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Assistant.e - Services Généraux

Il y a 2 mois

Paris e, France Optimum Vie S.A. Temps plein

**Responsabilités spécifiques**

**Tâches administratives et de logistiques**
- Suivre, organiser et rationaliser l'état des stocks (fournitures de bureaux, consommables et imprimés), identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes selon les budgets établis.
- Passer les commandes
- Organiser les salles de réunion en fonction des activités prévues.
- Participer à la gestion de l’archivage de l’entreprise.
- Suivre et initier des appels d’offre
- Capacité de rédaction et d’utilisation du pack office
- Interaction avec les directions (maîtrise des chiffres, aides ponctuelles sur des rapprochements, sollicitation de 1/3, orchestration des échanges, organisation de RDV)
- Utilisation d’une machine pour mettre sous pli

**Management et maintenance des locaux**
- Veiller à l’organisation et à la bonne tenue des biens immobiliers (suivi des travaux, identification des améliorations,.)
- Évaluer les besoins en maintenance et négocier les devis selon un budget établi.
- Planifier, coordonner, suivre et vérifier l'exécution des contrats de maintenance des équipements et des locaux.
- Superviser et contrôler les opérations et prestations de propreté des locaux selon les normes de qualité, de sécurité et d’hygiène et ce, dans le respect des budgets.
- Organiser et superviser les prestations pour les biens immobiliers d’Optimum Vie.
- Être capable de mettre en œuvre les actions correctrices lorsque nécessaires pour veiller au bon déroulement
- Être le binôme de l’accueil lors des congés / absences

**Participation à d’autres activités selon les demandes de sa direction**

**Expérience et formation**
- 3 années d’expérience dans un poste similaire
- BTS dans une discipline pertinente (assistanat, bureautique,), un atout

**Qualités et aptitudes**
- Aisance informatique (Word, Outlook et Excel)
- Excellent relationnel et sens du service à la clientèle
- Sens de l’organisation
- Initiative et proaction
- Autonomie
- Discrétion

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel

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    Au sein du GIP, l’Agence Française de l’Adoption (AFA) est constituée d’un service international et d’un service information et accompagnement (SIA). L’assistant.e est rattaché.e au SIA, composé du pôle information et conseil et du pôle santé. Il/Elle est placé.e sous l’autorité hiérarchique du chef de service information et...