Secrétaire de direction

Direction départementale de la protection des populations de la Manche
Service direction
477 boulevard de la Dollée – BP 90286 – 50006 SAINT LO Cedex

Le département de la Manche, peuplé de 500 000 habitants, compte des secteurs agricole, agroalimentaire, conchylicole et pêche parmi les plus importants au niveau national et un secteur industriel dense.
La DDPP 50 compte 78 agents répartis dans quatre services et 4 sites (Saint-Lô, antenne de Cherbourg, abattoirs de Coutances et de Méautis).

Le poste est positionné au siège de la DDPP à Saint-Lô.

Assister le directeur et la directrice adjointe dans l'organisation quotidienne et le suivi des activités de la DDPP.
Participer à la gestion comptable des BOPs métiers
Participer à la mission défense
Appui administratif à la gestion du contentieux et au service environnement

DESCRIPTION DES MISSIONS :
Aider à l’organisation du travail de la direction :
- réceptionner et filtrer les appels et courriels, gérer l’agenda, organiser les rendez-vous, réunions et séminaires, appui à la saisie dans CHORUS DT
- assurer la gestion du courrier arrivée et départ pour la direction et des documents mis à la signature du préfet
- gérer la messagerie (DDPP et direction)
- assurer les liens avec la déléguée à l’appui au pilotage et le SGCD
- gérer les besoins ou demandes (via SETNA) auprès du SGCD
- valider les demandes:
* de formation des chefs de services et des agents de la direction
* de régularisation ou de congés (CASPER)
- appui à la gestion administrative (archivage...)
- organiser le planning des astreintes et la gestion des changements
Organisation de réunions (assemblées générales, instances de dialogue social, réunions thématiques...) :
- organisation, envoi des convocations, préparation de salle et accueil
Mission défense :
- gestion des informations et supports classifiés en lien avec l’officier de sécurité de la DDPP (habilitation secret défense nécessaire)
Comptabilité :
- réaliser les devis pour les commandes nécessaires, assurer les demandes d'achats sous Chorus formulaires et les services faits
- réaliser et gérer les achats via la carte achat de la DDPP
- assurer la suppléance de l’agent en charge de la gestion comptable
Communication interne : intranet et documents de communication
Appui aux services
Publication des arrêtés au RAA

CHAMP RELATIONNEL :
Directeur et directrice adjointe
Ensemble des agents de la DDPP
Autres administrations : DRAAF, DREETS, DDTM, DDETS, préfecture, SGCD...
Administrés et organismes professionnels

Poste ouvert aux agents en situation de handicap

SAVOIRS :
Techniques générales de secrétariat (gestion de planning, mise en forme et circulation
du courrier et documents ...)
Classement, archivage et mise à disposition des informations
Outils bureautiques et de communication, logiciels spécifiques (SPIP, CHORUS...)
Connaissance souhaitée de l’environnement professionnel de la DDPP et de ses métiers
Connaissances en gestion comptable

SAVOIR-FAIRE :
Rédiger et prendre des notes
Prioriser, anticiper et maîtriser les délais
Rechercher, hiérarchiser et restituer les informations et gérer les documents de toute nature, synthétiser
Sens de l’organisation, sens des relations humaines
Être rigoureux,
Savoir faire preuve de discrétion

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