Chargé d'appui au pilotage de l'offre de formation F/H

À propos
de nous L’Ecole de Management de l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est l’un des plus grands départements de France dans le domaine des sciences du management. Au cœur de la capitale, elle bénéficie d’un environnement d’une grande richesse culturelle et intellectuelle, mais également de contacts facilités avec de très nombreuses entreprises françaises et étrangères. Avec près de 3500 étudiants, 85 enseignants chercheurs dont 16 professeurs d’université et 40 maîtres de conférence, plus de 340 intervenants professionnels et 36 diplômes reconnus par l’Etat dont 28 masters – 5 offrant une formation en alternance –, l’EMS propose depuis plus de quarante ans une offre de formation de haut niveau, diversifiée, adaptée aux besoins du marché et ne se limitant pas au territoire national. Forte de de ses partenariats Erasmus, des multiples programmes d’échanges (Crepuq, USAL) et des liens tissés avec les universités américaines les plus prestigieuses (Columbia, Brown, Cornell), l’EMS jouit d’une véritable présence à l’international. Mission MISSION PRINCIPALE Assurer la coordination administrative, pédagogique et partenariale de l’EMS en :
• Pilotant les pôles de la Scolarité et des Relations Extérieures.
• Garantissant la fluidité des processus (inscriptions, examens, partenariats, communication).
• Soutenant le Responsable administratif dans la mise en œuvre de la stratégie globale de l’EMS. ACTIVITÉS PRINCIPALES Profil
• Encadrement et management des équipes
• Pôle Relations Extérieures (2 agents) :
• Supervision stratégique :
• Valider les orientations du pôle (partenariats entreprises, communication, alumni) en lien avec le Responsable administratif.
• Assurer la cohérence entre les actions du pôle et les objectifs de l’EMS/Université Paris 1.
• Suivi opérationnel :
• Participer aux réunions d’équipe pour ajuster les priorités (ex : préparation d’un forum entreprises, campagne de levée de fonds).
• Évaluer les performances du pôle (indicateurs de partenariats, retombées médias, engagement des alumni).
• Soutien aux missions clés :
• Appuyer la négociation de partenariats (conventions de stage, chaires d’entreprise).
• Superviser la stratégie de communication externe (validation des supports, cohérence de la marque EMS).
• Service de la Scolarité (16 agents) :
• Animation et organisation en lien avec la Responsable du pôle Scolarité et de la Responsable du Bureau des Licences à l’EM-S :
• Piloter les procédures : Inscriptions administratives/pédagogiques (IA/IP), arrêts de jury, examens, délibérations, convocations, plannings.
• Optimiser l’organisation : Participer activement au projet d’évolution administrative du service (dématérialisation, réorganisation des tâches).
• Gestion des litiges et réclamations :
• Traiter les situations particulières (étudiants, enseignants) en collaboration avec la direction.
• Proposer des solutions pour améliorer la satisfaction des usagers.
• Coordination pédagogique :
• Organiser les calendriers des formations (rentrée universitaire, sessions d’examens, concours).
• Appuyer les responsables pédagogiques dans la mise en œuvre de l’offre de formation.
• Amélioration continue :
• Dématérialiser les procédures (candidatures, examens) et former les équipes aux nouveaux outils.
• Capitaliser sur les bonnes pratiques (retours d’expérience, benchmarking).
• Management transversal :
• Fédérer les équipes : Créer des synergies entre la Scolarité et les Relations Extérieures (ex : intégrer les retours des entreprises dans l’offre de formation).
• Gérer les ressources humaines :
• Évaluations et entretiens professionnels des agents.
• Recrutement et formation des nouveaux collaborateurs.
• Résolution des conflits et maintien d’un climat social positif.
• Coordination administrative
• Soutien au Responsable administratif :
• Reporting :
• Produire des tableaux de bord (suivi des inscriptions, des partenariats, des litiges).
• Remonter les informations à la direction (points d’avancement, alertes).
• Lien avec les services centraux et partenaires extérieurs :
• Assurer l’interface avec la DEVE, la DRI, la DRH, la DAF, la DAJI, et la D2P/DPEIP (pour les partenariats).
• Transmettre les besoins des services (ex : évolutions réglementaires, outils informatiques).
• Assurer l’interface avec les CFA partenaires CFA FormaSup Paris et CFA Numia ainsi les acteurs de la professionnalisation et de l’internationalisation des parcours.
• Participation à la vie institutionnelle
• Représentation :
• Représenter l’EMS dans des réunions internes.
• Participer à des groupes de travail transversaux.
• Événements :
• Coordonner l’organisation logistique des événements (journées portes ouvertes, cérémonies de remise de diplômes, forums entreprises).
• Mobiliser les équipes (Scolarité + Relations Extérieures) pour une communication unifiée.
• Veille et innovation :
• Benchmarking : Analyser les pratiques des autres écoles de management (ex : gestion des alumni, digitalisation des examens).
• Propositions d’amélioration : Suggérer des nouveaux processus (ex : plateforme unique pour les stages et l’insertion professionnelle).
• Gestion des risques et conformité
• Respect des normes :
• Veiller à la conformité réglementaire (RGPD, règles de la comptabilité publique, hygiène/sécurité, démarche QALIOPI).
• Anticiper les risques (ex : litiges avec des partenaires, fraudes aux examens).
• Gestion de crise :
• Réagir aux urgences (ex : problème logistique lors d’un examen, conflit avec un partenaire).
• Proposer des plans de continuité (ex : report d’un événement, solution de remplacement pour un outil défaillant). COMPÉTENCES REQUISES Savoirs (Connaissances)
• Réglementation :
• Maîtrise des règles de l’enseignement supérieur (statuts des personnels, gestion des examens, accréditations).
• Connaissance des procédures administratives (marchés publics, conventions, budget).
• Notions de droit du travail et de gestion des conflits.
• Environnement EMS/Université :
• Compréhension des enjeux du management et de la recherche.
• Connaissance des outils métiers : SIFAC, APOGEE, PEGASE, OSE, PSTAGE, Chorus.
• Partenariats :
• Expérience dans la gestion de relations avec les entreprises (stages, mécénat, chaires).
• Connaissance des réseaux de l’enseignement supérieur (CFA, Pôles de compétitivité, etc.). Savoir-faire (Compétences techniques)
• Management :
• Animation d’équipe, gestion des conflits, évaluation des performances.
• Gestion administrative :
• Pilotage des procédures RH, scolarité et logistique.
• Rédaction de notes, comptes-rendus et rapports.
• Outils bureautiques :
• Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Outils collaboratifs (SharePoint, ZoomWorkplace, Teams, etc.).
• Logiciels métiers : APOGEE, HyperPlanning, PEGASE. Savoir-être (Compétences comportementales)
• Organisation et méthodologie : Capacité à prioriser et gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Leadership : Aptitude à motiver, fédérer et accompagner une équipe.
• Adaptabilité : Réactivité face aux changements et aux imprévus.
• Relationnel : Aisance dans la communication avec des interlocuteurs variés (étudiants, enseignants, partenaires, services centraux).
• Rigueur et discrétion : Respect des confidentialités et des engagements.
• Esprit d’initiative : Proposition d’améliorations et anticipation des besoins. Référence de l'offre : cxrtio4ngs