Assistant(e) Administratif(-ve)

À propos
de nous Située à la périphérie de Rennes, la ville de Saint-Jacques de la Lande compte 14 000 habitants et 250 agents municipaux. Elle fait partie de Rennes Métropole et contribue à son essor économique et démographique. Elle se distingue par son dynamisme et ses nombreux équipements, ainsi que par son engagement dans les transitions environnementales. La Ville de Saint-Jacques-de-la-Lande recherche une Assistante administrative (H/F) pour renforcer le pôle administratif de sa Direction Éducation en contrat à durée déterminée renouvelable. Au sein d'une direction composée de quatre pôles (administratif, politique éducative, école-animation et restauration), vous contribuez au bon fonctionnement des services éducatifs municipaux et assurez un rôle essentiel d'interface entre les familles, les écoles et les différents partenaires. Mission Vos missions Assurer la gestion administrative des services périscolaires Vous participez à la gestion quotidienne des activités périscolaires à travers le logiciel métier :
• Régularisation des consommations périscolaires (restauration, garderie, étude).
• Suivi et relance des familles.
• Extraction et traitement des données du logiciel.
• Édition des listes de présence.
• Communication auprès des familles.
• Accueil physique et téléphonique.
• Réponses aux demandes administratives des usagers. Assurer la suppléance de la régie municipale En qualité de régisseur suppléant, vous assurez la continuité des missions de la régie municipale « Saint-Jacques Cité Service » en l'absence du régisseur principal. Participer à la gestion budgétaire Vous assurez le suivi administratif et financier des dépenses de fonctionnement :
• Gestion des bons de commande.
• Engagements comptables.
• Validation et suivi des factures.
• Suivi des crédits scolaires et projets éducatifs.
• Gestion administrative des transports scolaires liés aux activités des écoles.
• Respect des procédures et règles budgétaires de la collectivité. Suivre les marchés de la Direction Vous participez au suivi administratif des marchés en cours et contribuez à la préparation des nouvelles consultations :
• Suivi des marchés existants.
• Participation à la rédaction des cahiers des charges.
• Appui à la mise en œuvre de nouveaux marchés. Assurer le secrétariat administratif de la Direction
• Traitement et diffusion des courriers, affichages et livrets.
• Organisation logistique des réunions.
• Enregistrement et suivi des courriers dans les logiciels dédiés.
• Gestion des appels et suivi des agendas en l'absence des responsables de direction. Participer à la gestion de la vie scolaire En binôme avec la référente vie scolaire :
• Accueil et inscription des familles pour la scolarisation des enfants.
• Traitement des demandes de dérogation scolaire.
• Mise en œuvre des procédures relatives à l'accueil des enfants issus des familles itinérantes.
• Gestion administrative des PAI (Projets d'Accueil Individualisé) en lien avec les écoles et les services de restauration. Profil Formation
• Bac à Bac +2 dans les domaines de l'administration, de la gestion, de la comptabilité ou de l'assistanat. Compétences
• Connaissance de l'environnement éducatif et des collectivités territoriales.
• Bonne compréhension du fonctionnement des services publics locaux.
• Connaissances en gestion administrative et budgétaire.
• Sensibilité aux procédures et au cadre juridique du secteur public.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques. Qualités attendues
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Polyvalence et autonomie.
• Réactivité et capacité d'adaptation.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Qualités relationnelles et sens du service public.
• Capacité à gérer des situations complexes avec diplomatie. Référence de l'offre : icjfgukgf9