Secrétaire-assistant-e D’élu(S)

il y a 3 semaines


Strasbourg, France de l’Eurométropole de Strasbourg Temps plein

N° annonce

E002262

Direction

Cabinet

Service

Secretariat des Elus

Catégorie(s)

B,
C

Type de recrutement

Permanent

Fonctionnaire ou à défaut contractuel (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet - 35h00

Grade(s)

Adjoint administratif principal de 2e classe
à Adjoint administratif principal de 1ère classe,
Rédacteur

08/01/2023

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Sous la responsabilité d’élu(s)-e(s), elle/il est en charge de la gestion de leurs contacts internes et externes. Elle/Il assure leur secrétariat en coordination avec, d’une part, les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, des co-Directeurs de Cabinet et le secrétariat de la Directrice générale des services et, d’autre part, les services et les assistantes des élus-es dans les quartiers et au CA. Elle/Il a en charge le suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions de l’élu-e.

Description des missions, Activités

**Activités principales**:

- Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.
- Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents..).
- Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs-euses internes et externes pour l’élu-e.
- Suivre et diffuser le courrier de l’élu-e (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
- Instruire les courriers d’intérêt général pour l’élu-e.
- Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, des co-Directeurs de Cabinet, avec les autres secrétariats des adjoints-es et vice - présidents-es, le secrétariat de la Directrice générale des services, les secrétariats d’organismes auprès desquels l’élu-e assure le cas échéant la fonction de président-e.
- Tenir l’agenda de l’élu-e.

**Activités secondaires**:

- Gérer les déplacements de l’élu-e.
- Organiser le classement et l’archivage des documents de l’élu-e.
- Gérer les fournitures de bureau et l’intendance.
- Assurer la fonction de correspondant-e des Moyens généraux.
- Assurer une veille des informations publiées dans la presse.

Profil
- Bac minimum souhaité dans le domaine du secrétariat.
- Expérience exigée en secrétariat.
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), pratique souhaitée de logiciels spécifiques (Elise, Airsdélib).
- Capacité à organiser son travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées et passer facilement d’un dossier à l’autre, capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsque une tâche urgente le nécessite.
- Capacité à organiser l’agenda de l’élu-e en tenant comptes des échéances et des priorités.
- Capacité à organiser les réunions et déplacements.
- Capacité à accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs-trices.
- Capacité à filtrer les appels : identifier les interlocuteurs-trices, évaluer l’urgence et l’importance de l’appel et choisir l’attitude adaptée.
- Capacité à s’adapter et à travailler avec des partenaires multiples, internes et externes.
- Capacité à rechercher des informations.
- Capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse.
- Rigueur et méthode.
- Autonomie, anticipation, réactivité, prise d’initiatives.
- Diplomatie et courtoisie.
- Discrétion et confidentialité.

Avantages liés au poste
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).



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