Gestionnaire Missions

il y a 4 semaines

SaintAubin, France SOLEIL Synchrotron Temps plein

Cette fiche de poste n’est pas exhaustive. Elle prend en compte les principales responsabilités et est susceptible d’évoluer._

**_Ce poste se situe au sein du Groupe Ressources Humaines et Relations Sociales, qui fait partie de la Division Administrative et Financière._**

Le Groupe Ressources Humaines et Relations Sociales est composé de 13 personnes dont 2 personnels permanents et 2 apprentis qui travaillent au sein du Bureau des missions.

Le rôle du Bureau des Missions est de gérer les déplacements professionnels des collaborateurs de la société, des utilisateurs subventionnés dans le cadre de leurs expériences au sein du laboratoire, et des experts intervenant dans le cadre de manifestations organisées par la société.

**I. Mission**:
Le/la titulaire de cette fonction rapporte au Responsable des Ressources humaines et des Relations Sociales.

Le/La Gestionnaire missions gère les missions des collaborateurs SOLEIL, des personnels mis à disposition, des utilisateurs subventionnés et des experts, dans le respect des règles internes.

Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le Bureau des utilisateurs, qui organise chaque année de nombreux évènements scientifiques, et le Groupe Finances.

**II. Responsabilités et tâches**:
**1. Gérer les déplacements professionnels**
- Renseigner et conseiller les collaborateurs.
- Entretenir les relations au quotidien avec l’agence de voyages et trouver des solutions en cas d’insatisfaction.
- Rechercher les meilleures conditions de transport et d’hébergement en adéquation avec les barèmes de la société.
- Réserver les moyens de transport (train, avion, bateau, cars, voiture) et l’hébergement (maison d’hébergement et/ou hôtels).
- Remettre les documents nécessaires au déplacement (billets, ordre de mission, plafonds de remboursement ).
- Effectuer les demandes de visas, informer sur les règles sanitaires et de sécurité des destinations (vaccins,).
- Gérer les missions liées aux séminaires, colloques, comités de programmes, congrès
- Créer la mission dans le logiciel dédié pour les utilisateurs externes.
- Gérer les imprévus de voyage (grèves, conditions climatiques,).
- Vérifier la facturation.
- Mettre à jour ou revoir la procédure de gestion des missions en fonction des évolutions règlementaires, du retour d’expérience et des analyses du marché et/ou de structures similaires.

**2. Traiter les notes de frais**
- Vérifier les notes de frais avant transmission au Groupe Finances.
- Relancer les personnels avant clôture des missions.
- Informer le Groupe Finances des provisions à effectuer pour les notes de frais de l’année N qui seront traitées en année N+1.
- Classer régulièrement et archiver annuellement les notes de frais.

**3. Encadrer les apprenti(e)s**
- Participer à la sélection des apprenti(e)s.
- Former les apprenti(e)s et effectuer le suivi de leur intégration et travail en lien avec les écoles.
- Participer aux conseils de classe.
- Encadrer les travaux en veillant à confier des activités qui permettront aux apprenti(e)s de présenter les travaux demandés dans le cadre de leur cursus de formation.

**4. Tenir à jour les documents de suivi/d’analyse et les documents de communication**
- Préparer un tableau de suivi mensuel des missions et des dépenses associées.
- Ponctuellement, fournir des données aux responsables permettant de suivre les dépenses de leur équipe par rapport aux budgets.
- Rédiger, mettre à jour et communiquer les documents sur l’intranet concernant les missions et notes de frais (formulaires, plafonds de remboursement, modes opératoires,)

**5. Gérer l’outil informatique de gestion des missions et des notes de frais (Notilus)**
- Administrer l’outil au quotidien (changement de paramétrage, interactions avec le fournisseur ).
- Créer et clôturer les comptes utilisateurs de l’outil, les imputations comptables (WBS).
- Suivre les évolutions du logiciel et leurs impacts.
- Apporter assistance aux utilisateurs du logiciel.

**6. Elaborer l’appel d’offre voyagiste, coordonner les différentes étapes jusqu’au choix final et mettre en œuvre les changements (tous les 4 ou 5 ans selon le marché passé)**
- Mettre à jour le cahier des charges en fonction des besoins.
- Le faire valider par le Groupe Achats.
- Dépouiller, analyser et synthétiser les offres.
- Assurer une coordination avec l’informatique pour l’intégration du voyagiste.
- Reprendre les données dans la base pour mise à jour, tester et vérifier la mise en place de la procédure de gestion des frais de mission.

**III. Formation et expérience**:
Cet emploi est accessible à partir d’une formation de type BTS Tourisme, associée à une expérience professionnelle de plusieurs années de préférence dans le voyage d’affaires ou en entreprise en gestion de missions, ou à partir d’un baccalauréat associé à une solide expérience dans le domai

  • Apprenti.e Gestionnaire Missions

    Il y a 6 mois

    Saint-Aubin, France SYNCHROTRON SOLEIL Temps plein

    Ce poste se situe dans la division Administration. L’apprenti(e) travaille au sein du Bureau des missions, qui comprend deux personnes permanentes et une apprentie. Activités de l’aternant.e L’apprenti.e sera le/la gestionnaire de l’organisation des déplacements et du traitement des notes de frais des salariés, chercheurs experts et des...

  • Gestionnaire Missions

    il y a 4 semaines

    Saint-Aubin, France SYNCHROTRON SOLEIL Temps plein

    **I. Mission** Le/la titulaire de cette fonction rapporte au Responsable des Ressources humaines et des Relations Sociales. Le/La Gestionnaire missions gère les missions des collaborateurs SOLEIL, des personnels mis à disposition, des utilisateurs subventionnés et des experts, dans le respect des règles internes. Il/Elle travaille en étroite...

  • Gestionnaire Missions/voyages

    il y a 2 semaines

    Saint-Aubin, France SOLEIL Synchrotron Temps plein

    Cette fiche de poste n’est pas exhaustive. Elle prend en compte les principales responsabilités et est susceptible d’évoluer._ **_Ce poste se situe au sein du Groupe Ressources Humaines et Relations Sociales, qui fait partie de la Division Administrative et Financière._** Le Groupe Ressources Humaines et Relations Sociales est composé de 13...

  • Gestionnaire Administratif Et Financier

    Il y a 6 mois

    Saint-Aubin, France QR Versailles Tertiaire Temps plein

    POSTE DE GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF FINANCIER Pour notre client secteur de l'IT nous recherchons un gestionnaire administratif et financier Dans le cadre de l'accompagnement du pôle administratif et financier afin d'appuyer la structuration du pôle. Au sein de l'équipe composé d'une RAF et en environnement multi societés, vos missions seront: -...

  • Gestionnaire Administratif

    Il y a 5 mois

    Saint-Aubin, France Kyocera Document Solutions Temps plein

    **Présentation du poste** **MISSION** Le/la gestionnaire administratif est en charge des différentes activités logistiques et administratives liées à la mise en place des contrats avec nos clients sur nos produits (copieurs, consommables et services associés). **RESPONSABILITÉS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES** **Relation avec les clients**: - Assurer...

  • Gestionnaire Facturation

    Il y a 5 mois

    Saint-Aubin, France KYOCERA Temps plein

    A propos Dynamique et passionné par ce que nous entreprenons depuis 1939, nous sommes pionnier en termes d'innovation technologique et sommes spécialisés dans les solutions d'impression et de gestion de l'information (solutions bureautiques, services applicatifs ). Nous facilitons la vie de nos clients en rendant les espaces de travail plus intelligents,...

  • Gestionnaire Administratif

    Il y a 5 mois

    Saint-Aubin, France KYOCERA Temps plein

    A propos Dynamique et passionné par ce que nous entreprenons depuis 1939, nous sommes pionnier en termes d'innovation technologique et sommes spécialisés dans les solutions d'impression et de gestion de l'information (solutions bureautiques, services applicatifs ). Nous facilitons la vie de nos clients en rendant les espaces de travail plus intelligents,...

  • Gestionnaire Administratif

    Il y a 6 mois

    Saint-Aubin, France KYOCERA Temps plein

    A propos Dynamique et passionné par ce que nous entreprenons depuis 1939, nous sommes pionnier en termes d'innovation technologique et sommes spécialisés dans les solutions d'impression et de gestion de l'information (solutions bureautiques, services applicatifs ). Nous facilitons la vie de nos clients en rendant les espaces de travail plus intelligents,...

  • Gestionnaire de paie

    il y a 1 mois

    La Ferté-Saint-Aubin, Centre-Val de Loire, France NEXTEP HR Temps plein

    Poste : Gestionnaire de PaieNous recherchons un Gestionnaire de Paie (H/F) en CDI basé à La Ferté-Saint-Aubin pour l'un de nos clients.MissionsEtablir des bulletins de salairesGérer l'administratif du personnelConseiller la clientèleIntervenir sur des dossiers multi conventionsProfilVous devez être issu(e) d'un titre professionnel de paie/ MASTER RH et...

  • Gestionnaire Administratif Et Financier

    il y a 1 mois

    Saint-Aubin, France AdvanThink (Isoft) Temps plein

    _Nous cherchons notre futur.e Gestionnaire Administratif et Financier pour appuyer la structuration de notre pôle Administration et Finances !_ Au sein de cette équipe composée d’une R.A.F, tu auras les missions suivantes pour ce poste: - **Financier**:_ - Comptabilité jusqu’au bilan avec l’outil SAGE 100 (comptabilisation des écritures,...

  • Gestionnaire Facturation

    Il y a 6 mois

    Saint-Aubin, France KYOCERA Temps plein

    A propos Dynamique et passionné par ce que nous entreprenons depuis 1939, nous sommes pionnier en termes d'innovation technologique et sommes spécialisés dans les solutions d'impression et de gestion de l'information (solutions bureautiques, services applicatifs ). Nous facilitons la vie de nos clients en rendant les espaces de travail plus intelligents,...

  • Gestionnaire de Paie confirmé

    il y a 1 mois

    Anzin-Saint-Aubin, France LE CABRH Temps plein

    Poste : Le CabRH, cabinet de recrutement et d'approche directe, recrute pour son client, un cabinet d'expertise comptable situé à Saint-Laurent-Blangy (62), un Gestionnaire de Paie confirmé (H/F) pour un poste en CDI. Notre client, cabinet d'expertise comptable indépendant et composé d'une vingtaine de collaborateurs, est...

  • Gestionnaire de Paie confirmé

    il y a 1 mois

    Anzin-Saint-Aubin, France LE CABRH Temps plein

    Poste : Le CabRH, cabinet de recrutement et d'approche directe, recrute pour son client, un cabinet d'expertise comptable situé à Saint-Laurent-Blangy (62), un Gestionnaire de Paie confirmé (H/F) pour un poste en CDI.Notre client, cabinet d'expertise comptable indépendant et composé d'une vingtaine de collaborateurs, est...

  • Gestionnaire Administratif Et Financier

    Il y a 6 mois

    Saint-Aubin, France ISOFT Temps plein

    Descriptif du poste Nous cherchons notre futur.e Gestionnaire Administratif et Financier pour appuyer la structuration de notre pôle Administration et Finances ! Au sein de cette équipe composée d’une R.A.F, tu auras les missions suivantes pour ce poste: - Financier: Comptabilité jusqu’au bilan avec l’outil SAGE 100 Rapprochement bancaire et...

  • Gestionnaire de Paie

    Il y a 4 mois

    Anzin-Saint-Aubin, France FIC EXPERTISE Temps plein

    Description entreprise : Pourquoi rejoindre Fic Expertise comme Gestionnaire de Paie F/H  ?Pour exercer un métier où le sens au travail est réel avec une vraie valeur ajoutée !Fic Expertise en quelques mots :- + 55 ans d’expertise auprès des acteurs du milieu de l’enseignement et de la formation.- + 80 collaborateurs répartis sur 6 sites...

  • Gestionnaire administratif

    Il y a 4 mois

    Saint-Aubin, France Université Paris-Saclay Temps plein

    Direction de la Scolarité et de la Vie Etudiante et Concours Rejoignez l’ENS Paris-Saclay et contribuez à l'excellence de l'enseignement supérieur et de la recherche au sein d'une institution prestigieuse ! Entités d’affectation La Direction de la Scolarité et de la Vie Étudiante et Concours (DSVEC) est rattachée à la Direction...

  • Gestionnaire ressources humaines

    Il y a 5 mois

    Saint-Aubin, France Université Paris-Saclay Temps plein

    Direction des ressources humaines Vous souhaitez une nouvelle expérience dans les ressources humaines et, plus précisément, dans l’enseignement supérieur et la recherche ? Vous faites preuve de rigueur, d’organisation et êtes réactif·ve ? Vous désirez enrichir vos connaissances en RH et développer votre autonomie ? Rejoignez l’ENS...

  • Gestionnaire de Configuration

    il y a 4 semaines

    La Ferté-Saint-Aubin, Centre-Val de Loire, France THALES Temps plein

    Poste de Gestionnaire de ConfigurationDescription du posteNous recherchons un Gestionnaire de Configuration expérimenté pour rejoindre notre équipe de développement de systèmes dans notre centre de compétences à La Ferté Saint Aubin. Vous serez chargé de la gestion de configuration de nos produits, notamment la coordination des activités de gestion...

  • Gestionnaire de maison pour mission en Saint-Nazaire

    il y a 3 semaines

    Saint-Nazaire, Pays de la Loire, France Domino RH Temps plein

    DOMINO RH recherche une personne qualifiée pour occuper le poste de Gestionnaire de maison. Cette mission est basée à Saint-Nazaire et nécessite une grande maturité, un sens des responsabilités et du service.L'entreprise DOMINO RH est spécialisée dans les solutions RH et considère chaque personnalité comme une valeur ajoutée. Le groupe compte...

  • Gestionnaire de Dossiers Frais de Missions

    Il y a 6 mois

    Saint-Denis, France Agence de la biomedecine Temps plein

    **L’établissement** L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la...