Assistant.e de Projet Evenementiel Et Administratif

Il y a 2 mois

Paris, France Expertise France Temps plein

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires:

- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Les activités auront lieu sur plusieurs zones géographiques, définies annuellement, il est attendu du/de la chargé.e d’événementiel et de logistique qu’il/elle se déplace régulièrement (2 à 3 fois par an) pour conduire sa mission.

Il/elle exécute les missions principales suivantes (liste non-exhaustive):
**Gestion logistique**:

- En coordination avec la Chargée de projet, l’Assistant.e projet assure ou appuie l’organisation logistique:

- Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
- Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
- Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
- Gestion des avances et remboursement de per diem
- Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane
- Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
- Réservation des hébergements
- Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire
- Appui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
- Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
- Appui éventuel pour les passations de marchés des projets

**Gestion administrative**
- En lien avec la CP admin-fi, appui administratif à la passation de marché : enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, préparations des éléments contractuels notamment il/elle pré-remplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services, enregistre les contrats dans l’outil de gestion administrative de l’agence (Atlas) ;
- Appui sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants ).
- Mise en page de documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications divers, etc.) ;
- Rédaction de comptes rendus de réunions ;
- Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique ;
- Mise à jour des tableaux de bord existants (suivie des contrats, des experts ).

**Gestion budgétaire et comptable**
- Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
- Élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF);
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
- Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
- En coordination avec la CP admin-fi, il/elle contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
- Prépare les clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires ;
- Prépare les audits annuels et finaux des projets en lien avec la CP Admin-fi ;
- Appuie la CP admin-fi dans le suivi des subventions et des contrats octroyés aux partenaires de mise en œuvre y compris dans l’organisation des audits

**Appui transverse**
- Appui à la mise en page de documents ;
- Appui au suivi-évaluation du projet ;
- Appui aux activités de communication ;
- Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ;
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, base de données )

**Description du projet ou contexte**:
De janvier 2023 à janvier 2026, Expertise France met en œuvre le projet Knowledge Hub Geospatial financé par l’Union Européenne. Le projet consiste à sensibiliser les parties prenantes des pays en développement à l’utilisation des données spatiales produites par l’Union Européenne via ses programmes Copernicus et Galileo et de stimuler l’entreprenariat spatial.

Ces données, qui sont mises à disposition de façon gratuite par l’UE, sont encore peu utilisées par les pays en développement, et ce, malgré la politique open source promue par l’UE et le potentiel économique et sociétal de ces données qui permettent de guider la décision pour répondre aux enjeux locaux.

Pour faciliter l’appropriation de ces données par un plus grand no

  • Assistant.e de Projet événementiel Et

    il y a 1 mois

    Paris, France Expertise France Temps plein

    Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires: - gouvernance démocratique, économique et financière ; - paix, stabilité et sécurité ; - climat, agriculture et développement durable ; - santé et développement...

  • Alternance - Assistant.e Evenementiel (H/F)/x)

    il y a 1 mois

    Paris, France Chloé Temps plein

    Code de référence: 91535**ALTERNANCE - ASSISTANT.E EVENEMENTIEL (H/F/X)**: - PARIS, 75, FR- Trainee/InternLa Maison Chloé a été fondée en 1952 par Gaby Aghion, une Parisienne d'origine égyptienne qui voulait libérer le corps des femmes de la mode formelle et rigide de l'époque à travers le prêt-à-porter de luxe. Depuis près de 70 ans, Chloé...

  • Stagiaire Assistant.e événementiel à L’insu

    il y a 4 semaines

    Paris 16e, France CNRS - INSU Temps plein

    **Missions** Sous la responsabilité et en appui à la responsable du pôle administratif, la/le stagiaire participe à l’organisation des séminaires, colloques scientifiques et autres manifestations organisés par l’INSU et assiste les directrices et directeurs adjoints dans leurs tâches quotidiennes : agendas, déplacements, aide...

  • Alternant.e - Assistant.e évènementiel Et

    il y a 3 jours

    Paris 14e, France urps medecins idf Temps plein

    **Qui sommes-nous ?** L’URPS médecins libéraux Ile-de-France est une association 1901, qui représente et accompagne les 20 000 médecins libéraux de la région. Rattaché.e au service communication de l’URPS médecins composée de deux personnes, l’alternant(e) chargé(e) de communication aura pour mission de participer au déploiement de la...

  • Assistant.e Administratif Démos

    il y a 1 mois

    Paris 19e, France La Philharmonie de Paris Temps plein

    **Philharmonie - Département Education** **- Démos** Le 22/06/2023 Assistant.e administratif.ve Démos CDI à compter du 30 août 2023 Temps plein Démos (Dispositif d’Education Musicale et Orchestrale à vocation Sociale) est un dispositif d’enseignement collectif de la musique fondé sur la pratique instrumentale en orchestre et destiné à des...

  • Stage Marketing

    il y a 2 semaines

    Paris, France Evenementiel Temps plein

    Evenementiel(point)com est une plateforme innovante en pleine phase de lancement, dédiée à la mise en relation entre organisateurs d'événements et prestataires de services événementiels (agences, animateurs, fournisseurs, etc.). Notre objectif est de simplifier l'organisation d'événements en offrant une plateforme facile d'utilisation pour trouver...

  • Stage Marketing

    il y a 2 semaines

    Paris, France Evenementiel Temps plein

    Evenementiel(point)com est une plateforme innovante en pleine phase de lancement, dédiée à la mise en relation entre organisateurs d'événements et prestataires de services événementiels (agences, animateurs, fournisseurs, etc.). Notre objectif est de simplifier l'organisation d'événements en offrant une plateforme facile d'utilisation pour trouver...

  • Stage Marketing

    il y a 2 semaines

    Paris, France Evenementiel Temps plein

    Evenementiel(point)com est une plateforme innovante en pleine phase de lancement, dédiée à la mise en relation entre organisateurs d'événements et prestataires de services événementiels (agences, animateurs, fournisseurs, etc.). Notre objectif est de simplifier l'organisation d'événements en offrant une plateforme facile d'utilisation pour trouver...

  • Stage - Assistant.e Chef de Projet Evénementiel Luxe - HOPSCOTCH LUXE H/F

    il y a 7 jours

    Paris, France HOPSCOTCH Temps plein

    Description de la mission Hopscotch Luxe est une agence de communication qui accompagne les maisons et marques de Luxe dans l'élaboration d'expériences de marque et de stratégie de com 360°. Brand Content, campagnes de communications, expériences événementielles et bien d'autres ! CIBLES // Presse & influenceurs / clients finaux / interne/...

  • Assistant.e Administrative

    il y a 1 mois

    Paris, France RATP Dev Temps plein

    ContexteRATP Dev, filiale du Groupe RATP, assure l'exploitation et la maintenance de réseaux de transports urbains et interurbains dans 15 pays au travers de plus de 100 filiales. Grâce au professionnalisme de nos 24 000 collaborateurs et à l'expertise d'un leader mondial du transport public, nos filiales apportent performance, dynamisme et fiabilité à...

  • Assistant.e Accueil Et Administratif de Site

    il y a 1 mois

    Paris, France MINES PARIS - Délégation d'Evry Temps plein

    **Intitulé du poste : ASSISTANT.E ACCUEIL ET ADMINISTRATIF DE SITE** **Type de contrat : CDD 18 MOIS** **Prise de fonction souhaitée : à partir du 1er mars 2023** **POSTE à temps plein basé à EVRY (91)** **Présentation de l’Employeur et du site** L’Ecole nationale supérieure des Mines de Paris (MINES Paris), composante de l’Université PSL,...

  • Assistant.e Communication/presse/relation

    il y a 1 mois

    Paris, France Louis Vuitton Malletier Temps plein

    Country / Region : France - City : Paris - Business group: Mode & Maroquinerie - Contract type: Stage - Function: Communication & Evénementiel - Experience required: Débutant - Reference No.: LVM19200 - Date of publication: 2023.01.04 **Position**: A chacun son voyage. Aujourd'hui, Louis Vuitton vous invite à découvrir le vôtre. **POSTE** **Plusieurs...

  • Stage Assistant.e Mecenat Et Evenementiel

    il y a 1 mois

    Paris, France Cité de la musique - Philharmonie de Paris Temps plein

    **La Cité de la musique - Philharmonie de Paris** est un complexe musical accueillant l’Orchestre de Paris ainsi que des formations résidentes et réunissant deux salles de concerts (900 et 2 400 places), un musée, une médiathèque, des espaces d’expositions temporaires ainsi que de nombreux espaces de répétition et un vaste pôle pédagogique....

  • Assistant.e Communication/presse/relation

    il y a 1 mois

    Paris, France Louis Vuitton Malletier Temps plein

    Company: Louis Vuitton Malletier - Country / Region : France - City : Paris - Business group: Mode & Maroquinerie - Contract type: Stage - Function: Communication & Evénementiel - Experience required: Débutant - Reference No.: LVM19200 - Date of publication: 2023.01.04 POSITION A chacun son voyage. Aujourd'hui, Louis Vuitton vous invite à découvrir le...

  • Chef de projet évènementiel

    Il y a 2 mois

    Paris, France ESP Ecole Supérieure de Publicité Temps plein

    Contexte Découvrez comment devenir Chef de Projet Événementiel en 2024 ! QUEL EST LE TRAVAIL D’UN CHEF DE PROJET ÉVÈNEMENTIEL ?  Le chef de projet événementiel conçoit l’événement qui répondra le mieux à la demande de son entreprise ou de son client. Il imagine le concept qui répondra aux objectifs de l’événement : ...

  • Assistant.e Communication/presse/relation

    il y a 1 mois

    Paris, France Louis Vuitton Temps plein

    POSTE A chacun son voyage. Aujourd'hui, Louis Vuitton vous invite à découvrir le vôtre. **POSTE** **Plusieurs stages sont à pourvoirs**: - **Assistant.e **Évènementiel** - **Assistant.e Relations Célébrités** - **Assistant.e Relations Presse** - **Assistant.e Média** - **Assistant.e Projet Editions & Gifting** Voici un aperçu des missions que...

  • Assistant.e Communication/presse/relation

    il y a 1 mois

    Paris, France Louis Vuitton Temps plein

    **Veuillez postuler sur Isarta.fr**: POSTE A chacun son voyage. Aujourd'hui, Louis Vuitton vous invite à découvrir le vôtre. **POSTE** **Plusieurs stages sont à pourvoirs**: - ** Assistant.e** **Évènementiel** - ** Assistant.e Relations Célébrités**: - ** Assistant.e Relations Presse**: - ** Assistant.e Média**: - ** Assistant.e Projet...

  • Stage - Assistant.e Projet

    il y a 1 mois

    Paris, France France Télévisions Temps plein

    Le poste Stage - Assistant.e Projet **Identifiant**:2496**Nature du contrat**:Stage**Lieu de travail**:ParisInformations complémentaires **Direction**:Gestion, moyens, production**Filière métier**:ETUDES-PROJET-ACHATStage - Assistant.e Projet **Stage - Assistant.e Projet** A pourvoir dès juillet Rejoindre France TV, c'est prendre part à la...

  • Assistant.e Gestion de Projets Photovoltaïque

    il y a 1 mois

    Paris 9e, France FEEDGY Temps plein

    **Assistant.e Gestion de projets Photovoltaïque H/F** Poste : Assistant.e Gestion de projets Photovoltaïque Statut : Cadre ou non cadre selon expérience Service : Administration des Ventes Rattachement hiérarchique : Responsable ADV Mission : CDI Rémunération : 30k€ Localisation : Paris Contexte En forte croissance depuis 2015, Feedgy...

  • Alternance : Assistant.e de Gestion Administrative

    il y a 1 mois

    Paris, France Radio France Temps plein

    **Libellé du poste**: Alternance : Assistant.e de gestion administrative H/F **Type de Contrat**: Contrat en alternance **Taux d'activité**: 100% **Mission générale du poste**: Sous l’autorité du responsable finances et budget, et en lien étroit avec le poste de chargé de gestion financière, l’assistant.e de gestion administrative a en charge...