Directeur des services de greffe

Le tribunal judicaire de Nanterre dont le ressort correspond au département des Hauts de Seine, est le 2ème de France en matière civile et le 3ème en matière pénale. Il est amené à connaître de contentieux importants en raison des nombreux sièges sociaux installés sur le site de la défense.

L’arrondissement judiciaire correspond au département des Hauts-de-Seine (92). Il comporte 7 tribunaux de proximité (Tprox), 2 conseils des prud’hommes et plusieurs structures d’accès au droit dont 3 maisons de justice et du droit (MJD) situées à Bagneux, Chatenay-Malabry et Gennevilliers. Il comprend 435 fonctionnaires et de 162 magistrats.

Sous l'autorité des chefs de juridiction et en lien étroit avec la hiérarchie du greffe, le Directeur des Services de Greffe Judiciaires exerce des fonctions de direction, d'encadrement, de gestion administrative, budgétaire et organisationnelle au sein de la juridiction. Garant du bon fonctionnement des services du greffe et de la qualité de la réponse judiciaire, il supervise l'ensemble des moyens humains, financiers et matériels attribués.

I - Missions et organisation du service

Le Chef de Service (DSGJ) est un cadre d'encadrement opérationnel de proximité. Sous l'autorité hiérarchique du Directeur Principal (Chef de pôle) et de la Directrice de greffe, il organise, pilote et contrôle l'activité administrative et judiciaire d'un service spécifique de greffe (ex : service correctionnel, l’instruction, le service des affaires familiales, l’exécution des peines, civil, etc.).

Interlocuteur privilégié des magistrats du service (présidents de chambre, juges, substituts) , le DSGJ permet d’assurer la fluidité de la chaîne judiciaire.

II - Description du poste : activités principales

Pilotage du service (pénal, civil ou spécialisé) :
-          Animer l’équipe du service (greffiers, adjoints administratifs, contractuels)
-          Conduire les réunions périodiques d’information et de travail au sein du service
-          Veiller à la cohérence des décisions et à leur mise en application dans l'activité quotidienne du greffe
-          Mettre en place et alimenter les outils de pilotage opérationnels du service
-          Superviser et évaluer les objectifs individuels et collectifs des agents sous sa responsabilité
-          Mettre en place les actions nécessaires à l’atteinte des objectifs fixés par la direction du greffe et le pôle
-          Proposer, participer à l’élaboration et à l'accompagnement des projets de service, de juridiction et des réformes administratives ou procédurales
-          Recueillir les données statistiques du service, veiller à leur cohérence et en assurer l'analyse pour la hiérarchie
-          Superviser le suivi des procédures, garantir le respect des délais légaux et réglementaires, contrôler la qualité des actes de greffe et le suivi des pièces à conviction / scellés
-          Suivi d'indicateurs et statistique : Élaborer et alimenter les tableaux de bord du service, recueillir les données statistiques et analyser l'activité pour rendre compte au chef de pôle

Ressources humaines :
-          Gérer les mouvements prévisibles des agents du service
-          Identifier et formaliser les besoins en renforts
-          Assister le directeur de pôle et la directrice de greffe dans la répartition et l'ajustement des effectifs au sein du service
-          Conduire les entretiens professionnels et d’évaluation des agents du service
-          Gérer les absences, congés et plannings des agents placés sous son autorité hiérarchique
-          Établir et mettre à jour les fiches de poste des agents du service
-          Mettre en adéquation les compétences des agents avec les besoins opérationnels du service et accompagner leur parcours de formation
-          Procéder aux entretiens de recrutement ou d'accueil pour les agents intégrant le service
-          Apporter soutien, écoute et expertise de proximité aux agents du service sur les questions organisationnelles et RH

Informatique, Logistique, Immobilier et Budget :
-          Gérer les besoins immobiliers et de maintenance 
-          Participer à la gestion budgétaire et financière 
-          Piloter les projets applicatifs et informatiques du service 
-          Procéder aux demandes d’ouverture, de modification ou de fermeture de sessions applicatives et d'habilitations informatiques des agents
-          Veiller au respect de la charte informatique, à la sécurité des accès et au bon état du parc d'équipements du service

Droit et procédure :
-          Suivre l’actualité législative, réglementaire, jurisprudentielle nationale, européenne et international

Autres missions/activités :

-          Participer aux différents comités de pilotage, de direction de la juridiction ou réunions de pôle en lien avec l’activité du service géré

-          Rédiger des rapports, notes, synthèses ou fiches techniques relatifs au fonctionnement du service

-          Assurer l’intérim des autres chefs de service du pôle ou du directeur de pôle en cas d’absence

Votre hiérarchie:

-           N+2 : Directeur de greffe (et directeurs de greffe adjoints).

-          N+1 : Directeur principal des services de greffe judiciaires (chef de pôle pénal ou civil)

Vos interlocuteurs métiers:

Directrice de greffe et ses adjointes, directeurs principaux, magistrats coordonnateurs, chefs de juridiction, DSGJ, partenaires extérieurs (SAR, DIP, DIT…) 

Connaissances

Droit pénal ou civil et procédure pénale ou civile

Judiciaire et administrative
Circuits administratifs et budgétaires,
Connaissance en matière de sécurité, sécurité, SST
Nouvelles technologies et les outils bureautiques
Applicatifs métiers
Techniques d’encadrement
Techniques de classement et d’archivage
Statuts de la fonction publique (titulaires et non titulaires)
GPEC et GPRH

Savoir-faire

Appliquer les textes législatifs et réglementaires et transmettre des connaissances juridiques
Organiser sa charge de travail
Travailler en équipe

Conduire du changement
Anticiper, s’adapter
Maitriser les techniques de communication
Travailler en mode projet, piloter l’activité du service
Maitriser les techniques rédactionnelles spécifiques à l’emploi
Conduire des réunions et communiquer
Piloter l’activité des services
Encadrer et animer des équipes

Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines
Etre à l’écoute
Etre autonome
Etre réactif
Faire preuve d’initiative
Faire preuve de pédagogie
Faire preuve de polyvalence
Faire preuve de rigueur
Faire preuve de discrétion et de loyauté

Expériences professionnelles antérieures souhaitées: Oui soit en matière pénale soit en matière civile

Offres de formation associées à votre prise de poste: A déterminer en fonction de l’affection

Perspectives d’évolution professionnelle: Directeur fonctionnel

Organisation du travail : 38h30 hebdomadaire – 25 CA – 20 RTT- Télétravail possible
 

Restauration : Oui
 

Accessibilité en transport / Parking : Oui
 

Groupe IFSE : 3

nombre de postes susceptibles d'être vacants : 2
 
Durée d’affectation attendue sur le poste :  3  ans