Gestionnaire Administratif D’équipe Au Lpens

Il y a 2 mois

Paris e, France CNRS Temps plein

Date Limite Candidature : mercredi 15 mai 2024

**Informations générales**:
**Intitulé de l'offre **:Gestionnaire administratif d’équipe au LPENS - Paris (H/F)**
Référence : UMR8023-ZAKLEG-004
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : PARIS 05
Date de publication : mercredi 24 avril 2024
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2024
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 2000 et 2500 euros mensuels bruts selon expérience et formation
Niveau d'études souhaité : Niveau 5 - (Bac+2)
Expérience souhaitée : Indifférent
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel

**Missions**:
La gestionnaire assure une mission d’assistanat de proximité polyvalente, à l’interface entre les scientifiques et les services. Il/elle facilite le fonctionnement de l’équipe et concourt à la bonne coordination administrative des activités. Il/elle apporte aide et conseil dans les domaines des affaires générales, du budget, des finances et contrats, des accueils de personnel, de la communication et de l’évènementiel. Il/elle assure ses missions auprès de tous les membres de l’équipe de recherche et sous l’autorité hiérarchique des chercheurs permanents de l’équipe

**Activités**:

- Principales activités
- 1. Gestion des budgets d’équipement scientifique de Quantic- Veille sur l’exécution budgétaire et analyse des données de suivi financier,
- Préparation de bons de commandes (utilisation des logiciels de gestion du CNRS, ENS, Mines, Armines, Inria)
- Suivi de la commande avec les fournisseurs (respect des délais de livraison)
- Contact avec les services financiers des instituts pour confirmer les livraisons/services faits
- Vérification que les paiements sont effectués
- Contact avec les fournisseurs en France et à l’étranger.

Spécificité : grand nombre de commandes à prévoir, besoin de se former à différents outils de gestion auprès des services des différents instituts. Contacts à l’étranger (en anglais)
- 2. Préparation des missions des personnels de l’équipe, organisation d'évènements- Organisation et suivi des missions, contrôle des fiches retour et justificatifs
- Commande des billets de train et d’avion, réservation d'hôtels
- Réservation de salles, services traiteur ou restaurant si besoin

3. Soutien administratif- Aide au reporting
- En lien étroit avec le service des ressources humaines : constitution et suivi des dossiers de recrutement des personnels (aide à la rédaction de fiches de poste, conventions avec les universités)
- Informer et orienter les personnels de l’équipe (permanents et non permanents) dans leurs démarches RH

4. Accueil des nouveaux arrivants de l'équipe- Préparation de l’accueil des nouveaux arrivants : point de contact administratif, contribution au onboarding, orienter les agents dans leurs démarches administratives, aider à l’organisation/affectation des bureaux, demande des badges d’accès à l’ENS
- Lien avec les écoles doctorales
- Accompagnement du personnel étranger dans leurs démarches administratives, notamment avec le visa et le logement.

Spécificité : nos étudiants sont affiliés à différents instituts, parfois en Cifre, et à différentes écoles doctorales. Il existe beaucoup de configurations différentes.
- 5. Communication de l’équipe- Être un relai au sein de l’équipe de la communication interne et externe.
- Maintien site web (uploader des photos et CV des nouveaux arrivants, les publications du groupe )
- Communication sur les réseaux sociaux

6. Participation à la vie de l’équipe à l’ENS- Réservation de salles pour les réunions
- Mise en place des visioconférences
- Organisation d’évènements sociaux

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive. Le gestionnaire pourra être amené à travailler sur d’autres aspects en fonction des besoins de l’équipe.**Compétences**:

- Votre maîtrise de la langue anglaise, des outils bureautiques et informatiques, ainsi que votre sens du service et de l'écoute vous permettront de répondre aux attentes et aux besoins de l’équipe de recherche Quantic dont vous aurez la coordination administrative.
- Votre connaissance de l'environnement de la recherche et de la fonction publique sera un atout supplémentaire lors de votre prise de poste.
- Compétences
- Niveau BAC+2 ou expérience significative en assistanat de direction et secrétariat.
- Savoirs- Avoir une connaissance de base concernant l'organisation de l'environnement du monde de la recherche
- Connaître les principes de la gestion financière notamment les règles budgétaires et les différents financements de la recherche et les règles des contrats
- Connaître les différents statuts des personnels et les procédures les concernant

Savoir faire- Maîtriser les outils de bureautique
- Maîtri

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  • Gestionnaire Administratif Au Pôle Des Thèses

    il y a 2 jours

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    **Mission(s) principale(s)**: Le gestionnaire apporte son appui aux doctorants et HDR de l’inscription à la soutenance. Il accompagne les doctorants tout au long de leur doctorat y compris après la soutenance du diplôme sur toutes les questions administratives et réglementaires **Place du poste dans l’organisation**: Le gestionnaire est rattaché au...

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  • Gestionnaire Administratif Et Financier

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    Paris 5e, France CNRS Temps plein

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