Assistant adm et secrétaire

EPLEFPA Saint-Paul - FORMA'TERRA
165 Route de Mafate
CS 91 037
97 864 SAINT PAUL CEDEX

Présentation générale de l’EPL :
l’EPLEFPA Forma’Terra est un établissement multi centres (4 centres constitutifs) et multi sites de 4ème catégorie avec un pôle d’expertise autour du végétal et une forte dimension à l’internationale.
Formation continue : 2024 : 104 840 heures stagiaires
Nombre d’apprentis : 2024 : 161 apprentis
Budget EPLEFPA : 2023 : 5 200 000 €

Assurer le secrétariat administratif et pédagogique
Assurer les fonctions d’assistante de prévention
Assurer la gestion administrative du parc automobile et du matériel de l’atelier pédagogique

DESCRIPTION DES MISSIONS :
Secrétariat administratif :
- Frappe et mise en forme des courriers, tableaux et documents demandés par le directeur et secrétaire général
- Gestion de l'agenda général du directeur
- Réalisation d'un calendrier hebdomadaire
- Saisie Sylae
- Gestion pointage de l'exploitation
- Appui à la GRH sur diverses tâches (arrêts de travail, permanences, ordres de mission)
- Consultation 2 fois par jour de la messagerie institutionnelle et diffusion du courrier électronique.
- Secrétariat des différentes instances de l’établissement (CA, CoHS, CE) : établir les documents préparatoires, prises de notes pendant les conseils et établir les compte rendus.

Secrétariat pédagogique (suppléance) :
- Frappe des différents courriers et notes demandés par la directrice adjointe et le CPE
- Dossiers d’inscription : réalisation, suivi, envoi, réception et vérification
- Suivi des conventions de stages des élèves et étudiants (réalisation de la trame informatique)
- Secrétariat CCF pour les élèves ou étudiants après accord MDPH (suppléance de la vie scolaire)

Assistante de prévention - Lettre de mission
Secrétariat SST :
- Tenue et mise à jour du document unique et PPMS
- Suivi et diffusion des notes de service relatives à l'hygiène, la sécurité et la santé au travail

CHAMP RELATIONNEL :

Poste ouvert aux agents en situation de handicap

SAVOIRS :
Connaissance du fonctionnement de l’EPLEFPA et des règles administratives
Courtoisie, rigueur, esprit d’initiative et sens de l’organisation
Savoir donner une bonne image de l’établissement
Devoir de réserve

SAVOIR-FAIRE :
Savoir gérer les relations avec les interlocuteurs dans le respect des règles de discrétion et de neutralité
Travail en réseau
Maitrise des logiciels de bureautique

Personne(s) à contacter :
Secrétaire général
MOUNIAMA JEAN-FRANCOIS
jean-francois.mouniama@educagri.fr
0262 45 92 92
Consulter des conditions spécifiques à l'OM disponible sur la page emploi ministérielle : https://recrutement.agriculture.gouv.fr/rejoindre-le-ministere/postulez-a-nos-offres-demploi/