Assistant administratif et financier intendance

Description de l'entité

Le Service des relations publiques et du protocole accompagne les élus et agents de la collectivité au quotidien dans l’exercice de Ieurs fonctions en mettant à Ieur disposition les moyens nécessaires, et assure un accompagnement protocolaire des manifestations régionales ou des évènements liés aux projets régionaux.

Missions

Au sein du service des relations publiques et du protocole, les missions de l'assistant administratif et financier seront partagées :

80% à des missions comptables sous la responsabilité fonctionnelle de la chef du pôle administratif et financier : ce pôle est chargé d'assurer l'exécution budgétaire des commandes du service (frais de réception, dépenses protocolaires: cadeaux, fleurs et gerbes...), de l'engagement comptable au paiement des factures (liquidation et pré-mandatement) dans le respect des règles budgétaires et comptables, dans un contexte de décentralisation des mandatements et de dématérialisation de la chaine comptable. Il centralise les marchés du service et concourt à la mise en place des bonnes pratiques et à leur diffusion. 20% au suivi des demandes de prêt de salles à l'Abbaye aux Dames et intendance.

Missions principales :

Assurer la bonne exécution comptable des commandes liées aux réceptions du service, de la demande de devis au pré-mandatement S'approprier les marchés du service (traiteurs/restauration rapide) et en assurer l'exécution juridique et comptable. Assurer le suivi et la gestion des demandes de prêt de salles

Activités principales :

Missions budgétaires et comptables:

Maîtriser les marchés traiteurs et restauration rapide du service : savoir évaluer une prestation (coût), Effectuer les demandes de devis auprès des attributaires et fournisseurs du service, être l'interface de l'intendant de la Région et des traiteurs, assurer l'envoi des commandes et leur suivi Effectuer les saisies comptables dans le logiciel Grand Angle (GdA) : vérification du devis/commande/ engagement/ service fait/liquidation/pré mandatement dans le respect des règles budgétaires et comptables, et des marchés publics, et en respectant le circuit de validations/signatures, essentiellement pour les marchés traiteurs et restauration rapide, voire au delà en cas de nécessité de service, en lien avec le pôle administratif et financier Compléter et suivre des tableaux de bord : suivi régulier des dépenses effectuées sur les marchés par fournisseurs (multi attributaires) Effectuer les demandes de création des tiers (demande de RIB, recherche base INSEE, contrôle, saisies des données, suivi de la validation) Vérification des données comptables et crédits disponibles sur les tranches déléguées des directions à réception des fiches d’autorisation : relance des services si besoin pour créer la tranche ou alimenter la bonne nature analytique Relance régulière des fournisseurs (devis, factures, RIB)

Missions liées aux prêts de locaux et à l'intendance :

Gérer la mise à disposition de locaux à l’abbaye aux Dames Recevoir le public pour les mises à disposition des locaux Assurer les visite des lieux Evaluer les besoins techniques et logistiques Etablir le lien avec le régisseur et les agents techniques intendance Rédiger le courrier et l’arrêté de mise à disposition des locaux Assurer un relais d’information quotidien au sein du service, avec les autres directions et les partenaires extérieurs S'assurer de la bonne organisation le jour de la manifestation Planifier les commandes des prestataires traiteurs Contrôler et gérer le planning d'occupation des salles Effectuer le classement et l'archivage des dossiers

Activités secondaires et/ou ponctuelles

Suppléer son homologue de Rouen sur ses missions comptables en cas de nécessité de service Assurer le service café et restauration en renfort des agents d'intendance du site de Caen en cas de nécessité de service Vérifier la mise en place des salles et équipement logistique Et de manière générale réaliser toute activité que le responsable estimerait nécessaire à la bonne marche du pôle

Profil

Compétences requises :

Savoir respecter des consignes Avoir le sens de la discrétion, être diplomate et courtois Savoir anticiper et gérer les priorités, faire preuve de réactivité, de polyvalence, et d'adaptabilité et de rigueur. Savoir s’organiser et gérer son temps, avoir le sens des priorités Savoir anticiper Savoir rechercher et échanger des informations Etre attentif et réactif aux différents besoins et demandes Etre force de proposition Permis VL

Connaissances princip