Assistant(e) Administration des Ventes

Qui sommes-nous ? Carboline est un fabricant mondial de revêtements, de revêtements intérieurs et de produits ignifuges haute performance, engagé dans la protection des infrastructures et des actifs critiques à travers le monde. Nos solutions contribuent à la protection des bâtiments, des installations industrielles et des structures essentielles, en garantissant leur sécurité, leur durabilité et leurs performances à long terme. Chez Carboline, notre travail va au-delà de la simple fabrication de produits. Nous établissons des relations durables avec nos clients en alliant expertise technique, qualité des produits et service fiable. Carboline fait partie de RPM International Inc., une multinationale dont le chiffre d’affaires s’élève à 7,9 milliards de dollars et dont les filiales sont des leaders mondiaux dans les domaines des revêtements spécialisés, des mastics, des matériaux de construction et des services associés. Votre mission: En tant qu’Assistant(e) Administration des Ventes, vous jouerez un rôle clé dans la qualité d’un service fiable et réactif que nos clients attendent de Carboline. Vous gérerez l’ensemble du cycle de traitement des commande clients, depuis l’établissement du devis et la saisie de la commande jusqu’à la livraison, la facturation et le suivi des paiements. Vous servirez de lien essentiel entre les clients, les équipes commerciales, la production, la logistique et les transporteurs externes. Votre contribution permettra à nos équipes commerciales de se concentrer sur le développement de relations solides avec les clients, tout en garantissant que nos solutions hautement performantes parviennent aux clients comme prévu. Vos principales

missions:
• Traiter les commandes reçues des commerciaux, des boîtes mails régionales et des demandes téléphoniques, en veillant à l’exactitude des prix, des remises, des produits, des commissions, des exigences de livraison et des conditions de transport.
• Coordonner les sites de fabrication, les plannings de production, les expéditions et les livraisons, en collaborant étroitement avec les équipes de production et d’expédition afin de répondre aux exigences des clients.
• Suivre quotidiennement l’état d’avancement des commandes et communiquer de manière proactive les mises à jour ou les changements aux clients et aux commerciaux.
• Suivre les livraisons et facturer les commandes terminées, en veillant à ce que les différentes étapes du cycle de commande soient respectées.
• Assurer le suivi des paiements des clients en collaboration avec les commerciaux et la direction.
• Communiquer les niveaux de stock et les variations à l’équipe de la chaîne d’approvisionnement, conformément aux directives du service commercial.
• Coordonner les autorisations de retour et les notes de crédit, en facilitant les procédures administratives requises.
• Assurer le remplacement de l’autre administrateur commercial, notamment pendant les congés annuels et les absences.
• Assister l’ensemble de l’équipe commerciale dans les tâches administratives, notamment la gestion de la boîte de réception générale, le filtrage et le transfert des appels téléphoniques, la préparation des devis et de la correspondance, ainsi que l’organisation des réunions commerciales.
• Gérer les fournitures de bureau, le matériel promotionnel, les cartes de visite, les cartes de vœux et les prestataires intervenant au bureau.

Exigences:
• Baccalauréat ou équivalent.
• Au moins 3 ans d’expérience en service clients B2B ou en administration des ventes (ADV).
• Maîtrise de l’établissement des devis, traitement des commandes et le suivi des livraisons, des factures et des paiements des clients.
• Maîtrise du français et niveau intermédiaire en anglais.
• Aisance dans la coordination avec les différentes équipes internes, les clients et les prestataires externes.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à hiérarchiser les demandes concurrentes.
• Excellentes compétences en communication et approche proactive pour tenir les clients et les collègues informés.
• Avoir le souci du détail dans le traitement des commandes, des tarifs, de la documentation et de la facturation. Pourquoi rejoindre Carboline? Rejoignez une équipe où le service client fait vraiment la différence. En veillant à ce que les commandes soient traitées avec précision, que les livraisons soient coordonnées efficacement et que les clients reçoivent des informations en temps opportun, vous contribuerez à transformer la qualité des produits Carboline en une expérience client fiable. Si vous appréciez le travail en équipe, la coordination des activités et souhaitez contribuer au bon fonctionnement d’une entreprise, ce poste vous offre l’opportunité de participer directement à la qualité de nos relations clients et à notre réussite commerciale. « Pour être les meilleurs, nous devons recruter les meilleurs. »