Gestionnaire administratif

CDD jusqu'au 08/04/2027.

Le Musée des Arts et Métiers a été créé en 1794 par la Convention à l’instigation de l’abbé Grégoire, pour « perfectionner l’industrie nationale ». Le Musée s’est développé aux 19e et 20e siècles et a été rouvert en 2000 après une profonde rénovation. Il conserve 80 000 œuvres.

Le poste est rattaché au Département des collections et de la recherche du musée des arts et métiers.

Activités principales

Coordination administrative et logistique du département des collections

• Organiser, centraliser les demandes, gérer les rendez-vous du chef de département, préparer les ordres du jour pour les réunions transversales, rédiger les compte-rendu ;
• Diffuser les informations en interne et externe ;
• Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, courriers) de l’activité du service et des manifestations/évènements (conférences, réunions, séminaires, colloques) ;
• Elaborer et mettre en place des outils de gestion administrative, de suivis de processus et de documents pour améliorer le fonctionnement du département (planning, tableau de bord des dépenses, espaces partagés) en lien avec le chef du département des collections ;
• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, traitement des demandes (réponse ou orientation).

Gestion et suivi du budget en relation avec les services financiers du Musée des arts et métiers et du Cnam

• Tenir le budget du département en dépenses (AE/CP) et alimenter les différents supports administratifs d’exécution budgétaires ;
• Assurer la gestion financière du département : suivi des engagements et des dépenses selon la conformité et les procédures administratives (constitution des dossiers, transmission, saisie sur SIFAC, réception des commandes et contrôle CSF, relation directe avec les fournisseurs et en lien avec les demandeurs d’achat) ;
• Suivi des factures en lien avec les chefs de service ;
• Préparer les réunions mensuelles de suivi de la consommation du département ;
• Contrôler les actes de gestion et prévention des contentieux : instruction des dossiers administratifs et financiers en vérifiant la conformité réglementaire du Cnam ;
• Suivre l’évolution réglementaire.
• Assurer une veille dans le cadre de son activité

Informations complémentaires et conditions de travail

• Temps de travail : 37h30 par semaine
• 44 jours de congés + 13 RTT sur une année universitaire (du 01/09 année N au 31/08 année N+1), à proratiser selon la durée du contrat
• Télétravail : oui, possible à raison d’1 jour par semaine après 1 mois d’ancienneté
• Gestion de projet : non

Connaissances

• Qualités rédactionnelles
• Eléments de connaissance en anglais

Savoir-faire

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte et alerter
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Alimenter des outils de suivi et de reporting

Savoir-être

• Sens de l’organisation
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel
• Réactivité
• Diplomatie

Outils

• Maitrise du Pack Office
• Logiciel de comptabilité SIFAC + (formation possible)

Informations générales

• Nature du contrat : CDD jusqu’au 08/04/2027
• Tous nos postes sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés
• Rémunération : à partir de 2 277€ brut (soit environ 1 836€ net) selon expérience
• Remboursement transport : prise en charge de 75% de l’abonnement annuel calculé sur 11 mois, soit 62,42€ dans la limite de 104,04€ par mois pour le remboursement de transport hors Ile de France, sur présentation d’un justificatif mensuel ou annuel.
• Complémentaire santé collective obligatoire et prévoyance (MGEN)

Avantages

• Restaurant d’entreprise
• Accès gratuit dans certains musées parisiens : Musée des arts et métiers, Musée du Quai Branly, Parc Zoologique de Paris, la cité des sciences, le Muséum d’Histoire Naturelle, le Musée de l’Homme, Le Palais de la Découverte.
• Association des Personnels du Cnam permettant l’accès à la salle de sport de l’établissement