Secrétaire d'accueil

Centre de Prévention > Offres d'emploi > Secrétaire d’accueil Secrétaire d'accueil CDD Orvault Prise de poste au 4 janvier 2027 jusqu'au retour de la salariée de son retour congés maternité et de son congés naissance

Description du poste
Contribuer au parcours de prévention, dans sa dimension d’accueil physique et téléphonique. Assurer le bon déroulement des activités du centre de prévention par un travail de support administratif, de prise de rendez-vous et d’accueil des bénéficiaires. Vos missions Au sein d'une association du secteur médico-social située à Orvault. Vous êtes sous la responsabilité du responsable de centre et en lien direct avec l’assistante de direction. A pourvoir à partir de dans les meilleurs délais possible et au plus tard au 1er décembre 2026. Missions principales ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DES PERSONNES
• Animer l'accueil physique : organisation de l'espace, réception, écoute des demandes et information sur le déroulement du parcours
• Accueillir les bénéficiaires se présentant à leur rendez-vous pour le parcours de prévention ou pour les ateliers et vérifier les infirmations du dossier
• Contrôler les accès et la circulation des personnes
• Gérer l'accueil téléphonique (standard téléphonique : mise en attente, transfert de ligne, renseignements et prise de messages et d’inscriptions).
• Accompagner les bénéficiaires dans la prise en main des outils numériques, (prise de rendez-vous à distance et saisie informatique des réponses de l’auto-questionnaire) ainsi que leur apporter toutes les précisions sur le déroulement du parcours. GESTION DES RENDEZ-VOUS DES BENEFICIAIRES
• Traiter les coupons reçus via le courrier, Doctolib et le site Internet ;
• Créer les dossiers administratifs des bénéficiaires ;
• Contacter les bénéficiaires et leur proposer des rendez-vous téléphoniques dans les plus brefs délais et planifier les RDV dans l’outil informatique ;
• Confirmer les rendez-vous, communiquer les informations et les documents préparatoires ; SUIVI DES ACTIVITES DU CENTRE ET REPORTING
• Renseigner les outils internes pour le suivi quotidien des activités du centre (tableaux de bord) : bilans réalisés, annulés, restant à effectuer, coupon en attente… ;
• Actualiser les informations mises à disposition du public. MISSIONS COMPLEMENTAIRES
• Envoi des courriers aux bénéficiaires après validation des consultants Missions secondaires MISSION COMPLEMENTAIRE : Contribution active au déménagement de l'entreprise Dans Le Cadre De Notre Prochain Déménagement De Locaux, Vous Participerez Activement à Cette Phase De Transition Humaine Et Logistique. En Collaboration Avec L'équipe, Vos Missions Consisteront à
• Trier et archiver : Sélectionner, classer et numériser les documents administratifs de l'accueil avant le départ.
• Préparer les cartons : Emballer le matériel d'accueil et des pièces communes (espaces de pause), les fournitures administratives et médicales et les dossiers en veillant à leur bon étiquetage.
• Organiser le futur espace : Aider à la planification et à la mise en place du nouvel espace de réception pour garantir un accueil opérationnel dès le premier jour.

Votre profil
• Formation de secrétaire d’accueil ou secrétaire administrative
- Accès niveau bac, expérience dans le secteur du secrétariat et de l'accueil nécessaire d’au moins 1 an
• Expérience en accueil physique et téléphonique.
• Responsable, organisé, rigoureux et adaptable
• Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook)
• Aisance dans la prise en main de nouveaux logiciels (nous travaillons notamment sur Doctolib, Mediateam et bientôt un nouveau logiciel, Docaposte Santé (Maincare))
• Capacité à s’intégrer facilement au sein d’une équipe déjà constituée, à partager des informations et à travailler de façon interprofessionnelle
• Très bonne maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit Savoir-faire et savoir-être
• Sens du relationnel et de l'écoute,
• Travail en bonne autonomie mais aussi en équipe,
• Ponctualité, En résumé Type de contrat : CDD Date : Prise de poste au 4 janvier 2027 jusqu'au retour de la salariée de son retour congés maternité et de son congés naissance Durée du travail : Temps partiel Equivalent temps plein : 0,6 ETP
- Lundi, Mardi et Mercredi Horaires : De 8H30 à 12H45 et 13h30 à 16H15 Déplacements : Départementaux Contact : Sandrine GOURIO MONTMITONNET
- Responsable de centre Qui sommes-nous ? L'association des centres de prévention Agirc-Arrco est une association Loi 1901, gouvernée par les Institutions de retraite complémentaire Agirc-Arrco. Elle s'adresse aux personnes de plus de 50 ans, retraitées et actives, ainsi qu’à leurs conjoints et aidants familiaux. Les centres de prévention sont des lieux de promotion du bien vieillir où chaque bénéficiaire peut effectuer une évaluation personnalisée visant au repérage des risques liés à l’avancée en âge. À l’issue de celle-ci, le bénéficiaire reçoit des informations détaillées sur ses atouts, ses facteurs de risque et les actions de prévention à mettre en place pour vivre en santé. En savoir plus Formulaire de candidature Les champs avec une
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* (fichier PDF maximum 2Mo) : Votre Lettre De Motivation (fichier PDF Maximum 2Mo) En soumettant le formulaire, j’accepte que les informations saisies soient utilisées et conservées dans le cadre de ma candidature à ce poste.