Assitant(e) administratif(ve)

La direction régionale des affaires culturelles (Drac) est un service déconcentré du ministère de la Culture.
Elle met en œuvre la politique culturelle et patrimoniale de l’État, sous l'autorité du préfet de région et en lien avec les collectivités territoriales.
La Drac exerce dans ce cadre une fonction de soutien, de conseil, d'expertise et de contrôle. Elle est l'interlocutrice privilégiée des élus, artistes, professionnels, associations et de tous les acteurs du secteur culturel.
Elle intervient notamment dans les domaines :
de la connaissance, de la protection, de la conservation et de la valorisation du patrimoine, de la promotion de l’architecture, du soutien à la création et à la diffusion artistiques dans toutes leurs composantes, du développement du livre et de la lecture,
de l’éducation artistique et culturelle et de la transmission des savoirs, du développement des industries culturelles,
de la promotion de la langue française et des langues de France.
La Drac participe à l’aménagement du territoire et aux politiques de cohésion sociale et de développement durable.
Elle met en œuvre la réglementation ainsi que le contrôle scientifique et technique dans les domaines relevant du ministère de la Culture. Elle contribue à la recherche scientifique dans les matières relevant de ses compétences.
La Drac comprend en outre, dans chacun des treize départements, une unité départementale de l'architecture et du patrimoine.

L'Unité départementale de l'architecture et du patrimoine (Udap, ex-Stap) est une unité territoriale de la Drac. Il en existe une dans chacun des 13 départements de la région Occitanie.

La mission de l'Udap est de promouvoir la qualité architecturale et urbaine et la valorisation du territoire et de son patrimoine bâti et paysager, à la fois auprès des particuliers et des collectivités territoriales (conseil général, communautés de communes, EPCI, communes, …)
Dans ces domaines, l'Udap a un rôle à la fois de contrôle et de conseil. Elle délivre des avis sur tous les projets (de constructions, de réhabilitations, d’aménagements,…) qui ont pour effet de modifier les espaces protégés (bâtis ou naturels, urbains ou ruraux), avec pour ambition d’en maintenir, voire d’en améliorer la qualité.

L'Udap joue aussi un rôle de premier plan pour le conseil en amont et la promotion d’une architecture et d’un urbanisme de qualité, notamment en portant une attention particulière à l’insertion des constructions et des aménagements dans leur contexte.

L'architecte des bâtiments de France (ABF), au sein de l'Udap, possède des missions propres, en tant que garant du patrimoine. Il assure la veille sanitaire sur l'ensemble du patrimoine inscrit et classé, il assiste et conseille les propriétaires de monuments dans leurs travaux de conservation et participe à la programmation annuelle des subventions attribuées pour ces travaux.

• Accueil téléphonique, réception et information du public
• Enregistrement et diffusion des messages transmis aux agents concernés.
• Réception, enregistrement informatisé du courrier arrivé, départ et diffusion.
• Frappe du courrier/mails et des rapports, rédaction de courriers/mails, enregistrement et envoi.
• Gestion de l'agenda du chef de service.
• Enregistrement par saisie informatique des dossiers et des avis sur demandes d'autorisation sur Patronum et Agrégée, transmission aux divers services.
• Vérification et mise à jour des protections monuments historiques et Sites sur les listes bureautiques de l'UDAP
• Suivi des dossiers de demande d'autorisation de concerts à la cathédrale d'Auch, monument historique appartenant à l’État.
• Délivrance de cartes de guides conférenciers et guides interprètes régionaux et locaux en relation avec la Préfecture du Gers et le Secrétariat d’État au Tourisme.
• Classement des courriers et des dossiers d'urbanisme, archivage.
• Gestion des frais de déplacement des 4 agents concernés sur Chorus DT (AbF chef du service et 3 TSBC)

Par ailleurs les missions suivantes seront à exécuter d’abord par intérim en période de congés de la deuxième assistante administrative, puis en remplacement de cette dernière :

• Fonctionnement du service et moyens généraux : commande, facturation, réception fournitures, relations avec les prestataires de service et les agents de la DRAC.
• Suivi de gestion des 2 véhicules de service (entretien, assurance, contrôle technique)

Environnement professionnel
6 agents : 1 AUE, cheffe de l’UDAP - 3 Techniciens des services culturels- 2 secrétaires

Liaisons hiérarchiques : Madame Brou-Poirier, architecte des bâtiments de France, Cheffe de l’UDAP

Compétences techniques

• Qualité rédactionnelle et de l’expression orale : Expert
• Connaissance des métiers de l’UDAP et des textes réglementaires (codes de l’urbanisme, du patrimoine...) - Pratique
• Utilisation des outils informatiques Microsoft Office, Excel, Patronum, Agrégée, ChorusDT… - Maîtrise-
• Suivi administratif des procédures - Maitrise-

Savoir-faire

• capacité d’adaptation, de dialogue et de communication
• sens relationnel tant avec les agents du service qu’avec les publics et partenaires extérieurs
• rigueur et méthode

Savoir être (compétences comportementales)

• goût pour le travail en équipe
• sens de l’organisation
• sens du service public