Gestionnaires de scolarité

Nom du service : Direction des Études et de la scolarité

Nombre d’agents du service : 37

Nombre d’agents à encadrer (éventuellement) : 0

Lieu d’exercice : En fonction de la composante service de déploiement.

2 CDD 12 mois

Démarrage à compter du 14/12/2026

Catégorie : B Corps : Technicien

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Fonction exercée : Gestionnaire de scolarité au sein du département d'Assistance aux Scolarités et Appui Ponctuel (DASAP)

Contexte et mission

Le Département Assistance aux Scolarités et Appui Ponctuel a pour mission d'aider l'ensemble des fonctions de scolarité, en composantes ou en services centraux, en renforçant ponctuellement les équipes lors de périodes d'absence d'agents et/ou de périodes charnières et pics d'activité associés.

Déployé dans les services de scolarité des composantes ou des services centraux, l'agent est en charge, en fonction de la mission définie au préalable entre la responsable du département et le/la responsable de l'organisme d'accueil, d'assurer les différentes missions de gestion de la scolarité (admissions, inscriptions, examens, organisation des enseignements, etc.).

Activités

En fonction de la mission de déploiement, les activités principales de l'agent pourront comprendre tout ou partie des éléments suivants :

•    Superviser et accompagner les étudiants dans leur cycle de formation

•    Accompagner des enseignants dans la mise en œuvre de leur formation

•    Assurer le bon déroulement des programmes de formation sur les plans logistiques, administratifs et relationnels dans le respect des procédures sur l'activité de scolarité

•    Assurer la préparation et la modélisation de l'offre de formation dans le système d'information et les outils utilisés à l'Université (APOGÉE, AMETYS, etc.)

•    Gérer les dossiers de candidature

•    Réaliser les inscriptions des étudiants (administratives, pédagogiques)

•    Élaborer des emplois du temps (plannings prévisionnels de formation, emploi du temps des enseignements)

•    Gérer le suivi des délibérations (constitution des jurys et/ou des commissions, convocations, clôture des délibérations, publication des résultats, etc.)

Activités associées

•    Apporter une expertise sur l'ensemble des activités et procédures de scolarité

•    Paramétrer les outils de candidature nationaux (Parcoursup, MonMaster ...) et propres à l'établissement

•    Organiser l'archivage des différents documents en fonction de la règlementation

Des déplacements fréquents au sein des composantes et services d'accueil sont à prévoir.

Le service assure une permanence durant la période d'été pour les inscriptions administratives à laquelle le département est susceptible de participer

a) Savoir sur l’environnement professionnel :

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur

• Règlementation relative à la formation et à la scolarité (accès, candidatures, inscriptions, examens, bourses, stages, jurys )

b) Savoir-faire opérationnel :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe et s'adapter aux différents environnements de déploiement

• Savoir rendre compte

• Accueillir et accompagner des publics divers et la communauté universitaire

• Communiquer de façon claire et concise et faire preuve de pédagogie

• Appliquer les procédures et les règles

• Travailler en équipe

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

c) Savoir-faire comportemental :

• Sens relationnel

• Rigueur / Fiabilité

• Capacité d'écoute

• Sens de l'organisation

N+1 : Responsable du département Assistance aux Scolarités et Appui ponctuel

N+2 : Directeur de la Direction des études et de la scolarité

Lors de son déploiement au sein d'une composante l'agent pourra être sous la responsabilité fonctionnelle du responsable administratif ou du responsable du service de scolarité (ou équivalent) de la composante.