SECRETAIRE MEDICALE H/F

Le CHI « Hôpitaux du Massif des Vosges » a été créé au 1er janvier 2022 par la fusion des Centres Hospitaliers de Saint-Dié-des-Vosges, Gérardmer, de l’Etablissement de Santé de Fraize / Foucharupt et du CHI des 5 Vallées de Moyenmoutier et par l'absorption de l'EHPAD Les CHARMES. Il regroupe ainsi 6 sites à l’Est des Vosges : Les Centres Hospitaliers de Saint-Dié, Gérardmer et Moyenmoutier, les établissements de Santé de Fraize, Foucharupt et l'EHPAD Les Charmes.
L’hôpital de Saint-Dié-des-Vosges (établissement siège) se situe à 32 km de Gérardmer, 19 km de Fraize, 15 km de Moyenmoutier.

► En quelques chiffres

1072 lits, 277 places répartis ainsi au sein des différents hôpitaux :

► 161 lits de Médecine,
► 28 lits de chirurgie,
► 14 lits de gynécologie obstétrique
► 30 places d’HAD,
► 10 places d’hôpital de jour,
► 10 places d’ESA,
► 110 lits de SSR,
► 4 places de réadaptation cardiaque
► 55 lits d’USLD,
► 704 lits d’EHPAD,
► 18 places d’accueil de jour
► 191 places de SSIAD

1748 professionnels, dont 157 médecins

Les HMV c'est aussi : 

CGOS (prestations vacances prix réduit, chèques cultures, loisirs, billetterie, …)

Amicale des Hospitaliers,

RTT (proratisés par rapport au temps de travail)

Une maison d’assistantes maternelles au sein du Centre Hospitalier

Tarifs réduits pour le train

Recrutement : 

- voie statutaire (mutation, détachement)

- CDD/CDI

MISSIONS :

Sous la responsabilité du Responsable des Secrétariats Médicaux, les secrétaires médicales participent aux tâches administratives relatives aux spécialités concernées par son secrétariat d’affectation notamment l’accueil des patients et la planification des activités (agendas des consultations, convocations, etc…)

ACTIVITES -TACHES :

-Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients et les orienter dans leurs démarches.
-Préparer les consultations, examens et analyses : vérification des dossiers, recueil des consentements, enregistrement et numérisation des documents nécessaires à la prise en charge.
-Gérer les agendas des praticiens et coordonner la programmation des consultations, examens d'imagerie et analyses, y compris pour les patients hospitalisés.
-Assurer la frappe, la mise en forme, la relecture et la diffusion des comptes rendus et documents médicaux (logiciel Dragon, fichiers audio, DPI, DMP, publipostage, mise sous pli).
-Mettre à jour, classer et archiver les dossiers patients dans le respect des procédures en vigueur.
-Traiter les demandes des médecins, services de soins et secrétariats (transmission de documents, transfert d'images, envoi de résultats, etc.).
-Gérer les boîtes mail du service, le courrier entrant et sortant ainsi que leur répartition selon les spécialités concernées.
-Assurer le suivi des commandes de fournitures, consommables et matériels nécessaires au fonctionnement du service.
-Gérer la réception, l'enregistrement et l'envoi des bilans et résultats internes ou externes.
-Participer au suivi de la démarche qualité, notamment à la mise à jour de la base documentaire COFRAC.
-Élaborer les statistiques d'activité mensuelles et annuelles.
-Assurer le suivi administratif de la facturation en lien avec le service de Gestion des Patients.
-Travailler en collaboration avec les techniciens et les différents professionnels du service afin de garantir la continuité et la qualité de la prise en charge des patients.
-Rédiger tout document administratif ou médical lié à l'activité du secrétariat et aux différentes spécialités du service.

DIPLOMES :

Bac SMS ou qualification équivalente

QUALITES REQUISES :

Esprit du travail en équipe, disponibilité, rigueur, communication orale et écrite, sens de l’organisation et de la hiérarchisation des tâches, sens de la confidentialité et du respect du secret professionnel, connaissance des règles d’identitovigilance

CONNAISSANCES SPECIFIQUES :

Maîtriser les techniques de communication (accueil, gestion des situations agressives et conflictuelles)

Maîtriser le vocabulaire médical

Maîtriser l’outil informatique : compétences bureautiques