Office Manager

Description de l'entreprise Depuis plus de 15 ans, Mercadier Décoration conçoit et développe des matériaux décoratifs innovants et colorés, tels que les bétons cirés, peintures, finitions à la chaux et procédés de métallisation à froid. L’entreprise intègre les enjeux environnementaux et techniques les plus récents pour proposer des solutions décoratives durables et performantes. Mercadier Décoration s’adresse à une clientèle de professionnel.le.s et de particulier.
ère.s recherchant des produits esthétiques, résistants et responsables. Rejoindre Mercadier Décoration, c’est participer au développement d’une marque reconnue pour sa créativité et son exigence de qualité.

Description du poste
En tant qu’Office Manager – Assistant.e du Dirigeant, vous assurez le bon fonctionnement administratif et organisationnel de la structure, en appui direct à la direction. Véritable bras droit du dirigeant, vos missions couvriront notamment : Gestion des aspects administratifs de l’entreprise : •Coordination administrative de plusieurs sociétés du groupe •Gestion des contrats d’assurance, des baux et traitement des éventuel sinistres •Gestion des contrats de certains fournisseurs et suivi des interventions : vérifications annuelles des installations électriques, extincteurs, registres de sécurité… •Gestion et suivi du parc automobile y compris les abonnements (carburants, péages…) •Achats et services généraux : commandes de petits équipements et fournitures pour le siège et les boutiques, suivi logistique •Support administratif quotidien •Gestion des informations internes : courriers et dossiers juridiques simples •Montage de dossiers de financement •Gestion du parc informatique et téléphonie •Configurations de divers matériels Gestion des ressources humaines et l’administration du personnel : •Intégration des éléments de paie dans notre ERP •Suivi des formations professionnelles : inscription, planification interne, gestion des dossiers OPCO, suivi budgétaire •Gestion administrative du personnel : •Rédaction des contrats de travail, avenants, attestations et documents divers •Gestion des entrées et sorties : DPAE, mutuelle, prévoyance, médecine du travail, suivi des périodes d’essai et renouvellements •Gestion des recrutements et formations et intégration des collaborateurs •Gestion des dossiers de financement •Gestion des conventions de stage •Suivi et mise à jour des dossiers sociaux des collaborateurs •Organisation de challenges commerciaux •Organisation des réunions commerciales "incentive" Selon compétences Excelle, aide du dirigeant à l'élaboration du suivi budgétaire et business plan : •Suivi des indicateurs de performance (KPI), analyse des résultats, reporting •Mise à jour mensuelle du Business Plan •Aide comptable Ce poste à temps plein ou partiel est basé sur site à Aix-en-Provence. Qualifications
• Alternances Master possible sinon CDD temps pelin ou partiel selon cas personnel
• Compétences relationnelles et de communication : excellentes aptitudes en Interpersonal Skills, Communication, et capacité à travailler en équipe et avec des interlocuteur.ice.s varié.e.s
• Compétences analytiques et organisationnelles : bonnes Analytical Skills, rigueur, sens du détail, capacité à prioriser et à suivre plusieurs dossiers simultanément.
• Orientation client : expérience ou forte appétence pour le Customer Service, sens du service, capacité à gérer les demandes et à apporter des réponses claires et constructives.
• Forte autonomie
• Notions de gestion et de finance : compréhension de base des principes de Finance, suivi administratif et financier simple, utilisation de tableaux de suivi.
• Autres atouts : maîtrise des outils bureautiques (Pack Office ou équivalent), aisance avec les outils numériques, capacité d’adaptation dans une PME, goût pour l’univers de la décoration et des matériaux innovants, formation en GEA/GPE ou équivalent appréciée.
• Aisance rédactionnelle (qualité de l’orthographe)
• Polyvalence, rigueur et capacité à gérer plusieurs sujets simultanément