Assistant.e Médico-Administratif

Les Hospices Civils de Beaune (HCB) regroupent les Centres Hospitaliers de Beaune, d’Arnay le Duc, de Seurre et de Nuits Saint Georges, représentant un total de 988 lits et places.

Ils disposent d’un plateau technique complet (Bloc opératoire, lits de soins intensifs, IRM, scanner, maternité).

Les HCB sont également l’établissement support du GHT Sud Côte d'Or, avec les EHPAD de Bligny s/ Ouche, Nolay, Labergement les Seurre et Saint Jean de Losne, dont l’offre est diversifiée de spécialités et de proximité en MCO, SSR, HAD, EHPAD et USLD.

De par son histoire, les HCB disposent, également, d’un patrimoine riche et diversifié constitué d’un monument historique : le musée de l’Hôtel Dieu et d’un domaine viticole prestigieux constitué de legs et donations, dont la production est vendue tous les ans lors de la célèbre Vente des Vins des Hospices de Beaune qui se tient tous les ans au mois de novembre.

CDI - TEMPS PLEIN - DES QUE POSSIBLE

Service Chirurgie de l'hôpital de Beaune

1. ACCUEIL & ORIENTATION
- ACCUEILLIR LES PATIENTS (PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE).
- INFORMER, ORIENTER, GERER L’ATTENTE ET LES URGENCES.
- ASSURER UNE COMMUNICATION PROFESSIONNELLE ET BIENVEILLANTE.

2. GESTION DES AGENDAS
- PLANIFIER LES RENDEZ-VOUS, EXAMENS, HOSPITALISATIONS.
- COORDONNER AVEC LES PRATICIENS ET SERVICES INTERNES/EXTERNES.
- GERER LES MODIFICATIONS, ANNULATIONS ET URGENCES.

3. ADMINISTRATION DES DOSSIERS
- CREER, METTRE A JOUR ET ARCHIVER LES DOSSIERS PATIENTS.
- VERIFIER L’IDENTITE ET LES DONNEES ADMINISTRATIVES (IDENTITOVIGILANCE).
- NUMERISER ET CLASSER LES DOCUMENTS.

4. REDACTION & TRAITEMENT DOCUMENTAIRE
- SAISIR ET METTRE EN FORME COMPTES RENDUS, COURRIERS, RAPPORTS.
- TRAITER LE COURRIER ENTRANT ET SORTANT.
- ASSURER LA CONFIDENTIALITE DES INFORMATIONS.

5. LOGISTIQUE & MATERIEL
- GERER LES STOCKS DE FOURNITURES ET MATERIEL MEDICAL.
- PASSER LES COMMANDES ET SUIVRE LES LIVRAISONS.

6. COORDINATION & COMMUNICATION
- INTERFACE ENTRE PATIENTS, MEDECINS, LABORATOIRES, HOPITAUX.
- PARTICIPER AUX REUNIONS DE SERVICE ET PROJETS QUALITE.

7. QUALITE & CONFORMITE
- RESPECT DES PROTOCOLES D’HYGIENE ET CONFIDENTIALITE.
- CODAGE DES ACTES MEDICAUX ET SUIVI STATISTIQUE (PMSI).
- CONTRIBUTION A LA DEMARCHE QUALITE.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Accueil physique et téléphonique des patients et familles.
• Gestion et coordination médico-administrative : agendas, absences, organisation des soins (consultations, hospitalisations, interventions, examens).
• Suivi et mise à jour des dossiers patients, gestion documentaire (courriers, comptes rendus, archivage, numérisation).
• Saisie et codage des données d’activité médicale.
• Rédaction et mise en forme de documents médicaux.
• Vérification des données administratives dans le cadre de l’identitovigilance.
  
  HOSPITALISATION
• Gestion des appels, rendez-vous et urgences (dont Doctolib).
• Organisation des entrées/sorties patients et suivi administratif et médical.
• Rédaction et envoi des documents d’hospitalisation (courriers, CRO, etc.).

CONSULTATION

• Organisation des consultations selon les chirurgiens.
• Préparation des dossiers patients.
• Planification des interventions et gestion des priorités.

Rédaction et envoi des courriers de consultation.

ACTIVITÉS TRANSVERSALES

• Gestion des mails et sollicitations médicales.
• Élaboration du programme opératoire hebdomadaire.
• Suivi des absences médicales et transmissions.
• Commandes de fournitures et gestion des consommables.

SAVOIR FAIRE
• Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites.
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

SAVOIR-ÊTRE ET QUALITÉS REQUISES :
- Bienveillance
- Respect
- Rigueur
- Humanité
- Laïcité
- Travail en équipe
- Communication adaptée
- Empathie
- Savoir prioriser/gérer l’urgence

Diplômes requis :
- ADMINISTRATIF
- MEDICO-TECHNIQUE

Niveau d’expérience requis :
EXPERIENCE EN SECRETARIAT MEDICAL