Assistante médico-administrative – Equipe Mobile Psychiatrie Périnatale F/H

Missions générales
Assurer l’accueil des patients et de leur entourage, ainsi que la gestion administrative de la structure médicale. Apporter un soutien aux professionnels de santé dans le suivi du parcours patient.
Missions permanentes
Accueillir, informer et orienter les patients, leurs familles et les professionnels.
Assurer l’accueil téléphonique, la gestion du courrier et le traitement des courriels.
Gérer les dossiers médico-administratifs des patients : création, mise à jour, suivi, numérisation, indexation et archivage des documents, dans le respect des procédures et de la confidentialité des données.
Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs et médicaux nécessaires au fonctionnement du service.
Assurer les échanges administratifs avec les interlocuteurs internes et les partenaires externes.
Faciliter la transmission des informations entre les différents professionnels impliqués dans la prise en charge des patients.
Missions ponctuelles et spécifiques
Organiser, planifier et assurer le suivi administratif des réunions, notamment les réunions de concertation pluridisciplinaire (RCP), les synthèses et les réunions de service.
Préparer les documents nécessaires, rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion aux interlocuteurs concernés.
Saisir et suivre les données d’activité et les statistiques du service.
Participer aux réunions des assistantes médico-administratives (AMA).
Assurer la permanence des AMA au sein des secteurs de psychiatrie du DUPMA afin de contribuer à la continuité des activités administratives.
Ces missions contribuent au bon fonctionnement du service, à la fiabilité des informations médico-administratives et à la qualité de l’accueil et de la prise en charge des patients, dans le respect du secret professionnel et de la confidentialité.

Compétences requises :
Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique, des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams) et des logiciels métiers (Orbis, DxCare ou équivalent). Bonne connaissance du secrétariat médical, de la gestion des dossiers patients, de l'organisation hospitalière et de la terminologie médicale. Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe. Capacité à traiter et transmettre les informations de manière fiable et sécurisée, à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser les priorités. Aptitude au travail en équipe pluridisciplinaire et avec des partenaires variés.

Qualités professionnelles : Sens de l'accueil, de l'écoute et de la bienveillance, discrétion et respect du secret professionnel. Rigueur, organisation, autonomie, réactivité et adaptabilité sont indispensables. Le poste nécessite également de bonnes qualités relationnelles, de la diplomatie et une capacité à gérer les urgences et à accueillir des personnes en situation de vulnérabilité.

Prérequis :
Diplôme de secrétaire médicale, baccalauréat en sciences médico-sociales ou diplôme équivalent complété par une formation supérieure en secrétariat ou dans le domaine médical. Le concours interne de l'AP-HP peut également constituer une voie d'accès. Une expérience professionnelle est souhaitée. La maîtrise de la frappe au clavier AZERTY est indispensable