Executive Assistant

il y a 3 semaines

BoulogneBillancourt, France IPSEN Temps plein

**Title**:
Executive Assistant

**Company**:
Ipsen Pharma (SAS)

**Summary / purpose of the position**

Being part of the Global Value & Access Team, you will contribute efficiently to its organization. You will provide high-level and efficient administrative & project support and will have to interact with high level executives and other colleagues, in a fast paced and demanding environment.

**Main responsibilities / job expectations**

**Admin support to SVP Global Head Value & Access and Value & Access Team**
- Ensure proactive diary management and resolves any conflicts of diary
- Be the preferred point of contact for responding to and handling queries from any stakeholders (i.e. data privacy, international congresses )
- Manage travel & expenses for the SVP Global Head Value & Access and other members of the LT Team, accommodation and related itineraries, in compliance with the company policies and procedures
- Organize and coordinate meetings both on and offsite
- Ensure minute-taking of Leadership Team meetings and act as project management officer for V&A to ensure that actions are followed up on

**Documentation**
- Ensure that the V&A team has all relevant documentation for meetings, to implement/maintain an efficient storage and retrieval system for all documentation
- Design and implement filing systems and ensure they are maintained updated
- Ensure security and confidentiality of data
- know about and share all new processes with the V&A team

**Budget follow up & Contracts**
- Creation of Purchase Orders, checking invoices and tracking payments
- Monitor the budget with the V&A team and the finance
- Create and manage service contracts with suppliers in close collaboration with Corporate Legal Affairs/Purchasing/Ethic & Compliance
- Responsible for general administrative duties as required
- To ensure all actions are conducted through ethics & compliance company policy & flag when a risk is identified

**Knowledge, abilities & experience**

**Education / Certifications**:
**Languages**:

- English, French is a plus

**Key Technical Competencies Required**
- Excellent calendar management skills, including the coordination of complex meetings
- Excellent written and verbal communication skills
- Ability to take the initiative to review, prioritize, and make decisions as to what is routine versus what is critical, with little supervision
- Adaptability
- Ability to interact with all levels of stakeholders in an organization
- High level of energy, curious, team spirit, reliable, trustworthy

  • Executive Assistant

    il y a 6 jours

    Boulogne-Billancourt, France A2MAC1 Temps plein

    Reporting to the CEO, the Executive Assistant will provide high-level administrative and business support to ensure he can efficiently accomplish key tasks and A2MAC1 initiatives. He/She will keep the executive’s communications organized so the CEO can easily access the most important information without having to sort through low-priority items. **Manage...

  • Assistant de Direction

    il y a 4 semaines

    Boulogne-Billancourt, France Jurispartner Temps plein

    Le Consultant que vous rencontrerez dispose d'une double expertise : il est à la fois spécialisé sur les métiers pour lesquels il recrute et dédié à une zone géographique afin de vous offrir la meilleure proximité possible. Actuellement, nous recherchons pour notre client, société de 24000 collaborateurs située à boulogne, accès boulogne,...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 4 semaines

    Boulogne-Billancourt, France Assistalents Temps plein

    **Description de l'entreprise**: **Description du poste**: ASSISTALENTS (marque du groupe LINKING TALENTS) accompagne les CDI, CDD et Intérim spécialisées sur les fonctions d'assistanat. Notre client, grand groupe reconnu à l'international, recherche un(e) assistant(e) de Direction en CDI. Le poste est à pourvoir immédiatement. Le poste est basé...

  • Stagiaire Assistant Monteur Pour Greg Guillotin

    il y a 4 semaines

    Boulogne-Billancourt, France Or Films Temps plein

    Dans le cadre de la chaine Greg Guillotin (Caméras cachées Youtube - Le Pire Stagiaire - Touche Pas A Mon Poste), Or Films, production exécutive, recherche un stagiaire assistant monteur à plein temps. Les tâches suivantes lui seront confiées: - sous-titrage de vidéos pour les réseaux - (re)montage de vidéos courtes pour les réseaux -...

  • Stagiaire Assistant Monteur Pour Greg Guillotin

    il y a 1 mois

    Boulogne-Billancourt, France Or Films Temps plein

    Dans le cadre de la chaine Greg Guillotin (Caméras cachées Youtube - Le Pire Stagiaire - Touche Pas A Mon Poste), Or Films, production exécutive, recherche un stagiaire assistant monteur à plein temps. Les tâches suivantes lui seront confiées: - digitalisation et gestion des rushes - assistanat du monteur (floutage, montage de séquences courtes... -...

  • Assistant Commercial

    il y a 6 jours

    Boulogne-Billancourt, France Acolad Temps plein

    Boulogne-Billancourt, Île-de-France, France **Description**: **Acolad** est le leader européen et l'un des leaders mondiaux des services linguistiques : traduction, rédaction, interprétariat, etc. Avec ses marques phares Acolad, TextMaster et Ubiqus, **le groupe est implanté dans 25 pays et compte plus de 2 500 employés** à travers le monde, dont...

  • Assistant(E) Direction Artistique

    il y a 1 mois

    Boulogne-Billancourt, France Production 520 Temps plein

    **Assistant(e) de Direction Artistique en Alternance : Un Rôle Clé chez 520**Tu es passionné(e) par le design et la création artistique ? Tu maîtrises les logiciels de la suite Adobe comme si c'était une extension de ton esprit créatif ? Tu es à la recherche d'une opportunité pour exprimer ta créativité et prendre part à des projets passionnants...

  • Coordinateur Administratif Pharma

    il y a 4 semaines

    Boulogne-Billancourt, France Sintel Recrutement - Sintel Conseil - Sintel Fashion International - Sintel France Temps plein

    SINTEL RECRUTEMENT recherche pour l'un de ses clients, laboratoire pharmaceutique, un Coordinateur Administratif PHARMA H/F Vous garantissez le bon déroulement des déclarations obligatoires des évènements mis en place par les équipes des différentes BU de l'entreprise. A ce titre, vous assurez la création des dossiers et le pilotage opérationnel...

  • Responsable Communication

    il y a 1 mois

    Boulogne-Billancourt, France VALUMEN Temps plein

    Crée en mars 2020, VALUMEN, Diffuseur de Talents, accompagne la transformation des entreprises via trois offres : le Management de Transition, l’Executive Search et les Séminaires de Direction. Dans le cadre de son fort développement, VALUMEN souhaite renforcer son équipe actuelle et recherche un(e) Assistante Administrative & Comptable. **Rattachée...

  • Assistant Commercial

    il y a 4 semaines

    Boulogne-Billancourt, France Ubiqus Temps plein

    Le groupe Ubiqus est le 3e opérateur de prestations linguistiques - traduction, rédaction, interprétariat - en Europe de l’Ouest et le 17e au niveau mondial. Ubiqus, c’est aussi plus de 600 collaborateurs dans le monde, dont la moitié en France. En France, Ubiqus est LE leader du marché de la rédaction professionnelle, l’un des principaux...

  • Data Protection and Information Security Officer Assistant

    il y a 4 semaines

    Boulogne-Billancourt, France A2MAC1 Temps plein

    The DPO & IS Officer Assistant supports the Data Protection and Information Security Officer in implementing and maintaining the organization’s data protection and security policies. The assistant will help to ensure that our company’s data and information assets are protected from unauthorized access and comply with privacy laws. His scope covers all...

  • Data Protection and Information Security Officer Assistant

    il y a 4 semaines

    Boulogne-Billancourt, France A2MAC1 - Decode the future Temps plein

    The DPO & IS Officer Assistant supports the Data Protection and Information Security Officer in implementing and maintaining the organization’s data protection and security policies. The assistant will help to ensure that our company’s data and information assets are protected from unauthorized access and comply with privacy laws. His scope covers all...

  • Data Protection and Information Security Officer Assistant

    il y a 1 semaine

    Boulogne-Billancourt, France A2MAC1 - Decode the future Temps plein

    The DPO & IS Officer Assistant supports the Data Protection and Information Security Officer in implementing and maintaining the organization’s data protection and security policies. The assistant will help to ensure that our company’s data and information assets are protected from unauthorized access and comply with privacy laws. His scope covers all...

  • Data Protection and Information Security Officer Assistant

    il y a 1 semaine

    Boulogne-Billancourt, Hauts-de-Seine, France A2MAC1 - Decode the future Temps plein

    The DPO & IS Officer Assistant supports the Data Protection and Information Security Officer in implementing and maintaining the organization’s data protection and security policies. The assistant will help to ensure that our company’s data and information assets are protected from unauthorized access and comply with privacy laws. His scope covers all...

  • Team Coordinator

    il y a 4 semaines

    Boulogne-Billancourt, France Blueprint Medicines Temps plein

    Location(s): Boulogne Billancourt, France Position type: Temporary Worker Reporting Line: Country Manager France & Associate Director, Int’l Medical Affairs Operations **How will your role help us transform hope into reality?** In this role, you will be responsible for: - Providing support to all functions within the France and Mid-Size region, e.g....