Chargé de Gestion Administrative

Il y a 7 mois


Paris, France Aimon Recruitement Temps plein

Description du poste:
Dans le cadre des directives établies par la responsable du pôle Stages, le poste consiste à assurer la gestion administrative des stages en France et à l’étranger pour les étudiants, tant français qu'étrangers, conformément à la législation et aux procédures en vigueur dans l’établissement. Ce rôle contribue à la stratégie internationale de l'établissement et au développement de l’expérience étudiante, quel que soit leur lieu d'études.

A. Gestion administrative des stages en France et à l’étranger (80 à 90% d'administratif)
- Validation et suivi des fiches de mission ;
- Gestion et suivi des conventions de stage et avenants en conformité avec la législation et les procédures en vigueur ;
- Assistance des étudiants internationaux dans leurs démarches auprès des instances françaises, avec une interface avec les instances compétentes ;
- Vérification et information concernant les assurances requises par les étudiants pour leur stage en entreprise ;
- Gestion des absences en entreprise ;
- Administration des bourses Grand Est ;
- Création et mise à jour de tableaux de suivi des stages par diplôme ;
- Relecture des livrets de stage pour chaque programme.

B. Accueil, information et accompagnement
- des étudiants, des entreprises et des professeurs sur les procédures, les règles en vigueur et les documents requis ;
- Exploitation et analyse des évaluations des étudiants ;
- Gestion des enquêtes stages auprès des étudiants et des entreprises.

C. Collaboration au développement des outils digitaux
- Contribution à l’amélioration de l’outil de gestion automatisée des stages en coordination avec le service du numérique.

D. Elaboration et suivi des bons de commandes et factures du service.

E. Soutien au service carrières et stages.

F. Soutien global à l'établissement en fonction des calendriers établis, notamment pour les recrutements des étudiants.

Déplacements professionnels:
Ce poste peut nécessiter des déplacements professionnels.

Profil recherché:

- Diplôme BAC +2 (BTS/DUT) dans la gestion administrative
- Première expérience professionnelle dans la gestion administrative
- Maîtrise de l'anglais à un niveau B2

Compétences requises:

- Accueil physique et téléphonique
- Organisation du travail et gestion des priorités
- Connaissance de la règlementation sur les stages (idéalement)
- Gestion des conflits (RPS)
- Communication adaptée à différents interlocuteurs
- Excellente maîtrise du Français (orthographe et syntaxe)
- Rédaction et mise en forme de documents
- Gestion de dossiers et respect de la confidentialité
- Recherche rapide d’informations
- Capacité à instruire et suivre des dossiers (conventions de stage)

Langues requises:

- Français : Langue maternelle / Bilingue
- Anglais : Professionnel

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 28 000,00€ à 40 000,00€ par an

Avantages:

- Horaires flexibles
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end

Lieu du poste : Télétravail hybride (92062 Paris La Defense Cedex)



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