Gestionnaire Administratif Et Financier Polyvalent

il y a 2 semaines

Paris e, France Ecole Normale Supérieure Temps plein

**Département ou service de la structure : Département de Géosciences**

**Catégorie/Corps : B- Technicien en gestion administrative**

N° d’arbitrage GEOS_02_Département

**ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL**

Créée en 1794, l'École normale supérieure - PSL (ENS - PSL) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS - PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

**Structure d’accueil du poste**:
Le Département des Géosciences héberge deux unités Mixtes de Recherche du CNRS, l'UMR 8538 (Laboratoire de Géologie) et une partie de l'UMR 8539 (Laboratoire de Météorologie Dynamique).

Au sein d'une équipe administrative de 4 personnes (1 responsable et 3 gestionnaires), le (a) gestionnaire réalisera les actes de gestion et de suivi des activités des 2 laboratoires de recherche dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et comptable.

**MISSIONS ET ACTIVITES**

**Missions principales**

Dans un environnement mutualisé des fonctions supports au sein du département de géosciences, réaliser des activités de gestion administrative et comptable pour les deux laboratoires du département, UMR8538 LG et UMR8539 LMD en tenant compte de l'organisation collective.

**Activités principales**
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure
- Engager, valider, réceptionner et solder les commandes et les prestations internes et externes dans le respect du code de la commande publique
- Rendre compte des dépenses aux responsables des équipes
- Suivre le circuit des livraisons (scan des bons de livraison, saisie des réceptions, échanges avec les équipes et les fournisseurs)
- Établir et assurer le suivi des déplacements professionnels des agents des équipes
- Diffuser de l'information au sein des équipes et en externe
- Répondre aux demandes d'information des équipes et des collaborateurs extérieurs
- Classer et archiver les pièces justificatives
- Préparer les dossiers de recrutement (CDD, vacations), Assurer le suivi administratif et budgétaire des recrutements
- Assurer l'accueil physique des agents des équipes et des collaborateurs externes
- Suivre et appliquer les procédures dédiées
- Rédiger des documents et des courriers administratifs
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Assurer le suivi des travaux dans le département (bureaux, salles de cours, espaces communs) en lien avec les services de l’école

**COMPETENCES PRINCIPALES**

**Diplôme : Baccalauréat**

**Expérience professionnelle **: Expérience sur un poste similaire serait un plus

**Connaissances**:

- Connaissance des outils bureautiques et de gestion (la connaissance de GESLAB et de SIFAC serait un plus)
- Connaissance générale en gestion budgétaire et comptable et en gestion des ressources humaines
- Connaissance générale de la réglementation en matière des ressources humaines et des procédures en matière d'achats publics
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur

**Compétences techniques**:

- Appliquer les règles de gestion financière et des dispositions réglementaires en ressources humaines
- Maîtriser les outils bureautiques et de gestion
- Savoir planifier les activités et les échéances
- Hiérarchiser les priorités
- Accueillir en anglais les collaborateurs étrangers
- Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Savoir rendre compte de son travail à sa hiérarchie

**Compétences comportementales**:

- Rigueur dans l’accomplissement des tâches/ fiabilité
- Autonomie
- Réactivité et capacité à gérer différentes missions en parallèle
- Sens relationnel, capacité à travailler en équipe et échanger
- Bonne capacité organisationnelle
- Disponibilité

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