ASSISTANT(E) de DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES

PRESENTATION GENERALE DE L’ETABLISSEMENT

Situé à proximité du centre-ville, le Centre Hospitalier de Vichy (CHV) dessert une population d’environ 140 000 habitants. Avec une capacité de 830 lits et places, plus de 30 000 passages au Service d’Urgences, et 1 100 naissances par an, il est le 1er établissement MCO non universitaire de l’ex-région Auvergne. L’établissement vient d’être certifié « haute qualité des soins » par l’HAS.

Le CHV est membre du GHT Territoires d’Auvergne, dont le CHU de Clermont-Ferrand est l’établissement support, et qui regroupe l’ensemble des 15 établissements publics de santé des départements de l’Allier et du Puy de Dôme.

Toutes les informations utiles et complémentaires sont accessibles sur le site Internet de l’Etablissement

(www.ch-vichy.fr).

Chiffres clés :

830 lits et places (Médecine, Chirurgie, Obstétrique, Psychiatrie, HAD, SSR, USLD et EHPAD)

1800 ETP non médicaux

163 ETP séniors – 50 internes

Service :

Le service se compose de 20 collaborateurs, répartis en plusieurs secteurs :

-       Gestion des Carrières et Paie,

-       Formation, GPMC et QVT

-       Gestion base de données, suivi budgétaire et GTT

-       Un secrétariat

Missions principales

Gestion du secretariat

·         Gérer les agendas du ou de la directeur/trice

·         Organiser administrativement et logistiquement les réunions et les rendez-vous

·         Réceptionner et traiter les appels téléphoniques entrants et sortants

·         Orienter physiquement les professionnels et les personnes extérieures

·         Collecter, traiter, saisir, mettre en forme et classer les documents (courriers, décisions, notes, compte-rendu, etc.)

·         Réceptionner, enregistrer (lettre RAR), trier le courrier par secteur de l’ensemble de la DRHRS

·         Diffuser en interne et externe les informations relatives aux dossiers traités (vacances de poste, décisions, notes de service, note d’information, etc.)

·         Gérer la boite mail « recrutement » et le suivi des annonces et candidatures pour les professionnels non soignants

·         Remplacer la secrétaire de la Direction des Soins durant ses absences (gérer les urgences)

Organisation et suivi des instances (CSE – F3SCT – CAPL)

·         Organiser administrativement, logistiquement et assurer le suivi (ODJ, convocations, préparation de la salle etc.)

·         Veiller au respect du calendrier des instances et des échéances réglementaires associées

·         Préparer les dossiers destinés aux membres de l’instance

·         Assurer et diffuser la mise à jour des décisions

Organisation et préparation des dossiers institutionnels

·         Assurer un appui administratif aux dossiers transversaux de la DRHRS notamment en matière disciplinaire, contentieuse et protection fonctionnelle

·         Participer à la préparation du rapport social unique et du rapport d’activité

·         Assurer la diffusion des annonces et le suivi des candidatures du personnel non médical

·         Participer à l’organisation administrative et logistique des élections professionnelles (tous les 4 ans)

Savoir-faire et savoir requis :

Modalités d’accueil, d’accompagnement et d’orientation des personnes

Maitriser les techniques de secrétariat et d’assistanat de direction

Méthode de classement et d’archivage

Techniques de prise de notes et de mise en forme de documents

Techniques de numérisation

Utilisation d’outils collaboratifs (plateforme « recrutement » en ligne, planning partagé, web conférence, etc.)

Qualités requises :

Discrétion, confidentialité, respect du secret professionnel

Rigueur professionnelle et sens de l’organisation

Autonomie

Capacité rédactionnelle

Bon relationnel

Disponibilité, capacité d’adaptation et polyvalence

Ponctualité

La fiche de poste peut être amenée à évoluer

Diplôme ou niveau requis 

Niveau bac+2, type BTS assistant de direction, assistant de gestion

ou Bac en secrétariat avec expérience professionnelle

autres informations

Environnement :

Ø Crèche hospitalière (0-3ans) + Halte-Garderie (3-6ans)

Ø Les « petits plus » de la ville de Vichy :
Sportive, gourmande, nature et tendance, c’est une ville qui a énormément à offrir.

Vichy fait partie des villes les plus sportives de France (nombreux championnats, Iron man, centre de préparation olympique 2024 dans 39 disciplines sportives).Vichy possède, entre autres, un hippodrome, deux parcours de golf, un parc omnisports (27 disciplines pratiquées ) et un immense plan d’eau dont les rives ont été récemment aménagées.
Avec pas moins de 11 établissements classés au guide Michelin, Vichy est une ville gastronomique.
Culture, histoire et architecture, découvrez l’exceptionnel patrimoine vichyssois. Outre son inscription dans la liste des « grandes villes d’eaux d’Europe » de l’UNESCO en 2014, Vichy possède une cinquantaine d’édifices classés « monuments historiques » dont un opéra majestueux, à la programmation riche.
Ses parcs Napoléoniens, ses voies vertes praticables à Vélo, ses établissements thermaux et divers SPA vous assureront des moments de détente agréables.

Plus d’infos sur : www.vichy-destinations.fr

Ø Projet de reconstruction :

L’établissement porte un projet de reconstruction du bâtiment principal (BMC), à ouverture prévisionnelle en 2030.