Agent administratif et accueil

La Direction Générale de l’ARSEA pilote l’association. Elle centralise et mutualise les fonctions financières, ressources humaines, qualité, administration développement, informatique, projets immobiliers, sécurité des bâtiments communication. Son rôle est d’assurer un appui aux établissements et services afin de garantir une qualité d’accompagnement Elle recrute, 1 Assistant administratif et accueil F/H en CDI temps plein. Votre Quotidien à Nos Côtés A mi-temps en binôme avec une autre assistante administrative et d’accueil de la Direction Générale :
• Accueil téléphonique et physique,
• Gestion du courrier entrant et sortant,
• Préparation de dossiers
• Organisation et gestion de réunions et préparation des salles de réunion
• Rédaction de courriers et de comptes rendus.
• Gestion administrative des assurances immobilières et des véhicules en lien avec le service financier et les différents établissements de l’ARSEA
• Gestion des abonnements et matériels de téléphonie mobile A mi-temps à l’accueil centralisé du bâtiment Pic vert regroupant 7 établissements et services dont la Direction Générale
• Accueil téléphonique et physique
• Accueil des visiteurs et des prestataires extérieurs – tenue des registres de visites et de sécurité
• Orientation des personnes accueillies.
• Gestion des badges de circulation
• Gestion et médiation en salle d’attente
• Transmission des informations aux différents interlocuteurs (accès logiciels, outil de réservation des salles/rdv),
• Gestion de la messagerie vocale de l’accueil téléphonique général (changement annonce, message fermeture, réception et transmission des appels)
• Traitement du courrier :
• Réception du courrier/colis/livraison et tri (sans ouverture si service identifié).
• Départ du courrier : affranchissement pour tous les services du bâtiment
• Gestion centralisée des fournitures de bureau. Le poste n’est pas éligible au télétravail Lieu de travail : Ostwald 1 rue du Pic vert Les Avantages à Nous Rejoindre
• 9 congés trimestriels supplémentaires par an selon le temps de travail
• CSE – sorties, réduction, cartes cadeaux/vacances
• Indemnité kilométrique vélo jusqu’à 400€ par an
• Convention collective 66
• Des perspectives d’évolution et de mobilité interne
• Reprise en totalité de l’ancienneté
• Prime SEGUR (238€ bruts mensuels) Diversité de formations proposées Diplôme(s) attendu(s) : BAC à BAC+2. Expérience souhaitée : Entre 1 et 3 ans Une expérience sur un poste similaire est souhaitée. Compétences Attendues
• Savoir être et qualités relationnelles
• Discrétion – respect de la confidentialité
• Organisation et rigueur
• Capacité à hiérarchiser l’information et à la transmettre de manière pertinente
• Esprit d’initiative et autonomie
• Capacités d’adaptation et à faire face aux imprévus #ET