Chargé.e de la gestion administrative et de la paie

L’Agence du Service Civique est l’opérateur unique au service de l’engagement et de la mobilité européenne des jeunes. Constituée sous la forme d’un groupement d’intérêt public (GIP) en 2010, placée sous tutelle du ministère de l’Education nationale et de la Jeunesse, l’ASC assure la mise en oeuvre du Service Civique, de la déclinaison française du volet Jeunesse et Sport du programme européen Erasmus+ et du Corps Européen de Solidarité (CES). Elle veille à développer les synergies entre ces programmes.

Le Service Civique, instauré par la loi du 10 mars 2010, permet aux jeunes de 16 à 25 ans (jusqu’à 30 ans pour les personnes en situation de handicap) qui le souhaitent d’effectuer une mission d’intérêt général auprès d’organismes à but non lucratif ou de personnes morales de droit public en étant indemnisés par l’Etat. Sa finalité est de favoriser la mixité sociale et la cohésion nationale et de contribuer à «une société de l’engagement ». La mission de l’Agence est de mettre en œuvre, d’animer et de promouvoir le Service Civique. Elle veille particulièrement à l'égal accès de tous les citoyens à cette opportunité de s'engager. Le Service Civique est un levier pour l’engagement de la jeunesse qui a également vocation à accompagner la mise en œuvre de politiques publiques dans le cadre de missions d’intérêt général. Le Service Civique peut être effectué en France ou à l’étranger.

Le service des ressources humaines et des moyens est chargé de la mise en œuvre de la stratégie RH et des politiques RH de l'Agence du Service Civique, dans les domaines du recrutement, de la gestion des procédures individuelles et collectives des personnels, du dialogue social et de la formation. Il assure le suivi des emplois et de la masse salariale.

Expert.e en gestion administrative et paie, vous avez pour mission principale d'assurer la gestion administrative et la paie des personnels de l'Agence, selon la politique des ressources humaines de l'Agence et dans le respect des techniques, règles et procédures définies.

1 - Gestion administrative :
• Créer et gérer les dossiers des agents dans le système d’information des ressources humaines dédié (SIRH)
• Concevoir et contrôler les actes administratifs (positions administratives, promotions, cessations de fonction, contrats, retraites, etc.)
et les faire valider par la DRH
• Initier ou suivre la mise en place des indicateurs ou tableaux de bord nécessaires à la prise de décision
• Rédiger des notes, courriers administratifs,...
• Mettre à jour les procédures de gestion, les tableaux de suivi RH,
• Rédiger les contrats et avenants et suivre leur renouvellement,
• Gérer les campagnes annuelles (EPA, avancement,...)

2 - Gestion de la paye (paie à façon) :
• Vérifier les éléments ouvrant les droits à rémunération et l'établissement des pièces requises pour le versement des droits
• Gérer la saisie des cartes, le contrôle, l'analyse et la correction des anomalies de paye dans le SIRH (Winpaie + RH de Cegape) :
paie à façon des agents contractuels,
• Planifier son activité et faire évoluer les procédures pour gagner en efficacité,
• Conseiller et informer les agents sur leur rémunération, leur bulletin de paie, les droits à congés,...
• Assurer la vérification et la transmission des documents nécessaires à l’a DRFIP et à l'agence comptable pour la liquidation de la paie
• Participer à la constitution et à la vérification des données constituant les rapports d’activité de la structure
• Veiller au classement et à l'archivage électronique des documents produits dans le cadre de ses activités
• Contribuer au travail de prévision et de suivi de la masse salariale

3- Vous êtes référent.e des systèmes d'information liés aux RH : vous faites le lien avec la DSI et le ou les prestataires sur les évolutions techniques des outils RH, informez et formez les agents à l'utilisation des outils RH mis à leur disposition et assurez la maintenance corrective avec le support technique.

Spécificités du poste / Contraintes : Disponibilité modulable en fonction de l’ activité et du calendrier de paie.
Fiche de poste susceptible d'évoluer à la marge en fonction de l'organisation du service.

Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.

M : Mettre en oe uvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.

A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.

N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Connaissances :
• Connaissance du statut de la fonction publique et des règles de gestion administrative et de paie (M)
• Maîtrise des textes réglementaires relatifs à la gestion du temps de travail et des absences, du cadre juridique disciplinaire, …
• Connaissance des principaux concepts de GRH et de GPEC (A)
• Connaissance des règles budgétaires et comptables (A)

Savoir-être :
• Savoir travailler en équipe et informer (E)
• Etre organisé, méthodique, rigoureux, autonome, adaptable aux changements (E)
• Avoir le sens des relations humaines (E)
• Sens aigu de la confidentialité (E)

Savoir-faire :
• Mettre en œuvre les procédures en matière de gestion administrative et de rémunération (M)
• Savoir calculer une paie, des éléments variables (E)
• Traiter des données et des informations à caractère confidentiel (M)
• Utiliser les systèmes d’information RH (M)
• Maitrise des outils bureautiques courants et des bases de données (M)
• Rédiger et s'exprimer à l'oral (M)
• Accueillir une personne, un groupe, animer une information ou une formation (M)

Adressez CV et lettre de motivation à l'adresse suivante: recrutements@service-civique.gouv.fr