Agent(e) de gestion administrative

À propos de Ville de Saint-Martin-d'Hères

La commune de Saint-Martin-d’Hères, en pleine croissance démographique (39 000 habitants), est la 2ème ville du département de l’Isère. Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).

Délais de publication : Jeudi 30 juin 2024

Cadre d'emplois : Adjoint administratif

Quotité : temps plein

Le poste

Sous l'autorité de la directrice de l'Investissement et de la Logistique, l'agent(e) de gestion administrative, sera chargé(e) d'assurer le secrétariat et l'accueil de la direction et des services de cette direction ainsi que le suivi administratif et la rédaction de documents plus particulièrement pour le service cuisine centrale . Il (elle) sera également chargé (e) de la commande et du suivi des achats de fournitures administratives pour l’ensemble des services de la Ville.

Fonctions :

Organisation de l'agenda de la directrice et des cadres de la direction

Traitement de dossiers et secrétariat divers

Suivi du logiciel de gestion du temps de travail

Accueil téléphonique et physique

Commande et suivi des achats des fournitures administratives

Polyvalence au sein de la direction Investissement et Logistique et, en cas de besoin, au sein du secrétariat de la DGA ST

Activités du poste

Organisation de l'agenda du (de la) directeur(trice) et des chefs de services

Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre tout en gérant les conflits d’agendas

Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

Organiser les déplacements des cadres, réserver les salles de réunion - Assister un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail : suivre les congés, des demandes de formations, les déplacements des directeurs et chefs de services de la DIL.

Traitement de dossiers et secrétariat divers de la direction et de ces services

Traitement des dossiers pour le service/secteur

Recevoir, orienter les courriers électroniques.

Enregistrer le courrier (arrivée/départ).

Effectuer, transmettre des éditions diverses récurrentes : tableau de programmation réunions , Astreintes,...

Préparer les éléments  : notes à mettre en forme, photocopies, dossier à monter,...

Tenir à jour des documents ou déclarations réglementaires : PV de commission, délibérations, ….

Gérer/actualiser une base d'information s : alimenter et saisir les demandes et leurs traitements

Renseigner des tableaux de suivi des activités /Établir des statistiques, : ex : remise de véhicules, …

Gérer et suivre des dossiers spécifiques : internes et en lien avec des prestataires externes : notamment : lien avec la métropole, tableau d'analyse des offres,...

S uivre des demandes et des travaux : lien avec les services de la DIL,...

Commande des fournitures administratives pour l’ensemble de la Ville

Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat : prioriser, alerter, …

Secrétariat divers

Saisir, mettre en forme tous types de documents de formes et contenus divers : affichettes, PV, courriers simples courriers prestataires extérieurs, mails, courrier entreprises et partenaires,...

Rédiger des actes administratifs simples : délibération, document d'exécution des marchés,.…

Suivi d'éléments RH des agents du service

Gérer le classement et l'archivage des documents

Traitement des dossiers spécifiques pour les services de la DIL et plus particulièrement pour le service cuisine centrale

- Convoquer les commissions menus
- Saisir et diffuser des menus
- Suivre les interventions des services techniques et des prestataires extérieurs

- Enregistrer l'ensemble des demandes effectuées par mail dans un tableur afin d'avoir un suivi par matériel
- Commander des repas des élus et des enseignants et saisir le nombre de repas par régime alimentaire pour les enseignants et les élus
- Suivre des effectifs de la production et reprendre les effectifs commandés des différentes populations

Accueil physique et téléphonique internes/externes

Réceptionner, filtrer et orienter les appels internes et externes pour la direction et les services.

Recueillir, transmettre, traiter si nécessaire les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la DIL.

Participation à la vie de la direction Investissement et Logistique, et de manière générale de la D.G.A. S.T.

Accueil de stagiaires

Polyvalence des secrétariats des directions de la D.G.A. S.T. en cas d’absences prolongées

Conditions

Conditions d'exercice

Organisation du travail selon règlement du temps de travail

Organisation des congés permettant la continuité du service public

Conditions de rémunération

Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)

Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP)

Conditions d'accès / Aptitudes / Spécificités

Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d’intégration en fonction du cadre d’emplois, concours troisième voie

Possibilité de recrutement direct pour les cadres d’emplois de catégorie C en fonction du grade

Profil recherché

Connaissances

Environnement territorial FPT cat C - Environnement territorial de la collectivité

Organigramme de la DGAST

Annuaire de la collectivité et des partenaires

Missions et activités des partenaires extérieurs associés : Métro...

Règlements intérieurs - Procédures du service, de la direction et des services partenaires

Vocabulaire professionnel du service

Droits et obligations des usagers

Communication écrite : notions de base

Techniques rédactionnelles et orthographiques : notions de base

Communication orale : notions de base

Gestion des situations de stress et de régulation des tensions

Savoir faire

Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique

Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme....

Utiliser des logiciels et des progiciels “métiers”

Appliquer les techniques d'accueil physique et/ou téléphonique : notions de base

Appliquer les techniques de secrétariat, prise de notes, mise en forme, saisie, classement, archivage, ...

Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités

Appliquer les procédures des services internes (selon directions sectorielles, RH, finances...)

Qualités

Sens du travail en équipe

Discrétion et éthique professionnelle

Aisance relationnelle

Réactivité et capacité d'adaptation et d'anticipation

Sens de l'écoute et de la communication

Esprit de synthèse

Grande disponibilité et maîtrise de soi

Sens de l’organisation du travail : évaluer l'importance ou l'urgence d'un travail