DUPA -B - Assistant(e) de direction

Descriptif du service 

La direction des usagers et des polices administratives (DUPA) assure une mission d’accompagnement des usagers et de délivrance de titres, et met en œuvre une centaine de polices administratives en lien avec le cadre de vie des Parisiens dans les domaines sanitaires, environnementaux, bâtimentaires et de circulation. 

Le cabinet de la directrice des usagers et des polices administratives compte 10 agents répartis au sein d’un pôle communication et d’un pôle dédié aux affaires transversales. 

 Liaisons hiérarchiques 

Le chef de cabinet de la directrice des usagers et des polices administratives 

La directrice des usagers et des polices administratives 

Liaisons fonctionnelles 

Les services de la direction des usagers et des polices administratives 

Les services des cabinets et les assistant(e)s des autres directions de la préfecture de police 

Les interlocuteurs extérieurs

Groupe RIFSEEP : 1

Code(s) RMFP de l’emploi-type  : ERDIR022
 

SAA :75UP0100 

SAO : 75UP0100

Description du poste 

Sous l’autorité de la directrice des usagers et des polices administratives, et de son chef de cabinet, l’assistant(e) de direction assure en binôme, et de façon alternée en fonction des congés, les missions suivantes : 

1) Assurer le secrétariat particulier de la directrice : 

- l’accueil physique et téléphonique ; 

- la gestion de l’agenda de la directrice et l’organisation de ses déplacements professionnels ; 

- le suivi des courriers signalés soumis à la validation de la directrice et du préfet de Police ; 

- la préparation de ses dossiers et le contrôle du formalisme et de la présentation des documents ; 

- la participation à l’organisation de réunions, séminaires et moments de convivialité ; 

- la réservation et l’installation des salles de réunions et des visioconférences ; 

- le suivi des crédits de représentation ; 

- la gestion des appels téléphoniques et des boites fonctionnelles ; 

- la coordination des autres secrétariats de la direction. 

2) Assister le pôle affaires transversales et contrôle de gestion : 

- l’orientation de certaines demandes d’information et d’intervention transmises par le cabinet du préfet de Police ; 

- le suivi des tableaux de pilotage transversaux ; 

- la collecte des indicateurs de performance de la direction et la saisie des données dans les outils de pilotage ; 

- l’actualisation des arrêtés transversaux de la direction (arrêtés des missions, délégations de signature…) ; 

- le suivi des demandes de distinctions honorifiques ; 

- réaliser une veille du journal officiel et diffusion du bulletin quotidien ; 

- la réalisation et la diffusion du planning de congés et du tableau hebdomadaire des astreintes de la direction.

Vos perspectives 

Ce poste vous permettra de développer des compétences en matière d’accueil et une solide maîtrise de l’environnement professionnel qui vous permettront d’accéder à d’autres postes de catégorie B.

 Durée attendue sur le poste : 3 ans

Conditions particulières d’exercice 

Le poste requiert discrétion, polyvalence et sens de l’accueil physique et téléphonique. 

Au sein des services administratifs de la préfecture de police, le temps de travail hebdomadaire est de 39 heures, ce qui permet de générer 14 jours RTT et 8 jours de congés supplémentaires spécifiques, en plus des 25 jours de CA. Ce poste est soumis aux horaires variables avec badgeage. 

Un dispositif de crédit d’heures permet de bénéficier de 4 jours de congés

supplémentaires par an. 

NBI : NON 

Télétravail : NON

Connaissances techniques 

Avoir des compétences en informatique - 

bureautique 

/ niveau expert - requis 

Connaître l'environnement professionnel 

/ niveau expert - à acquérir 

Avoir des compétences budgétaires et comptables 

/ niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe 

/ niveau expert - requis 

Savoir s'organiser 

/ niveau expert - requis 

Savoir rédiger 

/ niveau pratique - requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines 

/ niveau maîtrise - requis 

S'avoir s'exprimer oralement 

/ niveau maîtrise - requis 

Savoir accueillir 

/ niveau expert - requis 

Savoir communiquer 

/ niveau maîtrise - requis 

Savoir s'adapter 

/ niveau maîtrise - requis

Localisation administrative et géographique / Affectation 

Préfecture de Police 

Direction des usagers et des polices administratives 

Cabinet de la directrice 

12-14 quai de Gesvres 75004 Paris 

(métro / RER : Châtelet)

Qui contacter ?

Courriel:

pp-dupa-recrutement-mobilite@interieur.gouv.fr

pierre-jean.royer@interieur.gouv.fr

Lors de la transmission du CV et de la lettre de motivation ou pour toute autre demande, la référence , l’intitulé de la fiche de poste et votre statut (fonctionnaire ou contractuel) devront être affichés dans l’objet du message.

Liste des pièces requises pour déposer une candidature
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :
Personnels internes à la Préfecture de police :

https://drh.pp.minint.fr/images/2_boite_a_outils/dialogue/formulaire_unique_mobilite_detachement_entran.pdf