Gestionnaire administratif et logistique au CAES de Vincennes H/F

il y a 4 semaines

Vincennes, France CNRS Temps plein

Informations générales

Ouverte aux titulaires et CDI CNRS & fonction publique
Intitulé de l'offre : Gestionnaire administratif et logistique au CAES de Vincennes H/F
Référence : UAR2927-MOBINT-Z96022
Lieu de travail : VINCENNES
Institut : DGDR - Direction générale déléguée aux ressources
Date de publication : vendredi 3 mai 2024
Session : Campagne Printemps 2024
Groupe de Fonction : TG1
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Technicien-ne en gestion administrative

Missions

Au sein du service Administration du CAES le gestionnaire ou la gestionnaire assure et réalise les activités administratives et logistiques dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'Unité de Service d'Action et d'Entraide Sociales (USAES) et celles du Comité d'Action et d'Entraide Sociales (CAES) du CNRS. Il ou elle coordonne de manière polyvalente des activités de gestion administrative et de manière autonome les activités de gestion logistique.

Activités

Activités administratives
-Elaborer, préparer et contrôler les activités administratives de la structure.
-Participer à l'instruction de dossiers complexes.
-Organiser et participer aux réunions, en assurer la prise de notes, la rédaction des comptes rendus et la mise en forme de documents.
-Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
-Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
-Alimenter des tableaux de bords
-Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
-Sélectionner et diffuser de l'information en interne et externe

Activités de logistique :
-Assurer le soutien logistique (matériels, fournitures) de l'activité du service, de manifestations évènementielles (conférences, réunions, séminaires, colloques)
-Gérer le suivi des contrats de prestation de logistique
-Guider les prestataires, vérifier le service fait (entretien, travaux)
-Assurer la gestion technique des dispositifs de contrôle d'accès (clés, badges)
-Coordonner la gestion logistique pour les différents services du siège
-Assurer l'accompagnement technique des personnels du service, et leur apporter ressources et expertise dans le domaine de la logistique

Activités associées
- Participer à la conception d'outils de gestion administrative et à la rédaction de procédures pour améliorer le fonctionnement de la structure.
-Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble du domaine administratif

Compétences

Savoirs généraux
-Modes et fonctionnement des administrations publiques
-Connaissance générale des techniques de gestion administrative.
-Techniques d'élaboration de comptes rendus

Savoirs sur l'environnement professionnel
-La réglementation et les procédures de gestion administrative et de logistique.
-L'organisation et les activités du service d'un service administratif d'une unité CNRS.

Savoirs-faire opérationnels
-Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes
-Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans les domaines de la gestion administrative et de la logistique.
-Gérer les relations avec les prestataires
-Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités.
-Maîtriser les techniques de communication à l'oral et à l'écrit.
-Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Qualités requises pour le poste
-Rigueur/Fiabilité
-Travailler en équipe
-Sens de l'organisation et du travail en équipe.
-Bonne aptitude à communiquer.
-Aisance rédactionnelle et bonne orthographe exigées.
-Esprit d'analyse et de synthèse.
-Capacité d'adaptation.

Contexte de travail

L'UAR2927 est une unité d'appui à la recherche basée au Siège du CAES du CNRS, à Vincennes.
La personne recrutée travaillera au sein du service administratif à Vincennes (94) sous l'autorité hiérarchique du responsable du service. Le service administratif est rattaché au directeur de l'unité et composé de 5 personnes.

Dans le cadre de son travail, elle est soumise à l'obligation de réserve et de confidentialité, telles qu'elles ressortent des obligations de l'agent administratif et dans le cadre législatif existant.

Des formations sur les outils spécifiques au CAES du CNRS sont à prévoir.

Les membres de l'équipe bénéficient des mesures et des équipements pour le télétravail dans le cadre autorisé par leur employeur

Conditions particulières d'exercice :
Des déplacements occasionnels dans les différentes structures du CAES peuvent être à prévoir.

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