OFFICE MANAGER DELEGUE(E)

• Localisation : Plateau technique - Aix en Provence

Le chauffage représente un tiers des besoins en énergie en Europe. 90% du chauffage est réalisé à partir de combustion, fortement émettrice de CO 2 . Calogena, filiale du groupe industriel Gorgé, développe un petit réacteur nucléaire (SMR – Small Modular Reactor) visant à offrir une solution décarbonée, fiable et souveraine pour l’alimentation des réseaux de chaleur de nos villes.

Lauréate du programme France 2030, Calogena développe un réacteur à eau de 30 MWth à conception passive, conçu pour offrir un niveau de sûreté élevé, une grande simplicité d’exploitation et une intégration optimisée dans les environnements urbains.

Calogena se positionne sur un marché stratégique, à très fort potentiel de déploiement en France et à l’international, pour contribuer à l’atteinte du net-zero. Calogena répond déjà à des appels d’offres en Europe pour l’installation de solutions nucléaires pour le chauffage urbain.

Le projet Calogena est aujourd’hui en phase d’Avant-Projet Détaillé, étape clé dans la trajectoire industrielle menant à la réalisation d’un premier prototype puis au déploiement en série. La construction du premier réacteur est visée à l’horizon 2029.

Missions confiées :

L’office manager délégué assure, en lien direct avec l’office manager principal, les activités d’accueil et de gestion des établissements d’Aix-en-Provence et de gestion des achats indirects nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise et des établissements d’Aix-en-Provence en particulier. Il/elle garantit la disponibilité des biens et prestations, optimise les coûts, sécurise les fournisseurs et contribue à la qualité des services apportés aux collaborateurs de l’entreprise.

Vos responsabilités principales seront les suivantes :

Support à l’accueil

En collaboration avec l’Office Manager principal :

• Gérer l’accueil des établissements d’Aix-en-Provence:
  • Gestion de l’accueil physique et téléphonique,
  • Réception et orientation des visiteurs, collaborateurs et interlocuteurs externes.
  • Gestion des badges d’accès et suivi des entrées et sorties des visiteurs.
• Organiser et préparer les salles de réunion : réservation et mise à disposition des équipements nécessaires.
• Gérer le courrier, les colis, les coursiers et les livraisons sur site.
• Contribuer au bon fonctionnement quotidien des services généraux des sites.
• Assurer le support aux collaborateurs sur les sujets liés aux équipements et aux services.
• Contribuer à l’organisation des arrivées, départs et mouvements internes.

Gestion des achats de fonctionnement

Contribuer aux achats indirects de l’entreprise :

• Mobilier de bureau et équipements d’aménagement.
• Matériel informatique et périphériques.
• Téléphonie fixe et mobile.
• Politique voyage.
• Fournitures de bureau.
• Consommables et équipements de fonctionnement.
• Gardiennage et sécurité.
• Nettoyage des locaux.
• Maintenance et prestations liées aux infrastructures du site.

À ce titre :

• Recueillir et analyser les besoins des utilisateurs.
• Réaliser les consultations fournisseurs et demandes de devis.
• Comparer les offres selon les critères coût, qualité, délai et service.
• Négocier les conditions commerciales.
• Proposer des politiques de mutualisation et de globalisation.
• Émettre et suivre les commandes.
• Assurer le suivi budgétaire des dépenses.

Le cas échéant, gestion de la sous-traitance de capacité

• Accompagner les directions métiers dans la contractualisation des prestations en support des acheteurs projets.
• Participer à la définition des besoins.
• Consulter les prestataires et analyser les offres.
• Assurer le suivi administratif et contractuel des prestations.
• Veiller au respect des engagements de coût, qualité et délai.

Profil du candidat :

Compétences requises

Compétences techniques

• Maîtrise des techniques d’accueil
• Maîtrise du processus achats, des achats indirects et des services généraux
• Gestion des fournisseurs et des contrats
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint, ERP achats)
• Suivi budgétaire et analyse des coûts
• Capacités rédactionnelles et contractuelles

Compétences comportementales

• Sens du service et orientation client interne
• Organisation et rigueur
• Capacité de négociation
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Réactivité et autonomie
• Excellentes qualités relationnelles
• Gestion des priorités dans un environnement multi-interlocuteurs et multilingues (anglais professionnel exigé).

Profil recherché