Secrétaire de direction

L’ARSEA fédère plus de 1600 professionnels qui accompagnent au quotidien plus de 20000 personnes. A Colmar, l’IME-SESSAD regroupe 5 sites (Site Catherinettes, site Artisans, SESSAD, dispositif d’autorégulation et UEMA). 130 professionnels (éducateurs, thérapeutes, enseignants, personnels administratifs, personnels des services généraux, équipe de direction) accompagnent environ 220 enfants et jeunes (jusqu’à 25 ans) présentant une déficience intellectuelle et/ou un trouble du spectre autistique. L’IME SESSAD du Pays de Colmar vise à la réalisation pour chacun des jeunes, d’un projet personnalisé en adéquation avec ses possibilités, ses compétences, ses envies, et en étroits liens avec ses proches et les professionnels qui l’accompagnent à l’extérieur. L’équipe administrative de l’IME-SESSAD est composée de 2 responsables administratif et gestion (dont un en responsabilité de l’équipe), 3 secrétaires de direction et une secrétaire. Nous recherchons dans le cadre d’un remplacement pour départ à la retraite un secrétaire de direction en CDI à temps plein pour le site des Artisans, qui accompagne environ 70 jeunes de 14 à 25 ans présentant une déficience intellectuelle avec troubles associés (TSA...) et qui comprend environ 35 salariés. Votre Quotidien à Nos Côtés Vos missions seront : 1/ Organiser et gérer les activités administratives :
• prioriser et planifier les activités du secrétariat,
• rédiger, mettre en forme des documents,
• garantir la mise à jour et le suivi des dossiers,
• produire, organiser et diffuser l'information de documents en garantissant leur fiabilité,
• travailler en lien avec les services de la Direction Générale,
• renseigner et transmettre la facturation aux financeurs,
• initier les améliorations de l'organisation du service,
• faire évoluer et/ou élaborer des procédures et les mettre en œuvre. 2/ Faciliter La Communication Interne Et Externe
• accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur,
• veiller au suivi des informations stratégiques,
• communiquer et rechercher les informations liées à l’activité auprès des services de la Direction Générale,
• garantir la réception et la transmission des informations aux différents interlocuteurs concernés,
• assurer le traitement du courrier. 3/ Assister La Direction Du Site Afin D'optimiser La Gestion De Son Activité Et Faciliter Sa Prise De Décision
• rechercher et communiquer les informations en lien avec l’activité,
• préparer et constituer les dossiers en structurant leur réalisation selon les contraintes et les priorités,
• être force de proposition dans le traitement des dossiers et assurer le suivi de la décision,
• veiller au respect des échéances,
• assister la direction en coordonnant et préparant ses activités quotidiennes,
• organiser la logistique d’un événement, sa communication dans le cadre du budget alloué. Les Avantages à Nous Rejoindre
• 9 congés trimestriels supplémentaires par an
• CSE – sorties, réduction, cartes cadeaux/vacances
• Indemnité kilométrique vélo jusqu’à 400€ par an
• Convention 66
• Prime SEGUR (238€ bruts mensuels)
• Repas payant possible sur site
• Mercredi après-midi libre
• Congés fixes sur vacances scolaires Diplôme demandé : BTS assistant de direction, assistant manager, assistant gestion... Le Candidat Présentera
• Sens des responsabilités
• Organisation, méthode et rigueur (attachement prononcé pour la qualité et engagé dans une démarche d’amélioration continue)
• Capacité à hiérarchiser l'information et à la transmettre de manière pertinente en assurant un reporting à sa hiérarchie et aux cadres du site
• Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse
• Maitrise de l’outil informatique, logiciels bureautiques courants et si possible du progiciel CEGI
• Discrétion, respect de la confidentialité
• Capacités relationnelles et sens de la diplomatie affirmés #ET