Stagiaire secrétariat

TITRE DU POSTE : Stagiaire – Assistant.e de Gestion Administrative & Logistique Formation STRUCTURE : Association Le PôPE (Pôle Petite Enfance) – Organisme de formation certifié Qualiopi & labellisé IPERIA LIEU : Noisy-le-Sec (93) CONTACT : lepope93@gmail.com / formation.conseil.lepope@gmail.com 1. PRÉSENTATION DE LA STRUCTURE Le PôPE (Pôle Petite Enfance) est une association de l’Économie Sociale et Solidaire (ESS) et un organisme de formation certifié Qualiopi et labellisé IPERIA. Nous accompagnons les professionnels du secteur de la petite enfance (notamment les assistantes maternelles, gardes d'enfants et salariés du particulier employeur) à travers des parcours de formation continue, des actions d'insertion et des dispositifs d'innovation sociale (incubateur de MAM, réemploi de matériel de puériculture). 2. CONTEXTE ET OBJECTIF DU STAGE Afin de soutenir le développement de nos sessions de formation et garantir le respect strict de nos exigences de qualité réglementaire (démarche qualité Qualiopi et processus de labellisation IPERIA), le PôPE recherche un.e stagiaire en gestion administrative. Le/la stagiaire viendra en appui direct à la coordination pour assurer le suivi administratif des apprenants, la logistique des sessions et apporter un soutien transversal sur la vie de l'association. 3. MISSIONS PROPOSÉES A. Gestion administrative des formations (Cadre Qualiopi & IPERIA)
• Suivi des dossiers apprenants : Recueil, tri, vérification et classement des pièces justificatives (fiches d'inscription, pièces d'identité, justificatifs d'activité, etc.).
• Édition des documents contractuels : Rédaction des convocations, attestations de présence / de réalisation et questionnaires de satisfaction post-formation.
• Suivi des émargements : Contrôle, numérisation et suivi des feuilles d'émargement et des évaluations d'acquis. B. Relation & Communication avec le réseau d'Assistantes Maternelles
• Inscriptions et relances : Accueil téléphonique/email, information des candidates sur l'offre de formation IPERIA et suivi de leurs dossiers d'inscription.
• Information du réseau : Diffusion des plannings et catalogues de formation auprès des assistantes maternelles et des partenaires locaux. C. Logistique organisationnelle des sessions de formation
• Réservation et préparation des salles : Organisation pratique des lieux de formation (agencement des espaces, préparation du matériel pédagogique, vidéoprojecteur, kits stagiaires). D. Appui transversal à l'association & Vie associative
• Renfort ponctuel : Soutien logistique et administratif sur les différentes actions et projets de l'association (préparation de réunions, gestion du courrier, archivage, appui à l'organisation d'événements associatifs). 4.

PROFIL RECHERCHÉ
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Formation:
BTS SAM (Support à l'Action Manageriale), BTS GPME (Gestion de la PME), Licence Professionnelle Gestion Administrative, BUT GACO ou équivalent.
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Compétences:
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, Google Workspace et drive, messagerie).
• Aisance rédactionnelle, orthographe irréprochable et rigueur dans la tenue de dossiers réglementaires.
• Capacité d'organisation, réactivité et méthode.
• Qualités relationnelles :
• Très bon sens du contact (au téléphone, par email).
• Goût pour le travail en équipe associative et réactivité au quotidien. 5. MODALITÉS DU STAGE
• Durée : Stage de 2 à 6 mois (selon calendrier de formation).
• Gratification : Gratification légale de stage (si durée > 2 mois) + prise en charge de 50 % du Pass Navigo + tickets restaurant.
• Lieu : Siège du PôPE (Noisy-le-Sec / Bobigny)