Chargé.e D'accueil Récéption Et Protocole

il y a 3 semaines


Rennes, France Département Ille-et-Vilaine Temps plein

-Présentation
Le Département Ille et Vilaine recherche un.e Chargé.e du protocole et des réceptions. Ce poste est à pourvoir au sein de la mission Protocole, à l'Hôtel du Département, quartier Beauregard à Rennes.
La mission Protocole et réceptions a en charge le service aux élu.e.s et l’organisation des réceptions. Elle est composée de:

- la responsable ;
- 3 agent.e.s chargé.es du service aux élu.es et des réceptions, du suivi des évènements depuis la demande jusqu’à leur réalisation et de l’accueil physique lors des réceptions.

Elle dépend de la Délégation générale à la Transformation qui a pour rôle d’accompagner l’évolution des services du Département vers une collectivité davantage orientée usagers-citoyens, soucieuse de ses agents, efficiente, numérique, collaborative et innovante.
Description du poste
Fonctions
L'agent.e chargé.e des réceptions et garant.e du protocole, gère le suivi administratif des demandes, le service aux élu.es, assure le service lors des manifestations et participe au bon fonctionnement de l'équipe
Missions générales
A ce titre, il.elle assure les missions suivantes:

Assurer un accueil courtois dans le respect du protocole et des règles de sécurité
Contribuer à l’organisation et à la mise en place des différents évènements (cafés d’accueil, déjeuners et cocktails). En assurer l’intendance, le bon déroulement, le service et la plonge
Entretenir le matériel et veiller à la propreté des salles de réceptions
Suivre les réservations des salles et la gestion de matériel
Collaborer avec les différents services du Département et le Cabinet du Président.
En lien avec la responsable:

Organiser le suivi administratif des demandes des élus et des services via l’outil resaprotocole.
Gérer les stocks et les achats divers (prestation blanchisserie...) ainsi que la passation, réception et contrôle des commandes et des livraisons
Participer à la rédaction des marchés et l’analyse des offres en lien avec les activités protocolaires
Contribuer à la rédaction des rapports d’activités annuels et au suivi statistique de la mission protocole et réceptions en maintenant les tableaux de bord à jour
Missions spécifiques
Spécificités du poste
- Garantir la continuité du service en l’absence de la responsable
- Occasionnellement, accueillir et orienter les visiteurs à l'hôtel du Département.
- Emploi du temps et amplitude horaire variables selon l’activité de la mission protocole et réceptions : grande disponibilité, contraintes horaires (embauche parfois avant 8h00, cocktails en soirée, présence sur les horaires du déjeuners, travail le week-end ponctuel)
- Déplacements possibles sur le territoire du département d’Ille-et-Vilaine
- Port de charges lourdes
Liaisons fonctionnelles
Informations spécifiques offre Internet
-
Le test et le jury est prévu mercredi 21 juin à partir de 13h30.
Des tests techniques et de connaissances en lien avec le poste seront organisés le jour de l'entretien.
Document complémentaire
Profil requis
Connaissances
- Parfaite connaissance des règles de bienséance et de courtoisie
- Permis B obligatoire
- Savoir-faire en matière d’accueil, du service (art de la table) et du travail en salle (œnologie).
- Maîtrise du droit en matière d’hygiène et de sécurité sanitaire des aliments (HACCP )
- Connaissance des règles pratiques du protocole
- Pratique des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Internet). Appétence pour les logiciels métiers.
Formation
Hôtellerie-Restauration
Niveau de diplôme
BEP
Aptitudes requises
Expériences
Expérience exigée.
Niveau d'expérience
6 mois - 1 an
Informations complémentaires
Contacts
Les personnes intéressées par ce poste peuvent prendre contact avec:

- Mme Eloïse PLANCHENAULT - Coordinatrice événementielle - 02.99.02.35.94
- M. Laurent LAROCHE Secrétaire général de la DGT - 02.99.02.42.20
Date de fin publication Web
30/09/2023



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