Assistant-e en gestion administrative

Il y a 2 heures
Paris, Île-de-France Inserm Temps plein

Vos missions en quelques mots

Mission principale:      

 
Coordonner et/ou réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière et/ou de ressources humaines d'une structure (direction, unité, service...). Sous la responsabilité du responsable administrative et financière de l’unité, il/elle assure le secrétariat et exécute les actes administratifs courants nécessaires au bon fonctionnement de l'unité. Il/ elle assurera la continuité administrative et financière de l’unité durant les absences du responsable.

Activités principales:

· Tenir l'agenda de direction de l’unité et des collaborateurs internes et externes selon différents projets de l’unité.

· Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet
· Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et reporter à la direction
· Participer et/ou assurer l’instruction de dossiers complexes en vérifiant les disponibilités budgétaires.
· Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi.
· Coordonner les aspects logistiques de la structure
· Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
·       Organiser la logistique des réunions, séminaires et manifestations dans le cadre de projets soutenus par l’US14

Activités associées:

· Tenir le planning des séminaires et manifestations scientifiques

· Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
Etablissement et suivi des ordres de missions et des états de frais
· Saisir les commandes des différents projets de l’unité (missions, réservations hôtel, commandes de fournitures) et assurer leurs suivis jusqu’au paiement.
· Gestion du secrétariat (courrier, affichage...)

· Prendre les messages téléphoniques et orienter les correspondants

· Organiser le classement, la mise à jour et la conservation des dossiers

· Mettre à jour et diffuser des informations en interne et externe
· Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers

Profil recherché

Connaissances:


· Maîtriser les pratiques et usages de la gestion administrative

· Méthodologie de conduite de projet

· Techniques d’élaboration de documents

· Connaissances budgétaires générales

· Connaissance générale des ressources humaines

· Maîtriser l'anglais (niveau II requis à l’oral et l’écrit)

· Maîtriser les outils de bureautiques


Savoir-faire:


· Planifier et hiérarchiser les tâches à accomplir

· Appliquer les normes de présentations administratives
· Se conformer aux règles de gestion administrative en vigueur dans l’Institut.
· Informer et rendre compte
· Organiser et préparer les réunions et colloques
· Maitriser les logiciels bureautiques
· Maitriser un logiciel de gestion financière (idéalement maitrise de ORACLE/SAFIR, formation possible)
· Savoir rédiger et communiquer en français et en anglais

Aptitudes:


· Rigueur / polyvalence / Fiabilité

· Discrétion

· Bonne capacité d’organisation

· Esprit d'analyse et de synthèse

· Autonomie

· Qualités relationnelles

· Capacité à travailler en équipe


Expérience(s) souhaité(s):


· De 2 à 5 années sur un poste similair


Niveau de diplôme et formation(s):


· Bac+2 (BTS, DUT, Bachelor)

Éléments de candidature

Personnes à contacter

jobs.orphanet@inserm.fr

  • Assistant-e en gestion administrative H/F

    Il y a 2 heures

    Paris, Île-de-France Choisir le Service Public Temps plein

    Informations générales Organisme de rattachement CNRS   Référence INS1640-MOBINT-F54617   Date de début de diffusion ...

  • Assistant-e en gestion administrative H/F

    Il y a 2 heures

    Paris, Île-de-France CNRS Temps plein

    Vos missions en quelques mots Mission :L'assistante en gestion administrative a pour mission de coordonner et réaliser de manière autonome et rigoureuse, les activités de secrétariat, administratives et financières de la Direction Europe et International (DEI).Activité :Activités principales : GESTION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE :- Gérer...

  • Assistant-e en gestion administrative financière et comptable H/F

    Il y a 4 jours

    Paris, Île-de-France CNRS Temps plein

    Vos missions en quelques mots Mission :Assurer, de manière autonome, la gestion administrative, financière et des ressources humaines de l'unité, en appui à la direction.Activité :Gestion administrative et des ressources humaines :-Réaliser les activités administratives et de gestion du personnel (CDD et des stagiaires) au sein de l'unité...

  • Assistant-e en gestion administrative financière et comptable H/F

    Il y a 5 jours

    Paris, Île-de-France Choisir le Service Public Temps plein

    Informations générales Organisme de rattachement CNRS   Référence UMR7052-MOBINT-F56639   Date de début de diffusion ...

  • Assistant-e en gestion administrative et financière

    Il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France Inserm Temps plein

    Vos missions en quelques mots Mission principale:Sous la responsabilité de la Déléguée régionale et de son adjointe, de la Cheffe des services financiers, l’assistant-e en gestion administrative et financière de laboratoire aura pour mission d’apporter un soutien de proximité aux unités de recherche de la délégation régionale sur le...

  • Assistant(e) de Gestion

    Il y a 2 heures

    Paris, Île-de-France Barrière Temps plein 50 000 € Contrat

    Description de l'entrepriseBarrière recherche un Talent : une ou un Assistant(e) de GestionVous intégrerez le siège du Groupe, situé en plein cœur de Paris.Au sein de la Direction Architecture & Patrimoine, qui supervise l’ensemble des travaux pour tous les sites du Groupe et est constituée de Directeurs Techniques et de Responsables de projet...

  • Assistant-e administratif-ve

    Il y a 2 heures

    Paris, Île-de-France Inserm Temps plein

    Vos missions en quelques mots Mission principale:Placé(e) sous la responsabilité de la secrétaire générale, le/la gestionnaire participe aux activités de l’équipe administrative et assure des fonctions polyvalentes et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement.Activités...

  • Assistant-e en gestion administrative H/F

    Il y a 1 semaine

    Paris 16ème, Ile-de-France Temps plein

    Description du Poste Les Missions L'assistante / l'assistant réalise de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative de CNRS Sciences humaines & sociales. Il/elle intervient auprès des directeurs adjoints scientifiques (DAS) et des responsables de pôles, dans l'ensemble de leurs missions, en lien avec les chargés d'études...

  • Assistant(e) Gestion Locative et administrative

    Il y a 10 heures

    Paris, Île-de-France BAYA Temps plein

    BE AS YOU ARE : LE RECRUTEMENT HUMAN CENTRIC Fondé en 2021 par une experte en Relations Humaines, Be As You Are se démarque par sa vision novatrice du recrutement, mettant en avant l'humain dans chaque interaction. APPROCHE HUMAN CENTRIC : Chez Be As You Are, le recrutement va au-delà d'une transaction professionnelle. C'est une rencontre authentique,...

  • Assistant(e) Gestion Locative et administrative

    Il y a 2 jours

    Paris, Île-de-France Golden Bees Temps plein

    BE AS YOU ARE : LE RECRUTEMENT HUMAN CENTRICPostulez rapidement afin de maximiser vos chances d'être considéré(e) pour un entretien. Lisez la description complète du poste ci-dessous. Fondé en 2021 par une experte en Relations Humaines, Be As You Are se démarque par sa vision novatrice du recrutement, mettant en avant l'humain dans chaque interaction....

Emplois similaires à Paris

Offres similaires