Coordinateur / Coordinatrice des secrétariats du pôle
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Vos missions en quelques mots
MISSIONS (liste non exhaustive) :
Au sein de la CMME, le ou la coordinateur/rice des secrétariats sous la responsabilité du chef de pôle, a pour missions de piloter, organiser et coordonner l’activité de l’ensemble des secrétariats médicaux du pôle, dans les domaines suivants :
Management et la gestion humaines des secrétaires du pôle (gestion du temps de travail, formation et la participation à l’évaluation) :
- Assurer l’accueil et organisation des nouveaux arrivants
- Assurer l’accueil, accompagnement et aide à l’intégration des nouveaux arrivants
- Gérer les demandes de stagiaires secrétaires médicales
- Elaborer les plannings des secrétaires et des organisations de travail, validation des congés et organisation des présences et absences sur le site
- Préparer les entretiens professionnels en lien avec la cadre administrative de pôle
- Identifier et recueillir les besoins de formation et la préparation du plan de formation continue
- Elaborer et mettre en place les procédures de bonnes pratiques des secrétaires
- Suivre des évènements indésirables et propositions des mesures correctives
- Animer des réunions d’informations
- Produire et suivre des indicateurs d’activité des secrétaires
- Suivre des données des Ressources Humaines (mise à jour mensuelle du tableau des emplois)
- Prévenir et de gérer des situations conflictuelles
- Harmoniser les pratiques professionnelles
Management de la qualité :
- Participer à l’évaluation de la satisfaction des usagers (traitement des doléances/évènements indésirables et mesures correctives),
- Participer au suivi des indicateurs d’activité et de performances des secrétariats et de mettre en place d’actions d’optimisation et d’exhaustivité de l’activité en lien avec le bureau des entrées et du département d’information médicale (tableaux de bord, contentieux, rejets, erreurs), ainsi que la mise en place du plan de continuité d’activité (dysfonctionnement informatique, encombrement des lignes téléphoniques, …)
- Participer à l’accompagnement des bonnes pratiques professionnelles (traçabilité de production des documents, du circuit clinique, harmonisation des pratiques…)
- Participer aux groupes de travail qualité dans son champ de compétences (auto évaluation, certification…)
Management et la gestion des projets :
- Contribuer à la gestion des projets relatifs aux secrétariats en lien avec les orientations du pôle et institutionnels
- Assurer une veille organisationnelle, règlementaire et technologique sur son périmètre
Participer à coordination administrative de l’activité de l’unité dépressions résistantes
Participer au travail institutionnel en collaboration avec l’équipe pluridisciplinaire
Profil recherché
Formations, Diplômes et/ou qualifications requises :
- Compétences en organisation des secrétariats (médical et/ou administratif)
- Connaissance de la bureautique (Word, Excel, Power Point)
- Connaissance des logiciels métiers (dossier patient informatisé, suivi de la facturation/entrées et sorties) appréciée
- Connaissance de l'environnement médical, soignant et socio-éducatif
- Connaissances de l’identitovigilance
- Connaissances des droits du patient
- Connaissances de la santé mentale et de ses troubles.
- Techniques du secrétariat
SAVOIR-FAIRE ET SAVOIR-ETRE :
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Respecter les règles du secret professionnel et de la discrétion professionnelle
- Être méthodique, organisé et rigoureux
- Avoir le sens de l’accueil et de l’écoute
- Savoir transmettre à qui de droit les informations indispensables à la continuité du service
- Avoir une capacité d’adaptation aux différentes situations professionnelles rencontrées
- Être ponctuelle et savoir faire preuve de disponibilité
- Animer et développer un réseau professionnel
- Concevoir et organiser des évènements
- Conseiller et orienter les choix d'une personne ou d'un groupe, relatifs à son domaine de compétence
- Négocier des prestations, des contrats, des accords avec des interlocuteurs internes/externes
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en public
CONNAISSANCES :
- Connaissance de l’organisation hospitalière
- Animation d’équipe
- Communication
- Management
- Organisation du travail
- Evaluation de la charge de travail
Localisation
- Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche
- Flèche droite : déplacer la carte vers la droite
- Flèche bas : déplacer la carte vers le bas
- Flèche haut : déplacer la carte vers le haut
Éléments de candidature
Personnes à contacter
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Paris, Île-de-France Cour des Comptes Temps pleinVos missions en quelques mots La DRH est constituée de :Un pôle assurant la gestion des ressources humaines, carrière et paie, des magistrats de la Cour, des magistrats des CRTC et des personnels administratifs et techniques ;Un pôle dédié au développement des ressources humaines en charge du recrutement des magistrats et des personnels...
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Gestionnaire en charge de la coordination
Il y a 2 jours
Paris, Île-de-France Choisir le Service Public Temps pleinInformations générales Organisme de rattachement Direction de l'administration pénitentiaire - Administration Centrale Référence 2026-2297805 ...
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Responsable du secrétariat de direction
Il y a 13 heures
Paris, Île-de-France Ministère de la justice Temps pleinVos missions en quelques mots La, le responsable anime, organise et supervise le travail de 3 agent(es) de catégorie C et procède à leur évaluation annuelle en qualité de N+1.Elle, il travaille pour la directrice. En lien avec les membres du secrétariat de direction, elle, il assure également le secrétariat de l’adjointe à la directrice,...
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Responsable du pôle juridique
Il y a 17 heures
Paris, Île-de-France Mission interministérielle pour la qualité des constructions publiques - MIQCP Temps plein 40 000 € - 60 000 € ContratLa Mission Interministérielle pour la Qualité des Constructions Publiques (MIQCP) a pour vocation de favoriser l’amélioration de la qualité des constructions édifiées pour le compte des maîtres d’ouvrage publics.Sur le champ de la commande publique architecturale et d'aménagement, elle joue un rôle de coordination, d’impulsion et...
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HOPITAUX PARIS EST VAL DE MARNE, Île-de-France Fonction publique Hospitalière Temps pleinVos missions en quelques mots Intitulé du poste : Secrétariat de scolarité du 2ème cycleGrade : Agent de Gestion AdministrativeIl est à pourvoir au Pôle Centre de Formation Chef de Pôle : DRH M. Jérome HUCDéfinition du poste :Assurer le secrétariat pédagogique d’un cycle de formation (2 promotions soit environ...
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Gestionnaire RH
Il y a 3 jours
Paris, Île-de-France Choisir le Service Public Temps pleinInformations générales Organisme de rattachement Direction des Services Judiciaires Référence 2026-2424867 Date de début...
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Chef de pôle
Il y a 4 jours
Paris, Île-de-France Choisir le Service Public Temps pleinInformations générales Organisme de rattachement Direction des Services Judiciaires Référence 2026-2409725 Date de début...
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Chef du pôle affaires générales-RHM2
Il y a 2 jours
Paris, Île-de-France Ministère de la justice Télétravail Temps pleinVos missions en quelques mots Au sein du bureau du recrutement, de la formation et des affaires générales, la personne recrutée intégrera, en qualité de chef de pôle, le pôle affaires générales. Elle sera amenée à encadrer une équipe composée de 9 agents : 1 adjoint de catégorie B, 3 gestionnaires RH de catégorie B, 4 adjoints...
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Chef(fe) de pôle modernisation – OJI6
Il y a 13 heures
Paris, Île-de-France Ministère de la justice Télétravail Temps pleinVos missions en quelques mots Au sein du bureau OJI6, le pôle « modernisation » est le moteur opérationnel de la transformation numérique des juridictions. Il assure le cadrage et le pilotage des dispositifs visant à simplifier et industrialiser les processus de travail quotidiens des agents, qu'il s'agisse de dématérialisation ou de tout...
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REDACTEUR/RICE bureau des cabinets pôle PRHESUME1
Il y a 3 jours
Paris, Île-de-France Choisir le Service Public Temps pleinInformations générales Organisme de rattachement Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Centrale Référence ...
