Office Manager

Fiche de poste – Office Manager à Paris d’une holding familiale 1/ Présentation du poste Intitulé : Office Manager (H/F) basé à Paris 8ème Structure : Groupe familial détenant des participations, le plus souvent à 100%, dans une dizaine d’établissements hôteliers situés à Paris et en Provence, ainsi que dans un important port-à-sec situé en Camargue. Forte profitabilité du groupe. La cellule parisienne dirige le groupe dont elle assure l’Asset management (investissements, acquisitions, cessions, contrôle de gestion des unités) ; par contre, la gestion quotidienne des hôtels est la responsabilité d’une cellule de management opérationnel de 7 personnes basée en Provence qui appartient au groupe et que la cellule parisienne ne fait que superviser. La cellule parisienne agit aussi comme conseil pour compte de tiers en investissements hôteliers parisiens, ce qui nécessite de la rigueur administrative (mandats, accords de confidentialité) que l’Office manager saura imposer. Rattachement : L’Office Manager est rattaché directement aux deux propriétaires du groupe qui sont présents dans les bureaux parisiens ; il s’appuie sur l'expert-comptable et les conseils juridiques extérieurs ainsi que sur le DAF de la cellule de management basée en Provence. Le groupe recherche une personne polyvalente, rigoureuse et autonome pour structurer et fluidifier son fonctionnement administratif et financier au quotidien, tout en étant en mesure de prendre en charge, sous la supervision des deux dirigeants, des sujets opérationnels liés aux actifs du groupe. Ce poste s'adresse à une personne organisée, à l'aise à l'écrit, capable de gérer plusieurs interlocuteurs (comptable, avocats, bailleurs, directeurs d'hôtels) et souhaitant progressivement élargir son champ d'action vers des sujets de plus en plus opérationnels. 2/ Missions Administratif et support de direction
• Rédaction de courriers et d'emails (partenaires, prestataires, administrations)
• Relais opérationnel auprès de l'expert-comptable et du DAF (transmission de documents, suivi des échéances, préparation d'éléments)
• Organisation et gestion de l'agenda des deux dirigeants
• Suivi juridique courant : rédaction de courriers, préparation et tenue des assemblées générales des sociétés du groupe, suivi des litiges avec les bailleurs dans le cadre de la réévaluation des loyers de certains hôtels parisiens
• Traitement des seules factures de la cellule parisienne : réception, vérification, transmission au comptable, suivi des paiements Opérationnel — participations hôtelières
• Suivi de la bonne réception des rapports de gestion mensuels transmis par les directions d'hôtels
• Analyse et commentaire, dans la mesure du possible, des évolutions d'activité constatées dans ces rapports
• Accompagnement du dirigeant sur certains sujets ponctuels d'acquisition ou de travaux. La répartition entre missions administratives et opérationnelles évoluera selon l'appétence et la montée en compétence de la personne recrutée, les tâches administratives constituant le cœur du poste dans un premier temps. 3/

Profil recherché
Formation et expérience
• Formation Bac+2 à Bac+5 (assistanat de direction, gestion, droit, immobilier ou équivalent)
• Expérience d’au-moins 5 ans sur un poste similaire d'assistanat de direction, de gestion administrative ou d’Office Manager, idéalement dans un environnement immobilier ou hôtelier mais pas nécessairement. Compétences
• Excellente maîtrise du français écrit et oral ; connaissance de l’anglais au moins écrit
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office notamment Excel, Word, Powerpoint)
• Notions de base en comptabilité et en droit des sociétés appréciées
• Capacité à comprendre et suivre des rapports de gestion hôteliers (indicateurs simples d'activité) Qualités personnelles
• Rigueur, sens de l'organisation et fiabilité
• Sens de la confidentialité (informations financières et juridiques sensibles)
• Autonomie dans l'exécution, tout en sachant rendre compte et alerter
• Réactivité et capacité à gérer les priorités
• Bon relationnel, à l'aise avec des interlocuteurs variés (dirigeant, comptable, avocats, bailleurs, directions d'hôtels)
• Curiosité et envie d'évoluer progressivement vers des sujets opérationnels
• Discrétion et sens de la confidentialité (informations financières et juridiques sensibles) 4/ Conditions du poste
• Contrat : CDI (ou autre si indépendant)
• Localisation : Paris 8ème
• Temps de travail : 24 heures par semaine à répartir sur 3 jours, avec une organisation à définir ensemble
• Prise de poste : dès que possible
• Rémunération : 35 k€ brut annuel 5/ Candidature Vous pouvez postuler en envoyant votre CV à l’adresse suivante : assistant@financiere-eos.com