Executive Assistant

Il y a 9 mois


BoulogneBillancourt, France IPSEN Temps plein

**Title**:
Executive Assistant

**Company**:
Ipsen Pharma (SAS)

**Summary / purpose of the position**

Being part of the Global Value & Access Team, you will contribute efficiently to its organization. You will provide high-level and efficient administrative & project support and will have to interact with high level executives and other colleagues, in a fast paced and demanding environment.

**Main responsibilities / job expectations**

**Admin support to SVP Global Head Value & Access and Value & Access Team**
- Ensure proactive diary management and resolves any conflicts of diary
- Be the preferred point of contact for responding to and handling queries from any stakeholders (i.e. data privacy, international congresses )
- Manage travel & expenses for the SVP Global Head Value & Access and other members of the LT Team, accommodation and related itineraries, in compliance with the company policies and procedures
- Organize and coordinate meetings both on and offsite
- Ensure minute-taking of Leadership Team meetings and act as project management officer for V&A to ensure that actions are followed up on

**Documentation**
- Ensure that the V&A team has all relevant documentation for meetings, to implement/maintain an efficient storage and retrieval system for all documentation
- Design and implement filing systems and ensure they are maintained updated
- Ensure security and confidentiality of data
- know about and share all new processes with the V&A team

**Budget follow up & Contracts**
- Creation of Purchase Orders, checking invoices and tracking payments
- Monitor the budget with the V&A team and the finance
- Create and manage service contracts with suppliers in close collaboration with Corporate Legal Affairs/Purchasing/Ethic & Compliance
- Responsible for general administrative duties as required
- To ensure all actions are conducted through ethics & compliance company policy & flag when a risk is identified

**Knowledge, abilities & experience**

**Education / Certifications**:
**Languages**:

- English, French is a plus

**Key Technical Competencies Required**
- Excellent calendar management skills, including the coordination of complex meetings
- Excellent written and verbal communication skills
- Ability to take the initiative to review, prioritize, and make decisions as to what is routine versus what is critical, with little supervision
- Adaptability
- Ability to interact with all levels of stakeholders in an organization
- High level of energy, curious, team spirit, reliable, trustworthy


  • Executive Assistant

    Il y a 4 mois


    Boulogne-Billancourt, France Ipsen Pharma (SAS) Temps plein

    psen is a dynamic and growing global specialty-driven biopharmaceutical company focused on innovation and specialty care. We aim to make a sustainable difference by significantly improving patients’ health and quality of life and providing them with effective therapeutic solutions for unmet medical needs through differentiated and innovative medicines in...


  • Boulogne-Billancourt, France Ipsen Pharma (SAS) Temps plein

    Ipsen is a dynamic and growing global specialty-driven biopharmaceutical company focused on innovation and specialty care. We aim to make a sustainable difference by significantly improving patients’ health and quality of life and providing them with effective therapeutic solutions for unmet medical needs through differentiated and innovative medicines in...


  • Boulogne-Billancourt, France Legal & HR Talents Temps plein

    **Description de l'entreprise**: **Description du poste**: Notre client, entreprise orientée à l'international, recherche une Executive Assistant Bilingue Anglais H/F pour son Président et sa DRH. Le poste est à pourvoir immédiatement. Le poste est basé à Boulogne Billancourt. Rattaché(e) au Président et à la DRH, vos principales missions seront...

  • Assistant de Direction

    Il y a 7 mois


    Boulogne-Billancourt, France Yantec - XanLite Temps plein

    **Rejoignez l'équipe dynamique de YANTEC - XANLITE en tant qu'Assistant de direction H/F** YANTEC - XANLITE, leader dans la distribution de solutions d'éclairage innovantes, cherche à enrichir son équipe avec un Assistant de direction compétent et dynamique. Ce rôle est essentiel pour soutenir notre Directeur Exécutif et contribuer à l'efficacité...

  • Assistante Administratif

    il y a 2 semaines


    Boulogne-Billancourt, France DPS INTERIM Temps plein

    **DPS INTERIM**, groupe de travail temporaire spécialisé les secteurs du déménagement, du transport, de la logistique, du montage de mobilier et de l’archivage, recherche actuellement pour l’un de ses clients, un(e**) POST PROD / ASSISTANT(E) ADMINISTRATIV(E).** **Vous aurez pour principales missions**: - **La gestion de l’accueil physique et...


  • Boulogne-Billancourt, France En cours de création Temps plein

    Dans le cadre de la chaine Greg Guillotin (Caméras cachées Youtube - Le Pire Stagiaire), En Cours De Création, production exécutive, recherche un stagiaire assistant monteur à plein temps. Exemple de tâches suivantes qui pourront lui être confiées: - digitalisation et gestion des rushes - synchronisation, dérush, pré-montage de vidéos -...


  • Boulogne-Billancourt, France Or Films Temps plein

    Dans le cadre de la chaine Greg Guillotin (Caméras cachées Youtube - Le Pire Stagiaire - Touche Pas A Mon Poste), Or Films, production exécutive, recherche un stagiaire assistant monteur à plein temps. Les tâches suivantes lui seront confiées: - digitalisation et gestion des rushes - synchronisation, dérush du prochain "Pire Stagiaire" - assistanat...


  • Boulogne-Billancourt, France Or Films Temps plein

    Dans le cadre de la chaine Greg Guillotin (Caméras cachées Youtube - Le Pire Stagiaire - Touche Pas A Mon Poste), Or Films, production exécutive, recherche un stagiaire assistant monteur à plein temps. Les tâches suivantes lui seront confiées: - digitalisation et gestion des rushes - synchronisation, dérush, pré-montage de vidéos - assistanat du...


  • Boulogne-Billancourt, France Or Films Temps plein

    Dans le cadre de la chaine Greg Guillotin (Caméras cachées Youtube - Le Pire Stagiaire - Touche Pas A Mon Poste), Or Films, production exécutive, recherche un stagiaire assistant monteur à plein temps. Les tâches suivantes lui seront confiées: - digitalisation et gestion des rushes - synchronisation, dérush, pré-montage de vidéos - assistanat du...


  • Boulogne-Billancourt, France Ipsen Innovation (SAS) Temps plein

    As Executive Assistant, you will provide a high quality, comprehensive, accurate and timely administrative service to the manager, with responsibility for all administrative and logístical functions and ensuring a professional interface, seamless communication, and optimal coordination of activities on their behalf. You will also be a key member of the GRA...

  • Assistant Commercial

    Il y a 7 mois


    Boulogne-Billancourt, France Acolad Temps plein

    Boulogne-Billancourt, Île-de-France, France - *** **Description**: **Acolad** est le leader européen et l'un des leaders mondiaux des services linguistiques : traduction, rédaction, interprétariat, etc. Avec ses marques phares Acolad, TextMaster et Ubiqus, **le groupe est implanté dans 25 pays et compte plus de 2 500 employés** à travers le monde,...


  • Boulogne-Billancourt, France IPSEN Temps plein

    **Title**: Assistant(e) Ressources Humaines - CDI F/H **Company**: Ipsen Pharma (SAS) **Objectifs de la Fonction** - Fournir à l’équipe de la DRH France une assistance dans la gestion globale de l’activité, dans les conditions attendues de qualité, de fiabilité, d’efficacité et d’autonomie - Assurer la responsabilité de bout en bout de...


  • Boulogne-Billancourt, France Dynatrace Temps plein

    Company Description We're an equal opportunity employer and embrace all applicants. Dynatrace wants YOU—your diverse background, talents, values, ideas, and expertise. These qualities are what make our global team stronger and more seasoned. We're fueled by the diversity of our talented employees. **Job Description**: Dynatrace, a global leader in cloud...


  • Boulogne-Billancourt, France Sintel Recrutement - Sintel Conseil - Sintel Fashion International - Sintel France Temps plein

    SINTEL RECRUTEMENT recherche pour l'un de ses clients, laboratoire pharmaceutique, un Coordinateur Administratif PHARMA H/F Vous garantissez le bon déroulement des déclarations obligatoires des évènements mis en place par les équipes des différentes BU de l'entreprise. A ce titre, vous assurez la création des dossiers et le pilotage opérationnel...


  • Boulogne-Billancourt, France SIRCA EXECUTIVE SEARCH Temps plein

    Poste : DESCRIPTIF DU POSTESuivi de l'activité-Gestion de l'agenda : Organiser et suivre les rendez-vous, réunions et déplacements ;-Saisie de documents : Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs de divers types ;-Collecte et préparation de dossiers : Rassembler les documents nécessaires auprès des...

  • Office Manager

    Il y a 8 mois


    Boulogne-Billancourt, France Novocure Temps plein

    Novocure is a global oncology company working to extend survival in some of the most aggressive forms of cancer through the development and commercialization of its innovative therapy, Tumor Treating Fields. Novocure’s commercialized products are approved in certain countries for the treatment of adult patients with glioblastoma and in the U.S. for the...

  • Assistant Commercial

    Il y a 7 mois


    Boulogne-Billancourt, France Ubiqus Temps plein

    Le groupe Ubiqus est le 3e opérateur de prestations linguistiques - traduction, rédaction, interprétariat - en Europe de l’Ouest et le 17e au niveau mondial. Ubiqus, c’est aussi plus de 600 collaborateurs dans le monde, dont la moitié en France. En France, Ubiqus est LE leader du marché de la rédaction professionnelle, l’un des principaux...


  • Boulogne-Billancourt, Île-de-France LHH Temps plein

    Mission">LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement et évaluation d'experts, cadres et dirigeants recherche pour son client, spécialisé dans le domaine de la pharmacie et basé à Boulogne-Billancourt, un Senior Office Manager H/F. En tant que remplacement arrêt maladie avec possibilité de CDI à l'issue de la mission, ce poste...


  • Boulogne-Billancourt, France A2MAC1 Temps plein

    The DPO & IS Officer Assistant supports the Data Protection and Information Security Officer in implementing and maintaining the organization’s data protection and security policies. The assistant will help to ensure that our company’s data and information assets are protected from unauthorized access and comply with privacy laws. His scope covers all...

  • Office manager h/f

    Il y a 2 mois


    BOULOGNE BILLANCOURT, France LHH Temps plein

    Votre missionLHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement, travail temporaire spécialisé, gestion de transition et évaluation d'experts, cadres et dirigeants recherche pour son client, spécialisé dans le domaine de Pharmaceutique et basé à BOULOGNE BILLANCOURT (92100),en CDD de 6 mois ( possibilité de CDI)un SENIOR OFFICE MANAGER...