elections :
Savoir-faire
- Bonne connaissance en matière de la réglementation des élections,
Savoir-être
-Rigueur et sens de l’organisation
- Discrétion et confidentialité
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Secrétaire de mairie
Il y a 1 jour
Le Bourg-d'Oisans, Auvergne-Rhône-Alpes, France Communauté de Commune de l'Oisans Temps pleinÀ propos de Communauté de Commune de l'OisansLa Communauté de communes de l’Oisans (environ 11 000 habitants à l’année et jusqu’à 100 000 l’hiver) comprend 19 communes membres et emploie 120 collaborateurs qui interviennent sur le territoire dans des domaines de compétences très variés : protection de l’environnement, aménagement du...
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Secrétaire de mairie
Il y a 4 jours
Le Bourg-d'Oisans, Rhône-Alpes, France Communaute Com De L'Oisans Temps pleinNotre service de secrétariat commun aux mairies du territoire recherche un(e) secrétaire à temps complet, en contrat à durée déterminée, pour assurer le remplacement d'une secrétaire de mairie momentanément indisponible. Prise de poste dès que possible Les missions Sous la responsabilité fonctionnelle des Maires et sous la responsabilité...
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Chargé(e) de la police administrative relative aux armes
Il y a 3 semaines
6, avenue Charles de Gaulle 43000 LE PUY-EN-VELAY - Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Haute Loire (43), Auvergne-Rhône-Alpes Ministere Interieur Temps pleinInformations générales Référence BA043ATC-114690 Date limite de candidature 31/12/2026 Intitulé long de l'offre Chargé(e) des polices administratives relatives aux armes, auxemplois liés à la sécurité – Référent(e)...
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Directeur Général Adjoint Des Services
Il y a 3 semaines
Le Pont-de-Beauvoisin, Auvergne-Rhône-Alpes, France Fonction publique Territoriale Temps pleinVos missions en quelques mots La commune de Pont de Beauvoisin Isère (3 700 habitants) est située entre Chambéry et Voiron , à proximité des lacs et montagnes. Elle possède de nombreuses installations et services publics tels qu’un hôpital , une gare SNCF, de nombreux établissements scolaires (2700 scolaires), une gendarmerie, une caserne de...
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CAIOM - Directrice / Directeur adjoint de cabinet
Il y a 3 semaines
6, avenue Charles de Gaulle 43000 LE PUY-EN-VELAY - Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Haute Loire (43), Auvergne-Rhône-Alpes Ministere Interieur Temps pleinInformations générales Référence 043ATK0004-114256 Date limite de candidature 31/12/2026 Versant Fonction publique d'Etat Catégorie Catégorie A+ (Encadrement supérieur - Autres emplois fonctionnels) Nature de l'emploi Emploi...
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Agent Gestion Administration Du Personnel Civil
Il y a 1 jour
CAMP DE BRIENNE 10500 BRIENNE LE CHÂTEAU - Europe, France, Grand Est, Aube (10) Choisir le Service Public Temps pleinInformations générales Organisme de rattachement Service interarmées des munitions (SIMu) Référence DEF_44-00060807 Date...
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Gestionnaire en défense et sécurité civile
Il y a 6 jours
BAR LE DUC - Europe, France, Grand-Est, Meuse (55), Grand-Est Ministere Interieur Temps pleinInformations générales Référence BA055ATB-127879 Date limite de candidature 23/11/2026 Versant Fonction publique d'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou...
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Agent administratif polyvalent
Il y a 7 jours
Soppe-le-Bas, Grand Est, France Fonction publique Territoriale Temps pleinVos missions en quelques mots Nous recherchons un agent administratif polyvalent pour renforcer l’équipe administrative et contribuer à assurer le bon fonctionnement de la mairie en collaboration étroite avec le maire, les élus et la secrétaire générale.Ce poste offre l’opportunité d’intégrer une collectivité dynamique et pourrait...
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Assistant de gestion administrative
Il y a 6 jours
Le Grand-Celland, Normandie, France Fonction publique Territoriale Temps pleinVos missions en quelques mots Sous la directive des élus, vous travaillerez en collaboration avec la secrétaire générale de mairie qui met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.Vous assisterez la secrétaire générale de mairie dans...
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Agent administratif polyvalent
Il y a 1 semaine
Le Mesnil-Esnard, Normandie, France Fonction publique Territoriale Temps pleinVos missions en quelques mots Placé(e) sous l’autorité de la Responsable Etat-Civil / Cimetière, vous accueillez, orientez et renseignez le public et vous exercez des missions complémentaires en qualité d’officier d’état civil et en lien avec le secrétariat technique. Par ailleurs, vous assurez la gestion des CNI / passeports.Accueil de la...