Assistant administratif en résidence autonome

Contexte du recrutement et définition de poste Rouen, en tant que capitale régionale de la Normandie, offre un environnement dynamique, stimulant, avec un engagement fort en faveur du développement durable et du bien-être de ses habitants : La Ville a reçu 4 étoiles (sur 5) au Label Climat Air Energie. Le cœur de la ville, avec ses ruelles médiévales et sa célèbre cathédrale, reflète l’équilibre parfait entre tradition et innovation. on centre-ville animé, ses espaces verts et sa proximité avec la Seine créent également un cadre de vie très agréable. Rejoindre la Mairie de Rouen, c’est contribuer à l’avenir d'une ville au service de ses citoyens. C’est aussi s’inscrire dans un collectif dynamique d’agentes et d’agents, qui promeut la qualité de vie au travail. Avec un Index égalité 2025 noté à 97 sur 100, vous rejoignez une administration qui agit pour l’égalité professionnelle. Avec son Centre Communal d'Action Sociale (CCAS), la Direction de la Solidarité et de la Cohésion Sociale accompagne les personnes les plus fragiles et œuvre au développement de toutes les solidarités. Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) (F/H) désireux de mettre son expertise au service d’une des résidences autonomie du CCAS. Missions Sous l’autorité de la responsable de la résidence autonomie, dans le respect du droit des usagers, de la charte des droits et libertés de la personne accueillie et conformément à la loi du 2 janvier 2002, il/elle sera chargé(e) des missions suivantes : Accueil Physique Et Téléphonique
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public ainsi que des résidents, de leurs proches, et des partenaires professionnels (visites de la résidence, orientation vers le bon interlocuteur, transmission d’informations, suivi du cahier de transmission, prise des messages)
• Répondre à certains besoins des résidents (aide administrative, prise de rendez-vous)
• Assurer la commande des repas, du résident au prestataire Réalisation des tâches administratives au sein de la résidence.
• Réaliser des courriers professionnels, gérer des courriers papiers et électroniques
• Produire des documents (notes, affiches, comptes-rendus, menus, etc) à la demande de la responsable
• Classer, mettre à jour, archiver les dossiers des résidents (mise à jour des coordonnées de famille et des intervenants, des assurances, des revenus, de leur couverture sociale, etc)
• Mettre à jour la documentation destinée au public et actualiser certains fichiers informatiques
• Enregistrer et mettre à jour les informations sur les résidents et les indicateurs de suivi de l’activité (tableaux de présence, état d’occupation des logements, fiches résidents, fiches évènement résidents) Assistance et suppléance de la responsable de la résidence :
• Effectuer des demandes de travaux et suivis de travaux après vérification du besoin, accueillir les entreprises et faciliter leurs interventions
• Veiller au respect des consignes de sécurité
• Saisir et vérifier les interventions d’aide à domicile via le logiciel ASAPRO
• Participer à la facturation
• Valider les services faits via le logiciel Sedit
• Participer aux réunions de service En l’absence de la responsable de résidence, ou de façon ponctuelle :
• Assurer la facturation : renseigner les montants, vérifier les données, saisir les données sur le logiciel Sonate
• Mettre à jour les tableaux de préparation d’encaissement (suivi de la télégestion, enregistrement des feuilles de vacation, pointage de l’aide au logement, des redevances, des travaux, des repas)
• Gérer le planning des gardiens, mettre à jour le planning mensuel et les fiches des agents
• Réaliser les états des lieux d’entrées et de sortie
• Gérer la régie de recette Conditions De Travail Lieu de travail : Résidence autonomie « La Rose des Sables », déplacements ponctuels dans les autres résidences autonomie, à la Maison Des Aînés et autres déplacements occasionnels. Cycle de travail : 36h sur 5 jours hebdomadaire ; congés en complémentarité avec la responsable de la résidence autonomie
- Possibilité d’astreinte selon nécessités.

Profil recherché
ET SI C’ETAIT VOUS ?
• Idéalement titulaire du BEP Carrières Sanitaires et Sociales et/ou justifiant d’une expérience auprès des personnes âgées, vous possédez une connaissance approfondie du public âgé, précaire et/ou souffrant de pathologies liées à l’âge ou psychiatriques, ainsi que des acteurs du champ gérontologique.
• Vos qualités de communication, fondées sur l’écoute, l’empathie et la bienveillance, vous permettent de vous adapter à ce public, de transmettre les informations avec précision et de rendre compte de manière fiable.
• Autonome et doté(e) d’un esprit d’initiative, vous savez également travailler en équipe et en collaboration avec votre supérieur hiérarchique.
• Votre maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels spécifiques) s’accompagne d’aptitudes rédactionnelles marquées et de notions de base en comptabilité.
• Vous savez réagir avec professionnalisme et sang-froid face aux situations d’urgence et de conflits.
• Enfin, rigueur et sens de l’organisation constituent des atouts déterminants pour ce poste.
• Vous faites preuve de discrétion et respectez le secret professionnel partagé.
• Le permis de conduire et le PSC1 sont souhaités. Prêt(e) à saisir cette opportunité ? Postulez dès maintenant et rejoignez-nous Information(s) complémentaire(s)
• Accès par voie statuaire, ou à défaut contractuelle
• Rémunération statutaire et régime indemnitaire
• Filière administrative – Catégorie C – Cadre d’emploi des adjoints administratifs Rejoindre notre collectivité, c’est aussi bénéficier :
• De 6 cycles de travail possibles sur 5 jours, 4 jours et demi ou 4 jours (hors cycle spécifique lié au poste), pouvant générer jusqu’à 27 RTT, en complément des 25 jours de congés annuels ainsi que 2 jours de fractionnement en fonction de la période posée.
• D’un plan de formation personnalisé et d’un accès à idealCO (plateforme collaborative de la sphère publique).
• De tickets restaurants d’une valeur faciale de 8€ (60% de prise en charge par la Ville).
• D’une aide financière pour les abonnements aux transports en commun et pour l’utilisation du vélo dans le cadre du Plan de Déplacement des Employés.
• De la prise en charge d’une partie de votre mutuelle santé (minimum 18€/mois) sous réserve d’un contrat labellisé.
• D’une participation à raison de 15€ par mois sur le contrat collectif garantie maintien de salaire souscrit auprès de la mutuelle nationale territoriale (contrat avec la ville de Rouen).
• Dans le cadre de notre engagement en faveur de la conciliation vie professionnelle / vie familiale, un partenariat avec la crèche « Les Petits Becqs » permet l’attribution de places réservées aux agents Ville et CCAS de Rouen (dans la limite des places disponibles et après validation de la commission d’attribution compétente).
• De tarifs préférentiels pour un large panel d’activités grâce au Comité des Œuvres Sociales et Culturelles de la Ville de Rouen, ainsi que la possibilité de bénéficier des chèques vacances, sous réserve d’un plafond de ressources. N.
B. : Pour les agents relevant de la Fonction Publique, veuillez fournir votre dernier arrêté de situation administrative.