Office Manager, Paris
il y a 3 semaines
Description
About this role
Job Purpose/Background:
The position is in the Country Management COO team to support the regional COO and Country manager across France Belgium and Luxembourg (FraBeLux).
The FraBeLux region covers over 330 employees across 5 offices (2 in Paris, 2 in Luxembourg, 1 in Belgium).
The FraBeLux Office Manager acts as a point of contact for the local offices.
The role is an important advisory and interface function between the Business and internal corporate service providers (e.g. Facilities Management, HR, IT, Finance) and is focused on the office coordination in a wider sense with corporate teams, the business activity through fulfilment of corporate standards, local regulatory requirements and employee’s needs.
This role is designed to leverage our centralised operating functions but is tailored to the local office needs, premises, staff and vendors/suppliers.
This position is a multi-faceted role, which requires a strong work ethic, analytical, organizational and planning skills and sound judgment, professionalism and discretion, given the high level of confidentiality of information and data accessed.
You will adeptly navigate the firm, building strong and meaningful relationships across multiple businesses and guiding cross-functional groups towards a single objective. You will have the opportunity to drive scale, ensure consistency, and reduce risk.
Key responsibilities - FraBeLux
- Health & Safety / Security: Owns the relationship with the Corporate Security and Health & Safety to ensure the office’s ability to meet the local relevant Health & Safety requirements, e.g. execution of annual Fire Evacuation Exercise.
- Business Continuity: Responsible Business Continuity Coordinator for the local offices in Zürich and Geneva, closely collaborate with responsible Business Continuity Management team to ensure annual plan update and approval
- HR administration support: Partners with HR to guide staff follow the centralised HR support model and support with fulfilment of local HR activities such as, assist with the local employee on-boarding and provide support to new hires (share local resources, office access etc.), assisting with local documentation needs.
- Facility Management/Workplace Experience: Partners with the local Front Desk and workplace experience team to ensure smooth delivery of the local workplace service delivery model, this includes management of desk planning and seat allocation of existing staff and new staff.
- General Support: Acts as first point of contact for local employees and help them navigate the firm, assists with implementing local initiatives and coordinate with the wider office manager group across the region, maintain local office management procedures following firm’s guidelines and BlackRock (BLK) standards, identify local issues and potential solutions, inform the COO and Country Manager and escalate it to the corporate areas to implement the specific solution.
- Finance Process Governance: Manage, and control different Finance tasks via COUPA, KY3P, SVM. This includes managing the local invoice process, liaising with the BLK’s accounting team and with external vendors as per BLK standards, staff education on the process and team ownership, control of payments, direct debits. T&E/Concur guidance of issues and advising on handling of AMEX cards following the global process. Collaborate with Business Management team to monitor the T&E, expense budgets and forecasting from a country perspective, to facilitate the Country Manager with a clear view of the cost of that specific office.
- Technology/Mobile Devices: Partners with internal Desk Side Support and regional Technology Leads to assist with local technology needs and escalation of issues. Represent the offices and employees on technology service reviews, assist with deployment of global projects such as migration to VDI, Windows 10 upgrade policy change. Manage mobile device requests, mobile devices, and subscriptions in collaboration with responsible teams at BLK.
- Policy Keeper/Office Infrastructure: Play a role as a local policy keeper (licenses, and other procedures) to keep the branch /entity in good standing. Coordinate with the EMEA Office Management group that standard procedures are aligned among the different offices and local nuances included in them.
Knowledge & Experience:
- Experience in office management
- Self-motivated, and a team player while able to work autonomously
- Experience in the financial industry or global company working environment with a good understanding for an international process matrix
- Execute tasks proactively while assessing potential risks and communicating accordingly with the team
- Capable of running small projects to deploy new process, build scale
- Fluency in both French and English, written and spoken
- Strong interpersonal skills and ability to communicate information in a clear manner
Skills & Competencies:
- Excellent
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Office manager H/F
il y a 7 jours
Paris, France FED OFFICE Temps pleinPoste : Vous travaillerez en binôme avec une Office manager sur des missions variées : Assistanat classique : *Gestion des agendas, gestion du standard, envoi des colis, réservations diverses... *Gestion des voyages (commandes des billets + hôtels?), organisation des séminaires *Notes de frais : Etablissement et suivi des...
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Office manager h/f
il y a 4 semaines
Paris, France FED OFFICE Temps pleinQuelles sont les missions ?Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 16ème arrondissement, un Office Manager H/F.Au sein d'une la holding parisienne d'un grand groupe à l'international, vous rejoindrez un...
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Office manager h/f
il y a 4 semaines
Paris, Île-de-France FED OFFICE Temps pleinQuelles sont les missions ?Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 16ème arrondissement, un Office Manager H/F.Au sein d'une la holding parisienne d'un grand groupe à l'international, vous rejoindrez un...
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Office manager h/f
il y a 4 semaines
Paris, France FED OFFICE Temps pleinPoste : Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 16ème arrondissement, un Office Manager H/F.Au sein d'une la holding parisienne d'un grand groupe à l'international, vous...
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Office manager H/F
il y a 4 semaines
Paris, France FED OFFICE Temps pleinQuelles sont les missions ?Vous travaillerez en binôme avec une Office manager sur des missions variées : Assistanat classique : *Gestion des agendas, gestion du standard, envoi des colis, réservations diverses... *Gestion des voyages (commandes des billets + hôtels?), organisation des séminaires *Notes de frais : Etablissement et suivi des tableaux de...
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Office manager H/F
il y a 3 semaines
Paris, Île-de-France FED OFFICE Temps pleinQuelles sont les missions ?Vous travaillerez en binôme avec une Office manager sur des missions variées : Assistanat classique : *Gestion des agendas, gestion du standard, envoi des colis, réservations diverses... *Gestion des voyages (commandes des billets + hôtels?), organisation des séminaires *Notes de frais : Etablissement et suivi des tableaux de...
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Office Manager
il y a 7 jours
Paris 3e, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 3ème arrondissement, un Office Manager H/F.** **Votre fonction**: Dans le cadre d'un remplacement de 9 mois, au sein d'une structure de 250 personnes, vous...
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Office Manager
il y a 6 jours
Paris, France Perles Office Temps pleinPour l'un de nos clients dans un secteur éditorial avec de forts enjeux de développement durable, nous sommes à la recherche** d'un(e) Office Manager avec une bonne sensibilité RH et financière.** => **Participez au pilotage de la société **en gérant la facturation, les sujets comptables, administratifs et RH =>** Améliorer le fonctionnement de la...
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Office manager H/F
il y a 3 semaines
Paris, Île-de-France FED OFFICE Temps pleinQuelles sont les missions ?Au sein d'une équipe de direction composée du Président et de la secrétaire générale, vos missions s'articuleront autour de 3 axes principaux. 1)Office Manager : -Commande de fournitures diverses (café, boissons, fournitures de bureau) -Gestion logistique des locaux -Accueil clients, gestion du courrier et des agendas...
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Office Manager, Paris
il y a 4 semaines
Paris, France Blackstone Group Temps pleinBlackstone is the world’s largest alternative asset manager. We seek to create positive economic impact and long-term value for our investors, the companies we invest in, and the communities in which we work. We do this by using extraordinary people and flexible capital to help companies solve problems. Our $1 trillion in assets under management include...
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Office Manager
il y a 6 jours
Paris, France Perles Office Temps plein**Le contexte** : Suite au départ à la retraite de son assistante de direction, le Cabinet BENECH, SELARL, spécialisé en droit de la Propriété Intellectuelle, recherche son futur Office Manager ! **Les objectifs** : Vous prendrez en charge l’ensemble des missions administratives et financières du cabinet et accompagnerez les associés dans la...
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Assistant de Direction
il y a 4 semaines
Paris, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à PARIS, un Assistant de Direction/Office Manger (H/F) pour une prise de poste rapide.** **Votre fonction**: Vous serez en charge de l'Organisation et de l'optimisation de l'agenda...
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Office Manager
il y a 2 jours
Paris, France My Office Company Temps pleinOFFICE MANAGER - CDI (Création de poste) Paris 9 ème (Misromesnil) 40/50K selon expérience Pas de TT sur ce poste L'anglais n'est pas nécessaire Pour l'un de nos client, Family Office, nous recherchons activement dans le cadre d'une création de poste un.e OM afin d'épauler l'équipe actuellement composée d'une dizaine de personnes. L'équipe est...
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Office Manager
il y a 4 semaines
Paris 9e, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à Paris 8ème, un.e Office Manager. Au sein d'une société d'investissement, à taille humaine (20 salariés), vos bureaux sont situés proche de Saint Lazare / Quartier les Grands...
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Office Manager
il y a 4 semaines
Paris, France Talentskills Paris Temps plein_**Vous souhaitez contribuer au fort développement de cette start-up fondée par 3 associés expérimentés ?**_ Evoluant dans le secteur médical, notre client a construit un réseau de plusieurs centres basés à Paris et proche banlieue et poursuit son développement avec des projets d’ouverture et d’acquisitions. De façon à garantir la meilleure...
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Office Manager
il y a 4 semaines
Paris, France Staffmatch Paris Temps pleinCréée en avril 2015, l'entreprise se lance le pari de révolutionner le marché du travail temporaire et de casser les idées reçues des agences d'intérim traditionnelles. Pari réussi, Staffmatch affiche aujourd'hui une couverture nationale, une centaine de collaborateurs permanents et plus de 50 000 collaborateurs intérimaires. Dans le cadre du...
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Office Manager
il y a 7 jours
Paris 3e, France BOMB SQUAD PARIS Temps pleinRattaché au DG, nous recherchons un(e) office manager pour notre jeu d’action BOMB SQUAD situé à Paris 3e En collaboration avec la direction, pour aurez pour missions: - Réponses et suivi des demandes entrantes - Relance et démarchage des entreprises - Traitement comptable et gestion des factures - Suivi des stocks et achats Profil: Nous...
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Office Manager
il y a 4 semaines
Paris, France BWO - Brain Work Office Temps pleinNous recherchons en vue de CDI, un OFFICE MANAGER bilingue anglais H/F pour une ASSOCIATION SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE située à PARIS 2°. Vous êtes en charge de l’office management de la structure, de l'assistanat de direction aux services généraux: - Assistanat bilingue de la Directrice générale : gestion des mails, agenda complexe, organisation...
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Office Manager
il y a 6 jours
Paris 8e, France My Office Company Temps pleinOFFICE MANAGER - CDI Paris 8 ème 35/42K selon expérience Anglais conversationnel et écrit TT possible a hauteur de 2 à 3 jours / semaine Pour l'un de nos client, société de conseil en sciences de la vie et technologies, nous recherchons activement dans le cadre d'une création de poste un.e OM afin d'épauler l'équipe actuellement composée d'une...
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Office Manager
il y a 4 jours
Paris 1er, France TalentSkills Paris Temps pleinDescriptif du poste Rattaché.e à l'associée en charge de l'exploitation, vous serez en charge de la coordination de différents projets avec: - un rôle transverse au sein de la structure avec des projets à mener à bien - la coordination des ressources humaines - la mise en place de procédures de gestion, d'achats groupés... de mutualisation des...
