Agente polyvalente
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Vos missions en quelques mots
Votre environnement professionnel :
Au sein du cabinet, le pôle administratif et technique du bureau fonctionnement et moyens est composé de 7 agents. Il est chargé de coordonner et réaliser les activités liées au fonctionnement du Conseil d’Etat.
Liens hiérarchiques et fonctionnels :
N+1 : Cheffe du bureau fonctionnement et moyens
N+2 : Cheffe de cabinet
Vos missions :
Sous l’autorité de la cheffe de bureau et de son adjointe, vous assurez la gestion du courrier et des navettes, les activités de logistique, les travaux de reprographie et le suivi des stocks, notamment:
1/ Gérer le courrier : réceptionner, trier et distribuer le courrier interne et externe ; affranchir et expédier les courriers simples ou spéciaux et les colis ; préparer et réceptionner les navettes de courrier entre les différents sites et les liaisons selon les besoins ; identifier, préparer et numériser les courriers dans l’application de gestion électronique des documents (ELISE) ; veiller à la maintenance des équipements, signaler les dysfonctionnements et gérer le dépannage ; assurer la confidentialité des courriers, gérer les urgences et les priorités.
2/ Elaborer les commandes et distribuer des fournitures, suivre les stocks : préparer les commandes, réceptionner et vérifier la conformité des livraisons, alimenter les copieurs en papier, préparer les places de travail, réapprovisionner les salles et les services en fournitures, stocker et assurer un suivi pour éviter toute rupture ou surstock ; réaliser des inventaires.
3/ Assurer un renfort administratif : mettre à jour les dossiers sur le réseau et l’archivage ; assurer la veille de la boîte fonctionnelle, traiter les demandes et trier les messages, maintenir un bon niveau de communication avec les services et prestataires ; rédiger des fiches de procédure, mettre à jour les tableaux de suivi. Une pratique de la production de graphiques avec statistiques seraient un plus.
4/ Participer à la gestion des séances d’Assemblée générale : préparation logistique de la salle, installation de la tribune, impression de chevalets ou étiquettes, réaliser le séquençage et l’archivage des enregistrements audios.
5/ Réaliser des travaux de reprographie : effectuer l’impression en utilisant le logiciel approprié, assurer les finitions et contrôler la conformité par autocontrôle ; surveiller le bon fonctionnement du matériel ; suivre le stock et les conditions de conservation des différents papiers ; le cas échéant, travailler en lien avec des prestataires extérieurs.
Vous pourrez collaborer aux autres activités du bureau, où une polyvalence sur les tâches réalisées est attendue, et occasionnellement accompagner les prestataires extérieurs, récupérer des commandes chez les fournisseurs à proximité.
Station debout prolongée avec des déplacements par escaliers et ascenseur, manutention de charges. Utilisation de matériels électriques bruyants.
Profil recherché
Vous avez une expérience sur un poste similaire ainsi qu'une capacité à travailler en binôme.
Vous maitrisez les compétences et savoirs suivants :
Connaissances
Techniques de tri, distribution et d'étiquetage du courrier
Gestion des stocks et inventaires
Vérifier la qualité des opérations logistiques et des travaux réalisés
Notions de normes hygiène et sécurité, de procédés d'entretien du matériel
Outils informatiques et bureautiques (Outlook, Excel, Word, Reprographie)
Savoir- faire
Aptitude à suivre des procédures très formatées
Mettre en œuvre les règles d'affranchissement du courrier et des colis
Maintenir une communication régulière et claire avec l’ensemble des interlocuteurs
Gestion administrative des dossiers et mise à jour du suivi
Sens de l’organisation et de la gestion du temps selon les priorités
Savoir-être
Qualités relationnelles, d’adaptabilité aux interlocuteurs, d’écoute et de discrétion
Savoir rendre compte et alerter
Faire preuve d’autonomie, de dynamisme et de réactivité
Esprit d’équipe et capacité d’adaptation
Qualités de précision et de rigueur
La réussite sur le poste repose sur une réelle aptitude à communiquer de manière fluide et à travailler en équipe permettant d’interagir efficacement au sein de votre environnement de travail.
POUR CANDIDATER :
Votre candidature doit obligatoirement être déposée sur la plateforme Choisir le service public.
Elle comprendra impérativement une lettre de motivation et un CV dans lesquels vous préciserez votre statut (contractuel ou fonctionnaire).
Toute candidature adressée hors procédure ne sera pas prise en compte.
Localisation
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Éléments de candidature
Documents à transmettre
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Agent Polyvalent Hotellerie
Il y a 9 heures
Paris, Île-de-France Ministère des Armées Temps pleinVos missions en quelques mots - Assurer l’accueil des hébergés (en lien avec le BIRHIF).- Informer les hébergés des consignes internes, contrôler leur application et réaliser des revues de chambres.- Réaliser les états des lieux entrant / sortant.- Traiter les demandes et réclamations des hébergés, y compris celles relatives à...
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Agent polyvalent multisites
Il y a 9 heures
Paris, Île-de-France APF ENTREPRISES Temps plein 1 892 € CDDDescription de l'entreprisePremier réseau de travail adapté en France, APF Entreprises fait partie de l’Association des Paralysés de France. Le réseau accueille plus de 4200 collaborateurs dont 3800 en situation de handicap sur plus de 50 établissements en France.Elle est un acteur majeur du maintien dans l’emploi et à l’insertion professionnelle...
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Agent polyvalent de laboratoire
Il y a 8 heures
Paris, Île-de-France MNHN Temps pleinVos missions en quelques mots ContexteRattaché à l'Unité d'Appui et de Recherche 2047 - Données de recherche pour l'Histoire Naturelle, l’Écologie et l'Environnement (DoHNEE), le Service de Systématique Moléculaire (SSM) est un des plus grands plateaux techniques du MNHN. Relocalisé depuis 2021 dans des laboratoires entièrement rénovés, il...
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Agent Polyvalent Restauration F/H
Il y a 8 heures
Paris, Île-de-France Dgafp Temps pleinInformations générales Organisme de rattachement Hôpital Saint Antoine Référence APHP_SUN-9727 Date de début de...
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Agent Polyvalent Restauration F/H
Il y a 2 jours
Paris, Île-de-France Choisir le Service Public Temps pleinInformations générales Organisme de rattachement Hôpital Saint Antoine Référence APHP_SUN-9727 Date de début de...
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Agent Polyvalent Hotellerie
Il y a 5 jours
Paris, Île-de-France Choisir le Service Public Temps pleinInformations générales Organisme de rattachement Service du commissariat des armées (SCA) Référence DEF_21-00056907 Date...
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Agent technique polyvalent
Il y a 9 heures
Paris, Île-de-France Ministere Interieur Temps pleinInformations générales Référence BA075ATC-126002 Date limite de candidature 01/10/2026 Intitulé long de l'offre Agent technique polyvalent Versant Fonction publique d'Etat Catégorie Catégorie C (employé) Nature de...
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Agent Polyvalent des Services Généraux
Il y a 8 heures
Paris, Île-de-France DES Temps plein 26 369 € CDDDescription de l'entrepriseVEOLIA ENERGIE PERFORMANCE est une filiale du groupe Veolia en charge du management des ressources des sites et bâtiments industriels, experte Génie Climatique, Électrique et Air comprimé Veolia Energie Performance se positionne comme le partenaire privilégié des industriels en quête de performance énergétique. En...
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DILT-CABINET-C- Agent polyvalent soutien du cabinet
Il y a 9 heures
Paris, Île-de-France Ministère de l'interieur Temps pleinVos missions en quelques mots Groupe RIFSEEP : 1 NBI : NON Vos activités principales :Sous l’autorité directe du chef de cabinet, l’agent est notamment chargé des missions suivantes :1. Appui à la section soutien opérationnel :- la ventilation et le suivi du courrier de la DILT ;- participation à la distribution quotidienne du courrier et...
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DFCPP/C-Agent administratif polyvalent
Il y a 9 heures
Paris, Île-de-France Ministère de l'interieur Temps pleinVos missions en quelques mots Groupe RIFSEEP 2Vos activités principalesAppui administratif courant au cabinet :- gestion du courrier entrant et sortant de la direction ;- saisie et classement ;- suivi de dossiers courants ;- participation aux tâches de gestion de proximité confiées par l’encadrement.Concours à la gestion immobilière des locaux...