Assistant/Assistante de gestion

Le Cerema, référent public en aménagement, accompagne l’Etat, les collectivités et les entreprises pour adapter les territoires au changement climatique.

Il joue un rôle clé dans l’élaboration et la mise en œuvre de politiques publiques nationales et de projets territoriaux adaptés au climat de demain dans 6 domaines d’activité : aménagement et stratégies territoriales, bâtiment, mobilités, infrastructures de transport, environnement et risques, mer et littoral.

Avec des équipes multidisciplinaires et 27 implantations sur les territoires de l’Hexagone et des Outre-mer, le Cerema dispose d’une approche globale pour conseiller, innover et fédérer.

La Direction technique Risques, Eaux et Mer (DtecREM) qui compte 170 agents sur 4 sites, assure des missions d’expertise, de diffusion des connaissances et de recherche dans les domaines de l’eau, des risques, du littoral, des énergies marines renouvelables, des transports maritimes et fluviaux et de l’innovation et du numérique. Au sein du Cerema, elle porte l’expertise technique, pilote la production et les offres de service, assure le suivi des grands comptes nationaux.

Elle travaille notamment pour les grands opérateurs de réseaux (ports, Voies navigables de France, …), l’Etat, les collectivités territoriales et des sociétés d’ingénierie.

Au sein de la Direction, le Secrétariat général assure les missions de gestion de proximité des ressources humaines, pilotage budgétaire, immobilier, logistique, moyens généraux et hygiène et sécurité. Il assure une mission d’appui à la transformation de la Direction et à la communication interne.

Positionné au sein du Secrétariat Général, le groupe d’appui a pour mission d’assister les équipes de l’ensemble des entités dans leurs missions de gestion, de production ou commerciales

Sous l’autorité du/de la responsable du groupe d’appui du Secrétariat Général, l’assistant/l’assistante de gestion apporte son appui au suivi des processus de gestion administrative, commerciale ou de production. Il/Elle assure le suivi des dossiers, applique des procédures et s’assure de la fiabilité des actes et documentations qui lui sont confiés.

Il/Elle assure les missions suivantes :

-  Tenir à jour des outils de suivi d’activité ou de gestion (budget, recettes, dépenses, conventions, …) et les tableaux de bord

-  Contribuer au suivi et à l’exécution financière du budget courant en lien avec le bureau de pilotage budgétaire

-  Participer à la fiabilisation des données CRM et à l’établissement des devis et factures en lien avec les Départements notamment

-  Soutenir sur le plan administratif les assistants/assistantes de gestion de la Direction

-   Assurer un rôle d’interface avec les partenaires internes et externes

-   Participer à l’archivage documentaire

-   Capitaliser, valoriser et diffuser les données produites par le service

Liaison hiérarchique:

Rattachement hiérarchique à la cheffe du groupe d’appui

Il-Elle travaille avec le bureau du pilotage budgétaire et financier de la Direction, l’ensemble de la Direction et du secrétariat général de la Direction, les Départements de la Direction, les responsables de secteur d’activités, la mission de coordination de la Direction, les services du siège  …

Conditions matérielles : ordinateur portable – téléphone portable – bureau partagé

Horaires et saisonnalités : Règlement intérieur du temps de travail du Cerema ; CDD renfort à temps plein d’une durée de 3 mois

Contraintes spécifiques : pics d’activité en fonction du calendrier budgétaire, disponibilité

-Savoir :

Solides notions budgétaires et comptables

Connaissance du fonctionnement d’un établissement public et des politiques publiques

Maîtrise des outils informatiques, logiciels, nécessaires à l’activité

Connaissance des normes rédactionnelles et techniques d’assistanat et de gestion administrative

-Savoir-faire :

Capacité à mettre en œuvre et à respecter des méthodes et des procédures

Capacité d’organisation, de priorisation et d’anticipation

Savoir rendre compte, diffuser une information et formuler des alertes circonstanciées

Capacité à travailler en équipe

Aptitude rédactionnelle et relationnelle

Savoir suivre les actions confiées

-Savoir-être :

Rigoureux-se, méthodique, organisé- e, sens des priorités, autonome

Sens des responsabilités et du travail en équipe

Dynamisme, curiosité intellectuelle

Discrétion, confidentialité

Fiabilité, maîtrise de soi