1 Poste De Secretaire Medicale

Le Centre Hospitalier de Bar-le-Duc Fains-Véel recherche un(e) Assistant(e) Médico-Administratif(ve) H/F pour le service de Cardiologie, sur le site de Bar-le-Duc.

Le/la secrétaire médicale du service de cardiologie assure l'accueil, l'information et l'orientation des patients, des familles et des professionnels de santé. Il/elle garantit la gestion administrative du parcours patient, l'organisation des consultations, des hospitalisations et des examens, ainsi que la préparation, la rédaction et le suivi des documents médicaux et administratifs.

Il/elle contribue à la coordination des prises en charge en assurant une communication efficace entre les différents intervenants internes et externes, tout en veillant à la qualité, à la traçabilité et à la confidentialité des informations traitées.

Dans le cadre de l'organisation du secrétariat, le/la secrétaire médicale exerce ses missions selon un principe de polyvalence. Il/elle est amené(e) à occuper l'ensemble des postes du secrétariat de cardiologie (accueil, secrétariat des consultations, secrétariat des hospitalisations, transferts et urgences) selon une organisation définie par le responsable, afin d'assurer la continuité et la qualité du fonctionnement du service.

Missions générales

Le/la secrétaire médicale du service de cardiologie assure les missions suivantes:

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des professionnels de santé et des partenaires extérieurs.

• Informer, orienter et accompagner les usagers dans leur parcours de prise en charge.

• Organiser et coordonner les consultations, les hospitalisations, les examens et les différentes activités administratives du service.

• Assurer la gestion administrative du parcours patient et le suivi des dossiers médicaux.

• Préparer, saisir, mettre en forme, corriger et diffuser les documents médicaux (courriers, comptes rendus, courriers de consultation, comptes rendus d'hospitalisation, courriers de transfert).

• Assurer la gestion, la mise à jour, le classement et l'archivage des informations relatives aux dossiers patients.

• Participer à la coordination entre les médecins, les équipes soignantes, les services administratifs et les différents partenaires.

• Assurer le suivi administratif de l'activité du service et participer au recueil des données nécessaires au suivi institutionnel.

• Utiliser les logiciels métiers et outils informatiques nécessaires à la gestion du dossier patient et à la communication des informations.

• Garantir le respect de la confidentialité, du secret professionnel et des procédures institutionnelles.

• Participer à la continuité du fonctionnement du secrétariat de cardiologie dans le cadre d'une organisation polyvalente.

Missions spécifiques :
Organisation polyvalente du secrétariat de cardiologie
Le/la secrétaire médicale participe aux différentes activités du secrétariat selon un planning de rotation défini par l'organisation du service.
Elle assure les missions liées aux trois secteurs d'activité suivants :

1.      Accueil et gestion administrative du service
2.      Secrétariat médical – Frappe des consultations

3.      Secrétariat médical – Frappe hospitalisation, transferts et urgences

Connaissances/savoir :
· Connaissance de l'environnement hospitalier et du fonctionnement d'un établissement de santé.
· Connaissance du parcours patient et du circuit administratif des consultations, hospitalisations et examens.
· Connaissance du fonctionnement d'un service de cardiologie et de ses principales activités médico-administratives.
· Maîtrise de la terminologie médicale et des abréviations utilisées dans le domaine de la cardiologie.
· Connaissance des règles relatives au droit des usagers du système de santé.
· Connaissance des procédures administratives hospitalières et des règles de gestion du dossier patient.
· Connaissance des règles de confidentialité, du secret professionnel et de la protection des données de santé.
· Connaissance des techniques de saisie et de mise en forme des documents médicaux.
· Connaissance des méthodes de classement, d'archivage et de gestion documentaire.
· Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des logiciels métiers

Tenue professionnelle : Tunique/pantalon ou blouse fournis par l’établissement.
Horaires de travail : Poste d’accueil : 8h-16h, poste de frappe courante 8h30-16h30, poste de frappe urgente 9h-17h, sur une base de 7h30 par jour, du lundi au vendredi (équivalent temps plein). Pause méridienne : 30 minutes.
Quotité de travail : Du lundi au vendredi.

Organisation du poste – Descriptif des activités

Accueil et coordination

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des professionnels de santé et des partenaires extérieurs.
• Informer, orienter et accompagner les usagers dans leur parcours de prise en charge au sein du service de cardiologie.
• Identifier les demandes, analyser les situations et orienter vers les interlocuteurs adaptés.
• Assurer la gestion des appels téléphoniques, la transmission des messages et le suivi des demandes.
• Organiser et coordonner les consultations, les hospitalisations, les examens et les activités programmées du service.

Prérequis recommandés pour exercer :

• Connaissance de l'environnement hospitalier et du parcours patient.

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un service de cardiologie.

• Maîtrise de la terminologie médicale.

• Capacité à utiliser les logiciels métiers et outils informatiques nécessaires au secrétariat médical.

• Maîtrise des techniques de frappe et de mise en forme des documents médicaux.

• Capacité à organiser son activité dans un contexte de polyvalence et de rotation des postes.

Spécificités :

• Poste polyvalent permettant l'exercice de missions variées au sein du secrétariat de cardiologie.

• Alternance entre trois secteurs d'activité : accueil, frappe des consultations, frappe des hospitalisations/transferts/urgences.

• Collaboration quotidienne avec les médecins, les équipes soignantes, les services administratifs et les différents intervenants du parcours patient.

• Gestion simultanée de demandes administratives, médicales et organisationnelles nécessitant rigueur et priorisation.

• Participation à la continuité du secrétariat médical en cas d'absence ou de variation d'activité.

• Utilisation quotidienne des logiciels métiers et outils numériques institutionnels.

• Respect strict du secret professionnel, de la confidentialité des données de santé et des procédures institutionnelles.

• Nécessité d'une capacité d'adaptation importante face aux différentes activités et aux changements d'organisation.