Assistant(e) de gestion – service administratif
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Vos missions en quelques mots
Activités principales
• Accueil téléphonique et physique
• Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
• Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
• Relever et transmettre les messages
• Enregistrer les demandes d’intervention des différents services
• Traitement et suivi administratif
• Enregistrer le courrier départ/arrivé : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
• Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
• Mettre à la signature
• Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
• Classer, archiver les documents
• Reprographier
• Préparer, enregistrer des bons de commande
• Enregistrer et ventiler des factures
• Traitement et suivi des dossiers spécifiques
• Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
• Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité du service (bons de commande, notes de services, PV de travaux
factures…)
• Alimenter et actualiser les tableaux de bord
• Suivi administratif des personnels
• Tenir à jour les plannings de congés du service
• Transmettre pour validation hiérarchique et DRH
• Gestion et conduite de projets
• Déploiement d’une plateforme d’échange collaborative entre les écoles et la direction de d’éducation
• Projets transversaux
• Projets culturels, sportifs, environnementaux
Activités spécifiques
• Gestion et suivi des commandes des écoles
• Élaboration des plannings des livraisons de commande
• Mise en place et suivi d’outils de suivi type tableaux de bords
• Commande publique
• Commandes des écoles / caisse des écoles
• Commande de rentrée des écoles
• Projet des écoles
• Classes de découvertes
• Gestion administrative
• Rédaction de compte-rendu
• Participation à des réunions de travail avec les membres de la communauté éducative
• Rédaction de courriers
• Veille juridique
• Gestion de site
- Gestion planning de réservation des salles de formation, et de réunion
- Contrôle des entrées et sorties du site
- supervision nettoyage et entretien du site
Profil recherché
Savoir
• Connaissances solides dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers
• Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
• Connaissance de la collectivité
• Technique de secrétariat
• Technique de prise de notes
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, libre office, Internet, Intranet, …)
• Maîtrise des logiciels spécifiques
Savoir-faire
• Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
• Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
• Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
• Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
Savoir être
• Capacités rédactionnelles
• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication et du relationnel
• Faire preuve de diplomatie
• Respecter la confidentialité
• Réactivité
• Sens de l’initiative
• Polyvalente
• Dynamisme
• Motivation
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Assistant(e) de gestion – service administratif
Il y a 5 jours
Saint-Paul, DOM-TOM, France CAISSE DES ECOLES DE SAINT PAUL Temps pleinEmployeur : CAISSE DES ECOLES DE SAINT PAUL Métier(s) : Assistant de gestion administrative Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe Date de publication : du 29/10/2026 au 30/11/2026 Date limite de candidature : 30/11/2026 Type d'emploi : Emploi permanent - vacance d'emploi...
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Assistant(e) de gestion – service administratif
Il y a 2 semaines
Saint-Paul, DOM, France Fonction publique Territoriale Temps pleinVos missions en quelques mots L’assistant(e) de gestion administrative assure l’accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction oupôle souhaités. Il (elle) fournit les renseignements dans le domaine d’activité du service et assure le suivi administratif duservice.Activités principales• Accueil téléphonique...
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Assistant-e en gestion administrative H/F
Il y a 5 jours
SAINT DENIS, DOM, France IRD Temps pleinVos missions en quelques mots Assurer la coordination et la gestion de différentes actions du projet RESIST-OI, avec des échanges réguliers avec les partenaires (réunions de suivi régulières). La mission de 18 mois (06 mois, puis renouvelable 12 mois après avenant), est dédiée à 100 % au projet RESIST-OI (AntibioRÉSISTance dans le sud-ouest...
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Assistant(E) Administratif(Ive) Mobilite Durable
Il y a 5 jours
Saint-Benoît, DOM, France Fonction publique Territoriale Temps pleinVos missions en quelques mots Participer au quotidien auprès du Directeur des Mobilités Durables et l'assistante de direction à l’organisation et la gestion administratives de ses activités : Transports scolaires, Transport urbain, Transports occasionnels ; infrastructures de transport, et Parc automobile de la CIRESTPrépare, suit et archive les...
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Un ou une assistante de gestion
Il y a 4 jours
Saint-Denis, DOM, France Fonction publique Territoriale Temps pleinVos missions en quelques mots La Ville de Saint-Denis recrute un ou une assistante de gestion pour la Direction de la Sécurisation Juridique et des Elections. Il ou elle devra recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité ; suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers...
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Assistant administratif RH
Il y a 4 jours
Saint-André, DOM, France Fonction publique Territoriale Télétravail Temps pleinVos missions en quelques mots Au sein de la Direction des Ressources Humaines, l’assistant ressources humaines (h/f) contribue à la gestion administrative des agents et apporte un appui aux gestionnaires et aux responsables RH dans le suivi des dossiers individuels.Sous l’autorité du directeur des ressources humaines, il/elle assure des missions...
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Assistant/e de direction internationale
Il y a 5 jours
ROUTE DE SAINT-PHY 97102 BASSE TERRE CEDEX, DOM, France bloc-marque Temps pleinVos missions en quelques mots L'assistant(e) assiste le fonctionnement du CAR-SPAW dans son ensemble : il appuie la directrice sur l'ensemble des domaines d'intervention ; il assure les missions de secrétariat (accueil, courrier) et le suivi budgétaire et comptable ; il contribue à la préparation ainsi qu'à la mise en oeuvre du programme SPAW...
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Assistant(E) Des Archives Communales Polyvalent(E)
Il y a 5 jours
SAINT-LAURENT-DU-MARONI, DOM, France Fonction publique Territoriale Temps pleinVos missions en quelques mots ASSISTANT(E) DES ARCHIVES COMMUNALES POLYVALENT(E)Pôle Patrimoine de la Direction de la Création Artistique, Culture et du PatrimoineContribue à la mise en oeuvre de la politique de records management, de collecte, de conservation, de traitement, de communication et de mise en valeur des archivesParticipé à...
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Assistant administratif H/F/X
Il y a 5 jours
Saint-Denis (97400), DOM-TOM, France Adéquat Solutions RH Saint-Denis Temps pleinNous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) basé(e) à Saint-Denis (97490), La Réunion. Vous intégrez un service dédié à la gestion des dossiers. Vous jouez un rôle central dans l'instruction administrative de ces dossiers, en veillant à leur conformité réglementaire et au bon suivi des ménages bénéficiaires. Vous assurez la...
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ASSISTANT DE SERVICE SOCIAL
Il y a 4 jours
Saint-Louis, DOM, France Fonction publique Territoriale Temps pleinVos missions en quelques mots Le CCAS de Saint‑Louis est un établissement public administratif communal qui intervient sur l’ensemble du territoire pour répondre aux besoins sociaux d’une population fortement touchée par la précarité. Avec un taux de pauvreté avoisinant 44 %, les demandes d’accompagnement sont nombreuses, notamment en...