Chargé.e de gestion administrative

Fonctions

Autre
Gestion de projets et programmes
Management & Administration

Association reconnue d’utilité publique, Sidaction a pour objectif le développement de programmes de lutte contre le sida, en France et dans les pays en développement. Créée en 1994, l’Association apporte son soutien ou met en place près de 200 programmes de lutte contre le sida, tant dans le domaine de la recherche scientifique et médicale, du soin, de l’aide aux malades, que de la prévention.

Dans les pays en développement et en transition, l’association apporte un appui financier à 37 associations dans 18 pays leur permettant de mettre en œuvre des projets de lutte contre le VIH/sida et d’accompagnement des personnes vivant avec le VIH. Des programmes d’appui technique et de formation sont par ailleurs développés afin de renforcer l’expertise des équipes associatives dans un large domaine de compétences (suivi médical, accueil des personnes les plus discriminées, défense des droits, …).

En France, 80 programmes menés par 71 associations sont soutenus par Sidaction, principalement dans le domaine de l’accompagnement des publics confrontés au VIH et à des situations de grande précarité, ainsi que dans le domaine de la prévention auprès de populations très exposées au risque de contamination.

Dans le domaine scientifique et médical, ce sont 44 projets de recherche et 36 jeunes chercheurs qui sont soutenus pour mener leurs travaux, principalement en recherche fondamentale mais également en sciences sociales.

Avec un budget de 16M€, Sidaction est un acteur majeur de la lutte contre le sida, tant en France qu’à l’international. Pour en savoir plus sur Sidaction: www.sidaction.org

2. Poste et missions

Sidaction recrute un.e:

Chargé.e de gestion administrative

Rattaché.e à la directrice du Pôle scientifique, vos missions principales seront d’assurer la gestion administrative des appels à projets scientifiques et d’apporter une assistance administrative au pôle scientifique

Missions principales

Gestion administrative des appels à projets scientifiques

• Administrer et diffuser les appels à projets: Paramétrage de l’outil de gestion en ligne (sessions, comités, évaluateur.ices, formulaires), mise à jour des guides utilisateur.ices et diffusion des appels.
• Accompagner les déposant.es: Gestion des dépôts de candidatures (création de comptes, accompagnement des porteurs, résolution des problèmes techniques) et vérification de l’éligibilité des demandes (lettres d’intention, budgets, pièces justificatives, relances).
• Organisation administrative de la phase d’évaluation: assignation sur l’outil des demandes aux évaluateur·ices, suivi des déclarations de conflits d’intérêts, préparation et envoi des documents d’expertise
• Appuyer les comités ad hoc: Préparation des dossiers (ordres du jour, livret, tableaux internes…), participation aux réunions et saisie des décisions.
• Mise en place des financements: Notification des décisions aux candidat·es, mise en place des conventions de financement et émission des bordereaux de paiement.
• Suivi et administration de l’outil de gestion en ligne: Suivi des évolutions du logiciel de gestion des demandes (tests en lien avec la référente interne) et extraction de données sur la

Support administratif du pôle scientifique

• Assurer le secrétariat du pôle (rédaction de courriels, suivi de signature, factures à régler, classement et archivages des documents…)
• Mettre en œuvre des outils et optimiser le suivi opérationnel (calendriers du pôle, archivage réseau, gestion des contacts, fichier de suivi des membres des comités d’expert, valorisation du bénévolat…)
• Assurer, en lien avec le logisticien, la préparation et l’organisation des réunions d’experts (CSM, Université des jeunes chercheur.euses), des missions, formations et ateliers(présence des participants, lettre d’invitations, devis…)
• Réaliser les dossiers qui seront présentés aux conseils d’administration (en fonction du calendrier annuel)
• Assurer le suivi administratif des conventions de prestations et de partenariat.

Contribuer à la transversalité

• Contribuer à l’émergence d’initiatives, à la mise en œuvre et/ou au suivi des activités de l’association par la participation active à des groupes de travail inter-pôles, ponctuels ou permanents.
• Contribuer au séminaire annuel permettant de mesurer le travail réalisé, ses résultats et son impact et à co-définir les grands axes de travail de la période suivante

Expériences / Formation

Profil, compétences et expériences requises

• Expérience associative appréciée
• Maîtrise avancée de l’environnement numérique : grande aisance avec les outils informatiques et capacit