Chargé(e) de la gestion financière des contrats de recherche F/H

La direction des affaires budgétaires et financières (DABF) assure les missions suivantes :

• Mise en œuvre de la politique budgétaire et financière en symbiose avec la stratégie pluriannuelle et les enjeux de l’École ;
• Préparation et contrôle des actes budgétaires (budget, budgets rectificatifs, rapports, transferts) ;
• Production et analyse des tableaux de bord financiers ;
• Optimisation de la fonction finances ;
• Émission des titres de recettes ;
• Gestion financière des contrats de recherche ;
• Pilotage et suivi des dossiers fiscaux ;
• Optimisation du système d’information budgétaire et financier ;
• Suivi proactif du mécénat en lien avec la Fondation ;
• Suivi et interactions avec les trois filiales.

La DABF est placée sous la responsabilité hiérarchique du Secrétariat Général.Le poste proposé se situe dans un environnement évolutif, marqué par la mise en œuvre d’un plan d’action pluriannuel de modernisation des fonctions support et notamment des processus financiers.

Sous la responsabilité de la Cheffe du bureau des Ressources, vous contribuerez à l’optimisation des ressources propres fléchées en assurant le pilotage et la gestion administrative et financière des contrats de recherche (partenariats publics, privés, nationaux et internationaux) et des conventions de mécénat (dont les chaires d’enseignement et de recherche).

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes:

Activités principales (80%)

Suivi des recettes fléchées :

• Assurer le suivi administratif et financier des ressources propres fléchées en relation avec les organismes financeurs et les différents acteurs de l’X (Direction comptable, DRH, équipes projets…) ;
• Étudier, appliquer le cadre règlementaire spécifique à chaque type de convention et contrôler la répartition budgétaire ;
• Analyser les clauses contractuelles pour respecter les échéances de versement et les appels de fonds ;
• Suivre l’évolution complète des conventions : éligibilité des dépenses, bilans financiers, solde, suivi tableaux de bord, clôture budgétaire et comptable ;
• Recenser et collecter les informations nécessaires afin d’établir les relevés financiers spécifiques à chaque partenaire en collaboration avec les Directions et services.

Gestion administrative et financière :

• Élaborer les budgets initiaux et rectificatifs des recettes fléchées en collaboration avec le responsable du budget ;
• Garantir la bonne gestion administrative et financière des ressources propres fléchées, en faciliter le flux et le suivi opérationnel au sein des services de l’École;
• Élaborer et tenir à jour les tableaux de suivis des recettes fléchées ;
• Participer aux travaux de clôture comptable et répondre sur son périmètre aux questions des commissaires aux comptes, des auditeurs et contrôleurs externes.

Conseil :

• Aider à la rédaction des conventions en amont avec les équipes projets (responsable scientifique et/ou pédagogique, et assistante) en lien avec le responsable du visa des conventions de la Direction Financière ;
• Conseiller les gestionnaires des équipes services dans l’exécution de leur convention.

Activités complémentaires 20 %

• Être un soutien au responsable administratif et financier mécénat dans la gestion financière des chaires et de la 3ème campagne de levée de fonds.
• Participer aux différents projets de la Direction des Affaires Financières et Budgétaire.
• Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.

Ce poste est à pourvoir par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :

Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.

Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.

Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Plusieurs jours de télétravail
• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%
• Un accès à des services sur le campus (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
• Un accès à des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place
• Un accès aux équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées à des tarifs avantageux
• Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Vous disposez d'une formation supérieure Bac+3 minimum.

Vous justifiez d'une expérience significative dans le domaine administratif et financier, notamment comptable , idéalement acquise au sein d'un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP).

Vous avez des connaissance sur les modalités de financement de la recherche et de la gestion des contrats de recherche ;

De la réglementation financière, budgétaire et comptable applicable aux EPSCP ;

De l'environnement juridique et administratif d'un établissement public ;

Vous avez une bonne maîtrise de l'outil Excel, et idéalement Business Object.

Animé d’un fort esprit d’équipe, curieux et proactif, vous savez collaborer avec les différents partenaires au sein de l’institution.

L’École polytechnique, surnommée l’X,est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial.Il s'agit d'uneécole militaireplacée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur del’Institut Polytechnique de Parisaux côtés dequatre Grandes Écoles: l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.

Largement internationalisée(40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associerecherche, enseignement et innovationau meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.

Avec ses23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec leCNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Le modèle stratégique de l’École polytechnique repose sur trois piliers: enseignement, recherche, développement économique. L’innovation et l’entrepreneuriat sont devenus un axe majeur du développement de l’École notamment avec le lancement en 2015 d’un accélérateur dédié pour faire émerger des start-ups technologiques.