Assistant (e) de direction service DRH

il y a 2 semaines

Marseille, France APHM (Assistance Publique - Hopitaux de Marseille) Temps plein

FICHE DE POSTE

Assistant(e) de Direction

1. CHAMP D’ACTIVITE

La Direction des Ressources Humaines (DRH) est composée de plusieurs secteurs fonctionnels :

  • Pôle Attractivité, Recrutement et intégration
  • Pôle GPMC, Développement RH & Formation
  • Pôle Qualité de vie et conditions de travail
  • Pôle Gestion des personnels
  • Pôle Présence et maintien dans l’emploi
  • Pôle Pilotage RH
  • Pôle Affaires générales RH & Relations sociales
  • Pôle Qualité de service RH

Le secrétariat de direction composé d’un binôme de deux assistantes de direction, positionné au sein du Pôle Affaires générales & Relations sociales.

2. OBJECTIFS GENERAUX DU SECRETARIAT DE LA DRH

Le secrétariat de direction est un maillon essentiel de la DRH, dont il est garant de l’image auprès du public accueilli et des différents interlocuteurs qui la sollicitent au quotidien. A ce titre, il veille à assurer un accueil de qualité auprès des personnes qui sollicitent la DRH, et contribue au bon fonctionnement administratif de la DRH et à la circulation de l’information entre les différents secteurs de la DRH. Il assure également le lien entre la DRH et les secrétariats des autres Directions, Sites et Pôles, les partenaires sociaux et les partenaires institutionnels.

3. MISSIONS DU SECRETARIAT DE DIRECTION

3.1Organiser l’activité quotidienne de la Direction

  • Gestion de l’agenda du Directeur et des trois Directeurs adjoints :

- Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements ;

- Réponse aux sollicitations et invitations formulées auprès des Directeurs ;

- Coordination des plannings pour assurer la bonne synchronisation des agendas.

  • Gestion des correspondances :

- Réception, enregistrement informatique, et ventilation du courrier vers les secteurs RH ;

- Gestion des circuits de signature : réception, vérification et ventilation des parapheurs ;

- Enregistrement numérique et référencement des courriers sortants ;

  • Accueil et orientation du public

- Accueil téléphonique : réception, traitement et/ou orientation des appels entrants ;

- Accueil numérique : traitement de la boite mail du secrétariat ;

- Accueil physique : accueil et orientation du public (rendez-vous, visites spontanées…)

  • Gestion des tâches logistiques : gestion des stocks et des commandes de fournitures, demandes d’interventions techniques, réservation et préparation de salles de réunion, réservation de véhicules pour les déplacements des directeurs …

3.2 Assister la direction dans les tâches administratives

  • Préparation des dossiers et réunions des Directeurs
  • Classement et archivage de dossiers et documents
  • Appui administratif à la gestion des affaires générales de la DRH : rédaction de courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux de réunion et d’instances, réalisation d’ordres du jour, conception de présentations.
  • Appui ponctuel des autres secteurs en cas de surcroit temporaire d’activité

3. QUALITÉS REQUISES

  • Savoir-être adapté à l’accueil d’un public, aisance orale et relationnelle
  • Discrétion professionnelle et sens aigu de la confidentialité
  • Esprit pragmatique, rigueur, précision, sens de l’organisation et méthode
  • Grande capacité d’anticipation, de réactivité et de priorisation
  • Esprit d’équipe et de service
  • Capacité d’initiative, autonomie et sens des responsabilités
  • Curiosité intellectuelle, disponibilité et réactivité

4. COMPÉTENCES REQUISES

  • Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, Excel, Powerpoint, SharePoint
  • Maîtrise des logiciels RH : Agirh (formation prévue)
  • Connaissances en gestion administrative générale
  • Connaissance des normes rédactionnelles
  • Capacités de communication et maîtrise des usages de l’accueil physique et téléphonique
  • Maîtrise des méthodes d’organisation de réunions, rendez-vous et évènements
  • Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation

5. RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS

  • Intitulé du poste : Assistant(e) de direction
  • Grade : Adjoint administratif
  • Pôle d’activité : DRH
  • Lieu d’exercice : Administration centrale – Rue Brochier
  • Lien hiérarchique : DRH, DRH adjoints & Cadre responsable des Affaires générales
  • Relations fréquentes : Ensemble des agents de la DRH, Secrétariats des directions, des sites hospitaliers et des pôles, Organisations syndicales, Partenaires institutionnels.
  • Déplacements sur autres sites : non
  • Horaires : 39 h semaine : 7h48 jour – deux vacations : 08h00 – 15h48 / 09h12 – 17h00

Période estivale lors des congés du binôme : 08h30 – 16h18

Récupération possible en fonction de dépassement horaire exceptionnel

  • Assistant (e) de direction service DRH

    il y a 2 semaines

    Marseille, France APHM (Assistance Publique - Hopitaux de Marseille) Temps plein

    FICHE DE POSTE Assistant(e) de Direction 1. CHAMP D’ACTIVITE La Direction des Ressources Humaines (DRH) est composée de plusieurs secteurs fonctionnels : Pôle Attractivité, Recrutement et intégration Pôle GPMC, Développement RH & Formation Pôle Qualité de vie et conditions de travail Pôle Gestion des personnels Pôle Présence et maintien...

  • Assistant (e) de direction service DRH

    il y a 2 semaines

    Marseille, France APHM (Assistance Publique - Hopitaux de Marseille) Temps plein

    FICHE DE POSTE Assistant(e) de Direction1. CHAMP D’ACTIVITELa Direction des Ressources Humaines (DRH) est composée de plusieurs secteurs fonctionnels :Pôle Attractivité, Recrutement et intégrationPôle GPMC, Développement RH & FormationPôle Qualité de vie et conditions de travailPôle Gestion des personnelsPôle Présence et maintien dans...

  • Assistant(E) de Direction Ressources Humaines

    il y a 2 semaines

    Marseille, France Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ASSISTANT(E) DE DIRECTION RESSOURCES HUMAINES **CONTRAT** CDD; CDI; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** 1. CHAMP D'ACTIVITE La Direction des Ressources Humaines (DRH) est composée de plusieurs secteurs fonctionnels: Pôle Attractivité, Recrutement et intégration Pôle GPMC, Développement RH et...

  • Secretaire de Direction

    il y a 1 semaine

    Marseille, France Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** SECRETAIRE DE DIRECTION - DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES **CONTRAT** CDD; CDI; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** 1. CHAMP DACTIVITE La Direction des Ressources Humaines (DRH) est composée de plusieurs secteurs fonctionnels: Gestions des carrières Gestion du temps de travail Suivi des effectifs et...

  • Assistant de Direction RH

    il y a 1 semaine

    Marseille 6e, France Xray Phocea Temps plein

    Le groupe Xray Phocea recherche pour sa Direction des Ressources Humaines un(e) assistant (e) de Direction RH. Vos missions seront les suivantes: - Gérer l'accueil téléphonique de la DRH, - Assister la DRH sur le volet opérationnel, - Traiter le courrier administratif, - Assurer le suivi du tableau de bord des présences, - Organiser les absences et...

  • Assistant(E) de Direction Auprès de La Direction

    Il y a 2 mois

    Marseille, France URSSAF DE PROVENCE-ALPES-COTE D'AZUR Temps plein

    **Contexte**: **Site : Marseille Viton** **Niveau de rémunération : 5A** **Libellé emploi du poste : Assistante de direction** **Date de publication : Du 20/06/2023 Au 07/07/2023** **Date de prise de poste : lundi 4 septembre 2023** **VP n°2023-20** **Contexte**: L’Urssaf Paca assure la collecte des cotisations et contributions sociales, sources...

  • Assistant(E) de Direction à La Direction Des

    Il y a 2 mois

    Marseille, France Hôpital Universitaire de Nîmes - Site de Carémeau Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Assistant(e) de Direction à la Direction des Affaires Médicales (H/F) **CONTRAT** CDD **DESCRIPTIF** Le CHU de Nîmes, 1er employeur du Gard et membre du GHT Cévennes-Gard-Camargue, sinscrit dans une démarche de développement, soutenue par linnovation médicale, médico-scientifique, architecturale,...

  • Assistant de Direction RH

    il y a 5 jours

    Marseille, France CPRPF Temps plein

    **Assistant de direction RH - H/F**: - CDI - Marseille - 28 000 € par an - NIVEAU 4 - Télétravail possible - NVHADD91361 **CPRPF**: La Caisse de Prévoyance et de Retraite du Personnel ferroviaire (CPR) est un organisme de sécurité sociale à compétence nationale, dont le siège est situé à Marseille, et qui emploie plus de 800 salariés. Elle...

  • Assistant Prévention Formateur

    Il y a 2 mois

    Marseille, France ville nimes 30 Temps plein

    Filière: **Technique** Métier: **Ressources humaines** Catégorie: **C** **Adjoint technique territorial-ATT** CDD ou titulaire **NIMES** **(Gard 30)** **Titulaire ou contractuel** Expérience: **2 à 3 ans** Rémunération statutaire + régime indemnitaire Date limite: **20/07/2023** **Descriptif et missions**: ASSISTANT PRÉVENTION FORMATEUR...

  • Assistant(E) de Gestion Administrative Des Aeh

    il y a 2 semaines

    Marseille, France Ville de Marseille Temps plein

    DGA Ville plus juste, plus sûre et plus proche **Filière** - Administrative**Catégorie** - C**Cadre d'emplois** - Adjoints administratifs territoriaux**Référence** - i9922 - Description CollectivitéAu sein du service Handicap et plus particulièrement auprès de la division «Accompagnement, Participation et Partenariats » rattachée à la Direction...

  • Secretaire/assistant Direction

    Il y a 2 mois

    Marseille, France Pôle Emploi Temps plein

    LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES EST COMPOSÉE DE PLUSIEURS SECTEURS FONCTIONNELS GESTION DES CARRIÈRES ;gestion du temps de travail; suivi des effectifs et des affectations des personnels; budget et comptabilité, gestion de l'absentéisme, retraites, développement professionnel continu, affaires sociales, écoles et instituts. -accueil de 1er niveau...

  • Drh

    Il y a 2 mois

    Marseille, France Talents & Projets Temps plein

    Mission urgente de management de transition de Directeur(rice)des Ressources Humaines pour un groupe international dans le secteur du Service. Mission d’une durée de 7 mois. Mission localisée près de Nîmes. RÔLE ET MISSIONS: Rattaché(e) au DRH Europe, vous prenez en charge l’intégralité de la fonction RH de deux sites (400 personnes environ)...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 6 jours

    Marseille, France Maisons du Midi Temps plein

    Dans le cadre d'un remplacement pour congés de maternité, nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous serez responsable d'apporter un soutien administratif et opérationnel à notre équipe de direction. Responsabilités: - Gérer l'agenda et les rendez-vous de la direction -...

  • Assistant / Chargé de Recrutement (H/F)

    il y a 1 semaine

    Marseille, France DIRECTION DES MAISONS DE L'ENFANCE ET DE LA FAMILLE Temps plein

    L'agent est placé(e) sous l'autorité hiérarchique de l'attachée coordinatrice des RH. Il/ elle assure l'accueil physique et téléphonique. **Activité**: **Accueil et standard**: Accueil des personnes Information et conseil à des tiers Réception et traitement des appels téléphoniques, standard et messagerie...

  • Assistant(E) de Direction

    Il y a 2 mois

    Marseille, France Hôpital Universitaire de Nîmes - Site de Carémeau Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Assistant(e) de Direction / Secrétaire du Directeur de la communication - Service Communication **CONTRAT** CDD; CDI; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** Le CHU de Nîmes, 1er employeur du Gard et membre du GHT Cévennes-Gard-Camargue, sinscrit dans une démarche de développement, soutenue par...

  • Assistant(e) de direction RH

    il y a 1 mois

    Marseille, France CPR Temps plein

    La Caisse de Prévoyance et de Retraite du Personnel ferroviaire (CPR) est un organisme de sécurité sociale à compétence nationale, dont le siège est situé à Marseille, et qui emploie plus de 800 salariés.Elle assure la gestion du régime spécial de retraite et d’assurance maladie des agents et ex-agents au statut SNCF. Elle verse chaque année à...

  • Assistant(e) de direction RH

    il y a 2 semaines

    Marseille, France CPR Temps plein

    La Caisse de Prévoyance et de Retraite du Personnel ferroviaire (CPR) est un organisme de sécurité sociale à compétence nationale, dont le siège est situé à Marseille, et qui emploie plus de 800 salariés.Elle assure la gestion du régime spécial de retraite et d’assurance maladie des agents et ex-agents au statut SNCF. Elle verse chaque année à...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 1 semaine

    Marseille, France Eurobiomed Temps plein

    Eurobiomed est le pôle de compétitivité Santé du Sud de la France et compte plus de 425 adhérents, dont plus de 350 entreprises de la HealthTech, représentant ainsi un des plus importants viviers d’innovations en santé en Europe. Son champ d’activité s’étend à un large territoire régional couvrant les aires métropolitaines de de...

  • Assistant(E) de Direction

    Il y a 2 mois

    Marseille, France Ville de Marseille Temps plein

    **Référence de l'offre**:00007996 **Type d'offre**:Emploi permanent **Cadre d'emploi**:Adjoints administratifs territoriaux **Filière**:Administrative **Catégorie**:Catégorie C **Secteur d'activité**:Communication - Marketing territorial **Niveau d'étude**:Bac +2 **Nombre de postes à pourvoir**:001 **Lieu de travail**:2 Quai du Port -...

  • Assistant Centre de Service Ressources Humaine en

    il y a 1 mois

    Marseille, France LCL Temps plein

    **Type de métier**: Types de métiers Crédit Agricole S.A. - Ressources Humaines **Intitulé du poste**: Assistant Centre de Service Ressources Humaine en alternances H/F **Type de contrat**: Alternance / Apprentissage **Durée (en mois)**: 24 mois **Date prévue de prise de fonction**: 01/09/2024 **Poste avec management**: Non **Missions**: La...