Délégué de la directrice générale des services H/F

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

L’UFR des Sciences d’Orsay est l’une des neuf composantes universitaires de l’université Paris Saclay.

La faculté des sciences d’Orsay est une composante historique de l’université Paris-Saclay. S’appuyant sur 800 enseignants-chercheurs, elle forme près de 10 000 étudiants dans les domaines des mathématiques, de la physique, de l’informatique, de la chimie, de la biologie et des sciences de la Terre. La recherche conduite au sein de la faculté dans une quarantaine de laboratoires est de renommée internationale et son caractère pluridisciplinaire permet d’aborder les grands enjeux scientifiques actuels et futurs. Les locaux de la faculté sont situés sur le campus de Bures-Orsay-Gif, pour partie dans l’environnement arboré de la vallée et pour partie sur le plateau de Saclay en plein développement.

Positionnement et principaux éléments de la mission

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale des Services (DGS) de l’Université et fonctionnelle du doyen de l’UFR, le/la délégué.e de la DGS assure la coordination de la gestion administrative de la composante. 

A ce titre, assisté.e d'une adjointe, il/elle est en charge et a la responsabilité de tous les services support et d’appui aux missions de formation et de recherche de l’UFR qui est composée de près de 550 agents.

Il/Elle est le/la premier/ière collaborateur/rice administratif/ve du doyen de la composante. Il/Elle a en charge la mise en œuvre opérationnelle de la stratégie décidée par le doyen, en cohérence avec celle définie par la gouvernance de l’université.

Il/Elle est garant.e du bon fonctionnement de la composante, du bon déroulement des formations et de la recherche et d’un accueil de qualité des personnels et usagers. Une attention à la question des conditions de travail est indispensable.

Il/Elle participe à la définition des orientations stratégiques de l’UFR décidées par le doyen et son conseil. Il/Elle en assure la mise œuvre opérationnelle de ces orientations en cohérence avec les orientations stratégiques de l’université, en coordonnant l’ensemble des moyens dévolus à la structure. Il/Elle a en charge le pilotage les projets d’évolution technique, administrative ou organisationnelle de la structure, en cohérence avec les choix d’organisation retenus par l’université.

A cet égard, il/elle s’assure de la légalité des actes pris par l’UFR en lien avec la direction des affaires juridiques de l’université.

Il/Elle est membre de l’équipe de direction de l’UFR composée du doyen et de ses vice-doyens. Il/Elle est invité(e) permanent.e du conseil de l’UFR ainsi qu’à diverses autres commissions (formation spécialisée (du CSAE) de service, …).

Il/Elle est le relais de la directrice générale des services, auprès de qui il/elle fait remonter les problématiques particulières de l’UFR.

Faisant partie intégrante de l’équipe de la direction générale des services, il/elle peut se voir confier une mission transversale concernant l’université. 

Activités principales de l’agent

Gestion administrative

• En lien étroit avec le doyen, coordonner l’ensemble des activités administratives de l’UFR
• En lien étroit avec le doyen, préparer et suivre les budgets initiaux et leurs réalisations
• Contrôler l’application des règles et procédures administratives et de gestion
• Assurer la bonne articulation des interfaces de gestion entre les services centraux de l’Université et la composante
• Assurer une veille réglementaire
• En lien avec le doyen, régler les dossiers sensibles et les situations de litige avec les différents interlocuteurs en mobilisant les expertises internes et externes nécessaires
• Participer à la négociation et à l’établissement des contrats et conventions de l’UFR
• En lien avec l’administration et les équipes de recherche de l’UFR, établir et maintenir les tableaux de bord de la composante

Management

• Diriger et animer les équipes des services de l’UFR, sur la base d’objectifs clairs et en proximité
• Accompagner les équipes administratives dans leur bonne compréhension du projet de l’université et des spécificités de l’établissement expérimental
• Rechercher l’efficience et le développement des compétences des personnels administratifs et de support à la recherche
• Organiser régulièrement des réunions de service

Gestion des ressources humaines

• En lien étroit avec la direction, préparer et ou valider les fiches de postes et propositions d’emplois
• Préparer la campagne emploi BIATSS et les campagnes d’avancements professionnels BIATSS
• Anticiper les besoins en recrutements, repyramidages et promotions de l’UFR en lien avec la direction de l’UFR

Réseaux, groupes de travail

• Participer à l’activité du réseau des déléguées autour de la direction générale des services de l’université
• Participer aux groupes de travail ad hoc mis en place pour déployer le projet d’établissement, sur ses différents périmètres le cas échéant

Date limite pour candidater : 17/05/2024

Connaissances, savoirs :

• Connaissance approfondie de la règlementation juridique, administrative et financière applicable aux EPSCP
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décisions d’une université
• Connaissance approfondie de la gestion des ressources humaines et des règles relatives à la fonction publique
• Connaissance en matière de finances publiques (budget, recettes, dépenses, achats)
• Connaissances en matière d’hygiène, sécurité et santé au travail, prévention en matière de risques psycho-sociaux et violences sexuelles et sexistes
• Objectifs, projets et fonctionnement de l'établissement expérimental
• Techniques de communication

Savoir-faire :

• Encadrer et animer des équipes
• Conduire des entretiens
• Maîtriser les techniques de négociation
• Maîtriser les techniques de conduite du changement
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Déléguer et évaluer
• Construire et faire vivre un dispositif d'évaluation de la performance et une démarche d’amélioration continue
• Jouer un rôle de conseil ou d’aide à la décision
• Garantir la bonne communication auprès des équipes
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Assurer un reporting régulier de ses activités auprès de l'équipe de direction

Savoir-être :

• Capacité d’écoute de l’ensemble des parties prenantes, y compris des usagers
• Capacité à construire des solutions consensuelles
• Réactivité/Anticipation
• Adaptabilité
• Sens du travail en équipe, sens de l’organisation
• Méthodologie
• Rigueur
• Disponibilité
• Discrétion professionnelle et devoir de réserve
• Savoir écouter, communiquer et donner du sens au travail des agents encadrés
• Capacité à motiver et à mobiliser les équipes