Assistant-e de Gestion Administrative

il y a 2 semaines


Grenoble, France Ville de Grenoble Temps plein

La Ville de Grenoble c’est plus d’un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s’inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.

**Assistant-e de gestion administrative**

**Direction de l'Urbanisme et de l’Aménagement**
**Unité support et ressources**

**Catégorie C**
**Cadre d'emploi : Adjoint administratif**
**Fonction : Assistant-e de gestion administrative**

**Temps de travail : 100 %**
**IFSE **GF 1 (250€ brut/mois)

**Encadrement : Non**

**CDD jusqu'au 31-10-2024**

**Lieu des postes de travail : Centre Communal Camille Claudel - 47 avenue Marcelin Berthelot - 38100 Grenoble**
**Référence du poste à rappeler : 2_2024_C_NP_6031**

CONTEXTE

**Le secrétariat commun apporte une compétence administrative commune, support de l’ensemble des services et unités de la DUA.**

**L’assistante administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services de la DUA. Elle suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Elle assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail de la DUA.**

MISSIONS

**1. Missions principales**

**Traitement des dossiers et saisie de documents,**
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers /Saisir des documents de formes et de contenus divers / Rédiger des documents administratifs / Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion,
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, dont ceux GED
- Rechercher des informations, notamment réglementaires / Vérifier la validité des informations traitées,
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion / Enregistrer ou saisir des données informatiques,
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires,
- Réponses aux notaires et aux professionnels de l’immobilier.

**Gestion de l'information, classement et archivage de documents,**
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers/ classement et Archivage des courriers,
- Photocopier et assembler des documents /Préparer les dossiers pour les instances / Identifier les sources de documentation,
- Synthétiser et présenter des informations / Rechercher et diffuser des informations,
- Demande de reprographie
- Gestion de la boite mail générique des services avec ventilation,
- Gestion des abonnements revues et quotidiens de la Direction, Gestion des envois de la revue de presse + archivage,
- Contribution à la mise en œuvre de l’arborescence informatique,

**Planification et suivi administratif,**
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous,
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions, (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Montage de réunion et/ou visio nécessitant la mise en relation de plusieurs agendas complexes / Montage des occurrences de réunion,
- Réservation des salles - Gestion des déplacements des cadres de la DUA - Gestion des réservations du véhicule CITIZ, (abonnement existant pour le service)
- Commande de fournitures diverses, Suivi de la consommation et commande anticipée des consommables.

**2. Missions spécifiques : secrétariat métier du SCUR, en binôme**

**Accueil téléphonique des administrés ou professionnels**
- Réponses directes sur des 1er renseignements d’urbanisme - formalités administrative, état d’avancement des dossiers, réglementations en vigueur, etc) auprès des particuliers ou des professionnels, réorientation le cas échéant.
- Recevoir et orienter les demandes, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent/Conseiller les usagers et agents sur les procédures/Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages / Rechercher et diffuser des informations,
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

**Gestion administrative de la CGA** (réservation de salle, invitations, mise en forme du PV et des avis, mise en signature et suivi, envoi, etc. )

**Gestion administrative des autorisations d’urbanisme**
- Notification des autorisations des droits des sols (dont création de numéro d’arrêté ou décision sur web delib et inscription sur DDC avec scan pour r



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    Entre ville, montagne et campagne, le territoire de Grenoble-Alpes Métropole rassemble 450 000 habitants et 49 communes aux profils diversifiés. Les indicateurs d'aménagement durable la situent dans le peloton de tête des métropoles françaises car son urbanisation compacte lui permet de limiter les déplacements motorisés et de préserver son...


  • Grenoble, France INSACA Temps plein

    Nous sommes une société de nettoyage implantée dans le bassin grenoblois et nous intervenons sur les stations de montagne des alpes. CDD Temps plein du 15/01/2023 Jusqu’au 15/04/2023 CDI éventuel au terme du contrat Du lundi au vendredi (horaire à définir) Vous aurez comme principales tâches: - Accueil téléphonique et physique - Tâches de...


  • Grenoble, France Association le Relais Ozanam Groupement des Possibles Temps plein

    **L’Association Le Relais Ozanam, membre du Groupement des Possibles, recherche un ASSISTANT DE GESTION/ADMINISTRATIF H/F pour son siège situé à GRENOBLE** **TYPE DE CONTRAT - CDI 35h** **OU - Grenoble** **DATE DE DEBUT - Dès que possible** **LE SERVICE** Le siège du Relais Ozanam et de l’Oiseau Bleu regroupe les services supports (secrétariat...


  • Grenoble, France CCAS DE LA VILLE DE GRENOBLE Temps plein

    Nous recherchons **un Assistant de Gestion Formation (H/F)** pour rejoindre notre service formation au sein de la Direction des Ressources Humaines. En tant qu'Assistant(e) de Gestion, vous serez responsable de soutenir les activités quotidiennes de la direction des ressources humaines et d'assister l'équipe dans diverses tâches administratives et...


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    L’agence Sens Architecture basée à Grenoble s’étend dans les montagnes avec la création de l’agence Sens Montagne située au Deux Alpes. Cette agence reprend l’ensemble de l’activité de l’agence CPL qui exerçait depuis plus de 15 ans sur le secteur de L’Oisans. Cette étape permettra à l’agence d’architecture d’apporter encore...


  • Grenoble, France Plurimmo Temps plein

    Nous recherchons un(e) Assistant(e) Comptable et Administratif(ve). Au sein d’une société régionale dans le secteur de la promotion immobilière, nous recherchons une personne pouvant réaliser différents types de tâches administratives et comptable. - *Missions Administrative : *_ - Accueil physique et téléphonique - Gestion du courrier - Courriers...

  • Assistant(e) gestion et administratif(ve) H/F en alternance

    Trouvé dans: Talent FR C2 - il y a 2 semaines


    Grenoble, France Pigier Temps plein

    , recherche pour le compte de son partenaire, une société spécialisée dans les matériaux composites appliqués à la technologie dentaire, un(e) assistant(e) de gestion et administratif(ve) missions : Effectuer la gestion comptable (saisie des pièces comptables) Traiter la comptabilité clients (enregistrement des règlements, lettrage et...

  • Assistant(e) gestion et administratif(ve) H/F en alternance

    Trouvé dans: Talent FR C2 - il y a 2 semaines


    Grenoble, France Pigier Temps plein

    , recherche pour le compte de son partenaire, une société spécialisée dans les matériaux composites appliqués à la technologie dentaire, un(e) assistant(e) de gestion et administratif(ve) missions : Effectuer la gestion comptable (saisie des pièces comptables)Traiter la comptabilité clients (enregistrement des règlements, lettrage et relances...


  • Grenoble, France LIP Solutions RH Grenoble Comptabilité, gestion & paie Temps plein

    Le Groupe LIP Intérim et Recrutement compte 150 agences d’emploi spécialisées par secteur d’activité et vous propose des postes en CDI, CDD ou Intérim. La branche LIP Solutions RH est dédiée aux professionnels du tertiaire, des services et de l’ingénierie. Notre agence LIP spécialisée dans les métiers du tertiaire recrute pour son client, un...

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    il y a 7 jours


    Grenoble, France CAUE de L'Isère Temps plein

    **Le CAUE de l'Isère** Organisme assumant des missions d’intérêt public, le CAUE a été créé par le Conseil Départemental de l’Isère en 1979 dans le cadre de la Loi sur l’Architecture de 1977. Il exerce ses activités, dans le cadre des quatre missions définies par ses statuts: - Conseiller les collectivités - Conseiller les particuliers -...


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    IPSO Grenoble, école supérieure sur Grenoble recherche son assistant (e) administratif (ve). Les tâches à effectuer sont variées : l’accueil physique des étudiants, accueil téléphonique, envoie de la documentation et gestion des prospects, suivi administratif des élèves et des enseignants, archivage, organisation agenda, gestion des mails,...


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    **Veuillez postuler sur Isarta.fr**: COMSOL France recherche un(e) assistant(e) commercial(e) et administratif(ve)(H/F) en CDI pour rejoindre son équipe grenobloise. Intégré(e) au groupe vente et administration des ventes, vous participez activement au suivi commercial et administratif des affaires en cours, ainsi qu'à la détection de nouveaux projets....


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    THIERY MEDICAL, société implantée régionalement avec 20 points de vente, spécialisée dans la vente et location de matériel médical, recherche dans le cadre de son développement, un ( e) Responsable de magasin pour GRENOBLE. Garant de la gestion des magasins sur les plans économiques, administratif et humain, vous piloter la structure en...


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    il y a 7 jours


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